Сведение двух складов в один в 1С:УТ 11 и КА 2: переносим остатки и закрываем лишний склад
Содержание
Отдельной кнопки «объединить склады» в 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 нет. Два склада сводят в один переносом остатков: оформляют документ «Перемещение товаров» (раздел Склад и доставка), проверяют, что на старом складе осталось ноль, и выводят его из оборота. Это не настройка и не галочка — это обычная складская операция, которую база видит как движение товара.
Слияние складов делают, когда закрывают торговую точку, укрупняют учёт или избавляются от дубля, заведённого по ошибке. Задача одна: собрать все остатки в одном месте, не потеряв характеристики, серии и партии, а потом закрыть лишнюю карточку так, чтобы по ней больше ничего не проводилось.
Разберём перенос по шагам — от сверки остатков до контроля результата, с оговорками для ордерных и адресных складов.
С чего начать: сверка остатков и единая номенклатура
Перед переносом снимите текущую картину. Откройте отчёт Склад и доставка → Отчёты по складу → Ведомость по товарам на складах, задайте период и отберите два склада — старый и тот, куда сводите остатки. Это ваша точка отсчёта: по ней вы потом сверите результат.
Проверьте три вещи:
- 📦 Нет отрицательных остатков. Если по какой-то позиции на складе минус, перемещение его не исправит — сначала найдите неоформленный приход или лишнее списание.
- 🧾 Все документы проведены. Черновики поступлений, реализаций и перемещений в остаток не попадают. Отберите непроведённые документы за период и доведите их до конца.
- 🗂 Номенклатура не задвоена. Если один и тот же товар на складах заведён разными карточками, после слияния вы получите две строки вместо одной. Дубли номенклатуры лучше объединить до переноса остатков.
Переносите остатки датой, на которую период ещё открыт для редактирования. Если бухгалтерия уже закрыла месяц, перемещение в прошлом задним числом собьёт закрытые отчёты. Согласуйте дату документа с ответственным за учёт.
Перед массовым переносом сделайте резервную копию базы
или архивную копию через Администрирование. Операция затрагивает остатки по всей номенклатуре, и откатить её выборочно сложно.
Когда склады объединять не нужно
Слияние — не всегда правильное решение. Иногда два склада в базе нужны именно раздельными, и сведение их в один создаст проблемы вместо порядка.
Не объединяйте склады, если:
- 🏢 Склады принадлежат разным организациям. В УТ 11 и КА 2 склад может использоваться несколькими организациями, но товар на нём учитывается в разрезе организации-владельца. Если вы ведёте раздельный учёт по юрлицам, физическое объединение складов запутает принадлежность остатков.
- 📍 Это обособленные подразделения или разные адреса. Когда склады соответствуют реальным точкам хранения в разных местах, их объединение в учёте разойдётся с фактическим наличием товара — кладовщик не найдёт то, что база показывает «на одном складе».
- 💱 На складах разные правила ценообразования или схемы работы. Один склад ордерный, другой — нет; на одном адресное хранение, на другом нет. Свести такие склады можно, но сначала придётся выровнять схему, и это отдельная задача.
💡 Если цель — просто видеть общий остаток по нескольким складам, объединять их не обязательно. Отчёт Ведомость по товарам на складах умеет показывать итог сразу по группе складов — задайте отбор по нескольким складам, и получите сводную картину без переноса.
Как перенести остатки документом «Перемещение товаров»
Основной инструмент — документ «Перемещение товаров». Он списывает товар со склада-отправителя и приходует на склад-получатель одной операцией, сохраняя себестоимость.
Порядок действий:
- Откройте
Склад и доставка, найдите список перемещений товаров и нажмитеСоздать. - В поле «Отправитель» укажите старый склад, в поле «Получатель» — тот, в который сводите остатки.
- Заполните табличную часть. Вручную по одной позиции переносить долго — используйте подбор или заполнение по остаткам: в команде
Заполнитьвыберите вариант, который подтягивает остатки склада-отправителя на дату документа. - Сверьте количество со строкой из
Ведомости по товарам на складах. Суммы и единицы измерения должны совпасть. - Проведите документ.
💡 Если номенклатуры много, дробите перенос на несколько перемещений — по группам товаров или по складским помещениям. Один документ на десять тысяч строк проводится долго и его тяжело проверять.
После проведения товар физически «переехал» в учёте: на старом складе по этим позициям остаток стал нулевым, на новом — вырос на перенесённое количество. Себестоимость партий при этом не меняется — перемещение не формирует ни доходов, ни расходов.
Товары с характеристиками, сериями и партиями
Если в базе включён учёт характеристик, серий или партий, переносить остатки «оптом» по одной номенклатуре нельзя — программа ведёт количество в разрезе этих признаков.
Что учесть при заполнении перемещения:
- Характеристики (цвет, размер, модель). Каждая характеристика — отдельная строка остатка. При автозаполнении по остаткам они подтянутся сами; при ручном вводе указывайте характеристику в каждой строке, иначе товар спишется «без характеристики» и остаток не сойдётся.
- Серии (номера партий, сроки годности). Если по складу ведётся серийный учёт, в строке перемещения нужно указать серию. Товар с разными сроками годности нельзя свести в одну строку — переносите каждую серию отдельно.
- Партии и себестоимость. При партионном учёте перемещение сохраняет привязку к партии прихода. Это важно для корректного списания себестоимости в дальнейшем — не оформляйте перенос как списание с последующим оприходованием, так вы потеряете партии.
Проверьте, одинаково ли настроен учёт серий и характеристик на обоих складах. Если на старом складе серии ведутся, а на новом настройка отключена, перемещение либо не проведётся, либо «потеряет» серию. Сначала выровняйте настройки складов в карточках, потом переносите.
Сверять такие остатки удобнее в Ведомости по товарам на складах с группировкой по характеристикам и сериям — так видно каждую строку, а не только итог по номенклатуре.
Если склад ордерный или с адресным хранением
На простом складе перемещение проводится сразу. На ордерном и адресном складе появляются дополнительные шаги — их пропуск оставляет товар «висеть» в промежуточном состоянии.
Ордерный склад . Когда на складе включён ордерный режим, движение товара оформляется не одним документом, а связкой: перемещение становится распоряжением, а фактический отпуск и приёмку закрывают складские ордера — расходный ордер на товары на складе-отправителе и приходный ордер на складе-получателе. Пока ордера не оформлены и не проведены, остаток числится отгруженным, но не принятым. После проведения перемещения проверьте, что по обоим складам нет незакрытых ордеров к оформлению.
Адресный склад (с ячейками). Если на складе ведётся хранение по ячейкам, товар привязан не только к складу, но и к конкретной ячейке. Перед переносом его нужно вывести из ячеек: оформляется отбор (изъятие из ячеек), и только свободный от адресного хранения остаток переносится на другой склад. Если целевой склад тоже адресный — на нём товар после приёмки размещают по ячейкам отдельной операцией размещения.
💡 Самая частая ошибка с такими складами — провести перемещение и решить, что готово. На ордерном складе товар остаётся в статусе «к отгрузке», на адресном — «не размещён». Всегда доводите цепочку до конца: ордер оформлен, товар разложен по ячейкам.
Если вы не уверены, ордерный у вас склад или нет, посмотрите настройку в карточке склада в разделе НСИ и администрирование → Склады — там задаётся, используется ли ордерная схема и адресное хранение.
Что делать со старым складом после переноса
Удалить карточку склада, по которому были движения, программа не даст — на него ссылаются проведённые документы. Поэтому старый склад не удаляют, а выводят из оборота, чтобы по нему больше ничего не выбирали.
Рабочие варианты:
| Способ | Когда подходит | Что учесть |
|---|---|---|
| Переименовать с пометкой | Почти всегда | Добавьте в название «(не использовать)» или «ЗАКРЫТ» — склад останется в отчётах за прошлые периоды, но его видно в списке и сложно выбрать по ошибке |
| Пометка на удаление | Склад заведён по ошибке, движений нет | Сработает, только если по складу нет ни одного документа и остатков. Удаление проводят обработкой Удаление помеченных объектов |
| Ограничить выбор | Нужен полный запрет | Через настройку прав или ограничение доступа закрыть склад для выбора в новых документах — задача для администратора |
Не торопитесь удалять карточку сразу после переноса. Склад нужен в отчётах за прошлые периоды: если удалить его, ссылки в старых документах «осиротеют». Пометку на удаление ставьте только на склад, по которому нет ни одного проведённого документа за всю историю.
Проверьте перед закрытием, что на складе действительно нулевые остатки по всем позициям — иначе товар «застрянет» на закрытой карточке и будет искажать аналитику.
Как проверить, что остатки перенесены без ошибок
Контроль — обязательный шаг, а не формальность. Сравните три цифры: что было на старом складе до переноса, что стало на новом, и совпадает ли итог.
Проверьте по Ведомости по товарам на складах:
- Старый склад обнулён. Отберите в отчёте старый склад на дату после перемещения. Остаток по перенесённым позициям должен быть нулевым. Остались строки — значит, какую-то номенклатуру, характеристику или серию не захватили.
- Новый склад вырос ровно на перенесённое. Итог нового склада после операции = итог до + перенесённое количество. Расхождение означает двойной перенос или потерю строк.
- Общий итог по организации не изменился. Перемещение не создаёт и не уничтожает товар. Сумма остатков по всем складам до и после слияния должна совпадать.
Типовые причины, по которым остатки не сходятся:
Когда все три проверки сошлись, слияние завершено: остатки на одном складе, старый выведен из оборота, себестоимость на месте.