Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП 3.1 — от листка нетрудоспособности до табеля

Декретные в 1С:ЗУП 3.1 оформляют не отдельным документом, а больничным листом с причиной нетрудоспособности (05) Отпуск по беременности и родам. Журнал находится в разделе Зарплата → Больничные листы. Документ сразу закрывает три задачи: ставит сотруднице отсутствие на весь период, считает пособие по среднему заработку за два прошлых года и даёт данные для обмена с СФР.

Само пособие сотруднице перечисляет СФР по системе прямых выплат (ФСС с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд — СФР). Работодатель в 1С отвечает за правильный период, средний заработок, стаж и своевременные сведения в фонд. Если по коллективному договору положена доплата до оклада — её начисляют отдельно.

1. Что проверить в карточке сотрудницы до оформления декрета

Ошибки в декретных почти всегда родом из данных, которые внесли задолго до больничного. Перед созданием документа пройдитесь по короткому списку.

📌 Что посмотреть:

• 👤 Личные данные. СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес. С неверным СНИЛС сведения в СФР вернутся с ошибкой, и пособие задержится.
• 🏦 Способ получения пособия. СФР перечисляет деньги на карту «Мир» или по реквизитам, которые сотрудница указала в заявлении. Если реквизиты менялись, их нужно передать в фонд заново.
• 📅 Страховой стаж. Он задаётся в карточке сотрудника в группе стажей (ищите по слову «стаж» в панели навигации карточки). Для декретных стаж не влияет на процент: пособие всегда 100 % среднего заработка. Но если стаж меньше шести месяцев, размер ограничен МРОТ.
• 💼 Заработок у прежних работодателей. Если сотрудница пришла в компанию в течение последних двух лет, её прошлый заработок вносят документом входящей справки для расчёта пособий. Без него программа посчитает средний только по вашей зарплате.
• 🕒 Исключаемые периоды. Больничные, предыдущий декрет и отпуск по уходу за ребёнком за два прошлых года должны быть отражены в базе документами, иначе 1С не исключит эти дни из расчёта.

2. Как оформить декретный больничный в 1С ЗУП: пошагово

Основание — электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Его выдаёт женская консультация, обычно с 30-й недели беременности (с 28-й — при многоплодной).

Создание документа

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудницу.
3. В поле Причина нетрудоспособности укажите (05) Отпуск по беременности и родам.
4. Заполните период освобождения «с» и «по» — даты строго по ЭЛН.
5. Введите номер больничного листа. Когда ЭЛН уже поступил из СФР в программу, данные подтягиваются по номеру — проверьте, что даты совпали.
6. Проверьте месяц начисления. Его 1С ставит по дате начала, но его можно изменить, если больничный пришёл после закрытия месяца.
7. Проведите документ после проверки среднего заработка (см. следующий раздел).

Длительность отпуска

При осложнённых родах врач выписывает дополнительный ЭЛН на 16 дней. В 1С это отдельный документ «Больничный лист» с той же причиной 05 и пометкой, что он продолжает первичный. Средний заработок в нём берётся из первого документа — пересчитывать его не нужно.

3. Средний заработок и стаж: как 1С рассчитывает декретные

Пособие = средний дневной заработок × количество календарных дней по ЭЛН. Расчётный период — два календарных года перед годом начала декрета. Для декрета, начавшегося в 2026 году, это 2024 и 2025 годы.

Как устроена формула

• 💰 Заработок — все выплаты, с которых начислялись страховые взносы, но не выше предельной базы за каждый год: 2 225 000 ₽ за 2024 год и 2 759 000 ₽ за 2025 год.
• 📆 Дни — календарные дни двух лет (для 2024–2025 это 731 день) минус исключаемые периоды: больничные, декрет, отпуск по уходу, освобождение от работы с сохранением зарплаты без начисления взносов.
• 🔝 Максимум для декретов 2026 года: (2 225 000 + 2 759 000) / 730 = 6 827,40 ₽ в день. За 140 дней — не больше 955 836 ₽.
• 🔻 Минимум — из МРОТ на дату начала декрета: 27 093 × 24 / 730 = 890,73 ₽ в день. Если средний меньше, 1С подставляет минимальный.

Пример расчёта

Оклад 80 000 ₽ без премий, работала оба года полностью, больничных не было.

• Заработок: 80 000 × 12 × 2 = 1 920 000 ₽.
• Средний дневной: 1 920 000 / 731 = 2 626,54 ₽.
• Пособие за 140 дней: 2 626,54 × 140 = 367 715,60 ₽.

Если бы в 2025 году она болела 20 дней, а оплата этих дней в базу не попала, расчёт был бы таким: заработок 960 000 + (960 000 − зарплата за дни болезни), дни 731 − 20 = 711.

Где посмотреть и поправить расчёт

На форме документа рядом с суммой среднего есть ссылка на подробный расчёт. Откройте её и проверьте:

1. Заработок по месяцам совпадает с начислениями и данными справок прежних работодателей.
2. Количество исключаемых дней соответствует больничным и отпускам по уходу.
3. Применено ли ограничение по максимуму.

Замена лет

Если в одном или обоих годах расчётного периода сотрудница была в декрете или отпуске по уходу за ребёнком, она вправе заменить эти годы более ранними. Условие одно — замена должна увеличить пособие. Основание — её письменное заявление.

В форме расчёта среднего есть выбор лет: укажите годы из заявления, программа пересчитает заработок. Если ранних лет нет в базе, внесите заработок за них вручную по справке.

Стаж меньше шести месяцев

Тогда пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ (с районным коэффициентом, если он есть). 1С учтёт это ограничение автоматически — при условии, что стаж в карточке внесён верно.

Неполное рабочее время

Если на дату начала декрета сотрудница работает на неполную ставку, минимальный средний заработок считается от МРОТ пропорционально продолжительности её рабочего времени. При ставке 0,5 минимум в 2026 году — 445,37 ₽ в день вместо 890,73 ₽.

Для 1С это значит одно: ставка в кадровых данных на дату начала больничного должна быть актуальной. Если перевод на неполный день оформили задним числом после проведения больничного, перепроведите больничный — иначе ограничение по минимуму применится неверно.

4. Как декрет отражается в кадровом учёте и табеле

Проведённый больничный с причиной 05 сразу делает несколько вещей:

• 🗓 ставит в табель вид времени «Отпуск по беременности и родам» с буквенным кодом Р на все дни периода;
• ✂️ прекращает начисление оклада и плановых доплат в эти дни — в документе начисления зарплаты за месяц эти дни уже не оплачиваются;
• 📊 сохраняет период в стаже для ежегодного отпуска: по ТК РФ декретные дни туда входят, поэтому остаток отпуска продолжает расти.

Основание для отпуска — заявление сотрудницы и ЭЛН. Приказ оформляют по форме, принятой в организации; на учёт в 1С он не влияет — отсутствие и расчёт пособия держит сам документ «Больничный лист».

Что делать после окончания декрета

Сразу после 140 (156, 194) дней сотрудница обычно пишет одно из заявлений:

1. Ежегодный оплачиваемый отпуск. По статье 260 ТК РФ его дают непосредственно перед декретом или после него — независимо от стажа у работодателя. Оформляют обычным документом «Отпуск».
2. Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3 лет. Это отдельный документ «Отпуск по уходу за ребенком». Пособие по уходу тоже платит СФР напрямую.
3. Выход на работу. Тогда никаких документов не нужно: с первого дня после окончания ЭЛН программа снова начисляет оклад.

5. Начисление и выплата пособия по беременности и родам

При прямых выплатах денег через кассу или ведомость работодатель не выдаёт. Цепочка такая:

1. Женская консультация открывает ЭЛН и закрывает его для отпуска по беременности и родам.
2. СФР направляет работодателю запрос сведений по этому ЭЛН.
3. Работодатель в течение трёх рабочих дней отправляет ответ со сведениями: период работы, средний заработок, стаж, условия.
4. СФР сам рассчитывает и перечисляет пособие на реквизиты сотрудницы.

В 1С входящие запросы и ответы на них работают через сервис 1С-Отчётность: проведённый больничный — основа для ответа, данные о заработке и периоде подставляются из него. Ответ подписывают электронной подписью руководителя и отправляют прямо из программы.

Доплата до оклада

Некоторые компании платят разницу между пособием и обычным заработком. Это решение работодателя, оно должно быть закреплено в коллективном договоре или локальном акте.

Для доплаты в 1С создают отдельный вид начисления в Настройка → Начисления. В нём указывают, что это доплата к пособию, и включают его в начисление зарплаты за месяц. Рассчитывают её от разницы между окладом и пособием.

6. Отражение декретных в бухгалтерском учёте

Само пособие по беременности и родам при прямых выплатах проводок у работодателя не создаёт. Деньги идут из СФР напрямую сотруднице, через счета 69 и 70 организации они не проходят. Не ищите в 1С:Бухгалтерии проводку Дт 69 Кт 70 по декретному — её не будет, и это правильно.

Проводки появляются только если работодатель платит доплату. При синхронизации ЗУП с 1С:Бухгалтерией они формируются из отражения зарплаты в учёте:

Счёт затрат берут из способа отражения зарплаты, который указан в карточке сотрудницы или в виде начисления. Признавать ли доплату в налоговых расходах — вопрос учётной политики и формулировок коллективного договора; это решает главный бухгалтер.

7. Частые ошибки при оформлении декретных в 1С

Ещё одна частая ситуация — декрет попадает на месяц, который уже закрыт и отражён в бухгалтерии. Не отменяйте проведение старых документов. Проведите больничный с месяцем начисления в текущем периоде: 1С сделает перерасчёт и уменьшит оклад за прошлые дни в текущем месяце.

8. Вопросы кадровиков о декрете в 1С