Предоплата поставщику и от покупателя в 1С:Бухгалтерии 8.3: документы, зачёт и НДС

Отдельного документа «Аванс» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет. Аванс оформляют обычной оплатой: Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» или «Поступление на расчетный счет» с видом «Оплата от покупателя». Если на дату оплаты по договору нет долга, программа сама разнесёт сумму на счёт авансов: 60.02 — выданный аванс, 62.02 — полученный.

Дальше всё держится на трёх вещах: правильный договор в платёжке, режим зачёта аванса в документе отгрузки или поступления и регламентные операции по НДС в конце квартала. Примеры посчитаны по ставке НДС 22%, которая действует с 2026 года.

Что проверить до первой предоплаты

Авансы ломаются не в момент оплаты, а позже, при зачёте. Поэтому сначала настройки.

Учётная политика по НДС. Откройте Главное → Налоги и отчеты, вкладка НДС. Здесь два важных параметра:

• ✅ порядок регистрации счетов-фактур на аванс — регистрировать всегда или не регистрировать, если аванс зачтён в течение 5 календарных дней, до конца месяца или до конца квартала;
• ✅ вычет НДС с выданных авансов — включите, если организация будет принимать к вычету НДС по счетам-фактурам поставщиков на предоплату.

Счета учёта расчётов. По умолчанию в БП 3.0 стоят 60.01/60.02 для поставщиков и 62.01/62.02 для покупателей. Задаются они в регистре счетов учёта расчётов с контрагентами (раздел Справочники, группа «Покупки и продажи»). Менять их без причины не нужно.

Договоры. У каждого контрагента — отдельный договор с правильным видом: «С поставщиком» или «С покупателем». Зачёт аванса идёт строго в разрезе договора. Оплата по договору № 1 не закроет отгрузку по договору № 2.

Бухгалтерский смысл. Аванс — не расход и не доход. Выданная предоплата не признаётся расходом (п. 3 ПБУ 10/99), полученная — доходом (п. 3 ПБУ 9/99). Пока нет отгрузки, это просто дебиторка или кредиторка на счетах авансов.

Как оформить аванс поставщику

Пример: оплачиваем поставщику 122 000 руб., в том числе НДС 22% — 22 000 руб., за товар, который придёт через две недели.

1. Создайте документ «Списание с расчетного счета», вид операции — «Оплата поставщику». Обычно его получают из выписки банка через обмен с банком или загрузкой файла.
2. Укажите получателя, договор и сумму 122 000.
3. Ставку НДС поставьте 22%: программа покажет сумму налога в документе, это нужно для назначения платежа.
4. Счета расчётов подставятся из настроек: 60.01 и 60.02. Вручную их не трогайте.
5. Проведите документ.

Проводка, если долга перед поставщиком на дату оплаты нет:

Если на дату оплаты долг был, скажем, 20 000 руб., документ сам разделит сумму: 20 000 — на 60.01 (погашение долга), 102 000 — на 60.02 (аванс). Расшифровку видно в табличной части документа.

Вычет НДС с выданного аванса

Право на вычет даёт п. 12 ст. 171 НК РФ. Условия:

• 📄 у вас есть счёт-фактура поставщика на аванс;
• 📄 предоплата предусмотрена договором;
• 💳 оплата прошла безналично.

Получив счёт-фактуру, откройте документ списания и внизу формы нажмите ссылку для ввода счёта-фактуры. Заполните номер и дату с бумаги или из ЭДО, проведите. Вычет попадёт в книгу покупок через Операции → Регламентные операции НДС, документ «Формирование записей книги покупок» (если в учётной политике включён вычет с выданных авансов).

Зачёт аванса при поступлении товаров

Товар пришёл: создайте «Поступление (акт, накладная, УПД)» на тот же договор. В шапке документа есть ссылка с настройками расчётов. В ней выбирают способ зачёта аванса:

При автоматическом зачёте документ сформирует:

После этого сальдо по договору — ноль. Если товара пришло меньше оплаты, остаток аванса так и останется на 60.02 до следующей поставки или возврата денег.

Предоплата от покупателя: поступление и счёт-фактура

Пример: покупатель перечислил 244 000 руб., в том числе НДС 22% — 44 000 руб., отгрузка в следующем месяце.

1. Создайте «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя».
2. Выберите контрагента и договор «С покупателем», сумму 244 000, ставку 22%.
3. Проведите. При отсутствии долга покупателя получится:

С полученной предоплаты продавец обязан начислить НДС по расчётной ставке 22/122 (п. 1 ст. 154, п. 4 ст. 164 НК РФ). Проверяем: 244 000 × 22 / 122 = 44 000.

Как выписать счёт-фактуру на аванс

Есть два способа:

• 🧾 поштучно — из документа поступления по ссылке внизу формы создайте счёт-фактуру выданный, вид «На аванс»;
• 🧾 пачкой — в разделе Продажи откройте обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс», укажите период и нажмите заполнение. Обработка соберёт все авансы, которые не зачтены в срок, заданный в учётной политике, и создаст счета-фактуры одной кнопкой.

Срок — 5 календарных дней с дня получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Пачкой удобно работать раз в пять дней, а не в конце квартала: опоздание формально — нарушение срока выставления.

Проводка счёта-фактуры на аванс:

Отгрузка в счёт аванса и вычет НДС у продавца

Отгружаете товар документом «Реализация (акт, накладная, УПД)» на тот же договор. Логика зачёта такая же, как у поступления: «Автоматически», «По документу» или «Не зачитывать».

НДС с аванса, начисленный раньше, после отгрузки принимается к вычету (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ). В 1С это делает «Формирование записей книги покупок» в Операции → Регламентные операции НДС — на закладке по полученным авансам кнопкой заполнения.

В книгу покупок попадёт счёт-фактура на аванс, который вы выставили сами. Это нормально: так и выглядит вычет у продавца.

Восстановление НДС по выданному авансу

Вернёмся к поставщику. Если вы принимали к вычету 22 000 руб. с аванса, после получения товара этот НДС надо восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ). Иначе вычет задвоится: один раз с аванса, второй — по УПД поставщика.

Восстановление делает «Формирование записей книги продаж» в том же разделе Операции → Регламентные операции НДС, закладка восстановления по авансам. Заполните документ и проведите.

Итог по квартальной цепочке у покупателя товара:

• ➕ вычет 22 000 с аванса;
• ➖ восстановление 22 000 после поставки;
• ➕ вычет 22 000 по УПД поставщика (Дт 68.02 Кт 19.03, тот же документ книги покупок).

Если аванс и поставка пришлись на один квартал, суммы взаимно гасятся, но в книгах и декларации все три записи всё равно отражаются.

Как проверить, что авансы закрыты правильно

Главный отчёт — оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, выберите 62 и включите разворот по контрагентам и договорам.

Что должно насторожить:

• 🔴 дебет на 62.01 и кредит на 62.02 по одному договору — аванс не зачёлся. Обычно отгрузку провели с режимом «Не зачитывать» или на другой договор;
• 🔴 сальдо по 62.02 есть, а по 76.АВ нет — не выставлен счёт-фактура на аванс;
• 🔴 по 76.АВ осталось сальдо, а 62.02 пуст — после отгрузки не сделан вычет НДС в книге покупок;
• 🔴 кредит на 60.01 и дебет на 60.02 у одного поставщика — та же проблема с зачётом, но по поставкам.

Точно так же проверьте счёт 60 и пары 60.02/76.ВА. Сальдо 76.ВА должно соответствовать авансам, по которым вы приняли вычет и которые ещё не закрыты поставкой.

Для сверки с самим контрагентом сформируйте акт сверки расчётов (документ есть в разделах Покупки и Продажи). Он покажет оплаты и отгрузки по датам, а не только итоговое сальдо.

Где ошибаются чаще всего

Аванс «завис», хотя отгрузка была. Причины две: в реализации или поступлении стоит другой договор, либо выбран режим «Не зачитывать». Исправьте договор или режим в документе и перепроведите. Если документ в закрытом периоде, учтите, что перепроведение заденет закрытие месяца — его придётся повторить.

Оплату разнесли на неверный договор. Не меняйте договор в банковской выписке задним числом, если по ней уже выставлен счёт-фактура на аванс и сдана декларация. Для переноса аванса между договорами одного контрагента или разными контрагентами служит документ «Корректировка долга » (разделы Покупки и Продажи).

Счёт-фактура на аванс выставлен, а отгрузка была через 2 дня. При настройке «регистрировать всегда» программа выпишет счёт-фактуру на каждый аванс. Ошибки в этом нет, но книга продаж и книга покупок раздуваются. Поменяйте порядок в учётной политике, чтобы не выставлять счёт-фактуру при зачёте в течение 5 дней.

Задвоенный вычет у покупателя. Вычет с выданного аванса заявлен, а восстановление после поставки не сделано. Признак — сальдо по 76.ВА растёт от квартала к кварталу. Проведите «Формирование записей книги продаж» за период поставки.

Аванс в валюте или у.е. При договоре в условных единицах полученный аванс фиксирует курс на дату оплаты, а при зачёте выручка в оплаченной части по новому курсу не пересчитывается. Проверяйте, что в договоре правильно указан способ расчётов, иначе возникнут лишние курсовые разницы.

Частые вопросы