Инвентаризация в 1С:Бухгалтерии 3.0: пошаговый порядок действий

Инвентаризация товаров в 1С:Бухгалтерии 3.0 строится вокруг одного документа — Склад → Инвентаризация товаров. В нём программа подставляет учётные остатки, вы вносите фактические, а по расхождениям создаёте оприходование излишков или списание недостач. Приказ, опись и сличительную ведомость тоже печатают из этого документа.

Сама по себе «Инвентаризация товаров» движений по счетам не делает — это ведомость сравнения. Проводки появляются только из документов Оприходование товаров (Дт 41 Кт 91.01) и Списание товаров (Дт 94 Кт 41), которые вы формируете на основании.

Ниже — весь порядок: от приказа и состава комиссии до проводок и печатных форм ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-22.

С чего начать: сроки, приказ и состав комиссии

Инвентаризация — не просто пересчёт. Это регламентная процедура. С 1 апреля 2025 года её правила задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — он заменил старые Методические указания (приказ Минфина № 49). Обязательную годовую инвентаризацию перед составлением отчётности никто не отменял (ст. 11 Закона № 402-ФЗ).

Кроме годовой, инвентаризацию проводят в обязательном порядке и в других случаях:

• при смене материально ответственного лица (считают то, что ему передаёт);
• при выявлении фактов хищения, порчи, злоупотреблений;
• после пожара, затопления и других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при передаче имущества в аренду, выкуп, продажу (когда это предусмотрено).

Остальные (плановые или выборочные) проверки организация назначает сама и закрепляет их периодичность в учётной политике. Программа 1С:Бухгалтерия обслуживает любой из этих случаев одинаково — отличается только основание в приказе.

Перед работой в 1С оформите организационную часть:

• 📅 Сроки и объём. Решите, что пересчитываете: все товары, один склад или отдельную группу.
• 👥 Комиссию. Состав утверждает руководитель. Материально ответственное лицо (МОЛ) входит в опись, но не считает само себя.
• 📝 Приказ. Форма ИНВ-22 или своя — организация вправе утвердить собственные бланки в учётной политике.
• 🔒 Остатки на дату. К моменту пересчёта все приходные и расходные документы по складу должны быть проведены, иначе учётные данные «поедут».

Создаём документ и подтягиваем учётные остатки

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке заполните:

1. Организацию — если в базе их несколько.
2. Склад — тот, который пересчитываете.
3. Дату — на неё программа возьмёт учётный остаток.
4. Ответственных лиц и состав комиссии — на вкладке Инвентаризационная комиссия (эти данные уйдут в печатные формы).

Теперь подтяните то, что числится в учёте. Кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам на складе переносит в табличную часть все товары с ненулевым остатком на указанную дату. В колонке Количество учёт появятся данные базы.

Колонку с учётным количеством программа закрывает от ручной правки намеренно. Вы меняете только фактические данные — иначе пропадёт смысл сверки.

Как внести фактическое количество и увидеть отклонения

Фактические данные вносят в колонку Количество факт. Есть два пути.

Вручную. Распечатайте инвентаризационную опись (о печати — ниже), комиссия считает товар на складе, вписывает цифры в бланк, затем оператор переносит их в документ. Подходит для небольшого склада.

Сканером или ТСД. Для крупного склада пересчёт ускоряет оборудование — об этом отдельный раздел.

После ввода факта программа сама считает колонку Отклонение:

После заполнения проведите документ (Провести и закрыть). Движений по бухгалтерским счетам он не создаст — зафиксирует только сам факт пересчёта и расхождения. Это нормально.

Если склад пересчитывают несколько дней или разными участками, не обязательно держать всё в одном документе. Можно создать отдельную инвентаризацию на каждый участок или дату — главное, чтобы учётные остатки в каждой были заполнены на корректную дату. Итоги потом сводят в ведомости ИНВ-26 по организации.

Излишки и недостачи: что делать с расхождениями

Расхождения отрабатывают двумя отдельными документами, которые удобно создать прямо из инвентаризации: Создать на основании → и выбрать нужный.

Оприходование товаров — для излишков. В документ попадут строки с положительным отклонением. Излишки приходуют по рыночной стоимости на дату инвентаризации (ФСБУ 5/2019, ФСБУ 28/2023) — цену проставьте в документе, ноль программа не подставит.

Списание товаров — для недостач. Сюда уйдут строки с отрицательным отклонением. Стоимость спишется по данным учёта.

Недостача — это ещё не автоматический убыток. Дальнейшая судьба суммы со счёта 94 зависит от причины:

• в пределах норм естественной убыли — на расходы;
• есть виновное лицо — на расчёты с ним (счёт 73.02);
• виновных нет и это подтверждено — в прочие расходы (счёт 91.02).

Какие проводки формируются по итогам

Сам документ инвентаризации проводок не делает. Их дают оприходование и списание.

Для материалов вместо счёта 41 будет счёт 10, для готовой продукции — 43. Счёт излишков (91.01) и счёт недостач (94) одинаковы для любых запасов.

Налоговый след тоже есть. Стоимость излишков — внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ). Недостачу сверх норм при отсутствии виновных разрешают учесть в расходах, но только с документом от уполномоченного органа о том, что виновные не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Без такого подтверждения в налоговом учёте расход не признаётся.

Отдельно про НДС. Если недостача не связана с реализацией, объекта обложения НДС не возникает — реализации нет, товар выбывает не покупателю. Вопрос о восстановлении ранее принятого к вычету НДС по утраченному товару спорный; позиция ведомств и судов менялась, поэтому решение принимают с учётом конкретной ситуации и готовности спорить. В самой 1С восстановление НДС отдельной операцией делают через Операции → Регламентные операции НДС, если такое решение принято.

Печатные формы: опись, сличительная ведомость, приказ

Весь комплект документов печатается из формы инвентаризации по кнопке Печать. Унифицированные бланки доступны прямо из программы:

• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (её выдают комиссии для пересчёта вручную);
• ИНВ-19 — сличительная ведомость (формируется, когда факт отличается от учёта);
• ИНВ-26 — ведомость учёта результатов (итоговая, по организации).

Опись ИНВ-3 удобно печатать с незаполненной колонкой факта — комиссия вписывает цифры на складе, потом оператор переносит их в 1С.

ФСБУ 28/2023 прямо допускает оформление инвентаризационных документов в электронном виде с подписанием электронной подписью. То есть бумажная опись — не единственный вариант: если в организации налажен внутренний электронный документооборот, описи можно подписывать электронно, а бумагу не плодить. Но для этого порядок должен быть закреплён внутренними документами.

Сканер и ТСД: ускоряем пересчёт

Вручную считать сотни позиций долго и с ошибками. Пересчёт ускоряет торговое оборудование.

Сканер штрихкодов подключается в Администрирование → Подключаемое оборудование. После подключения в документе инвентаризации можно сканировать товар — позиция находится по штрихкоду, количество прибавляется. Для этого у номенклатуры должны быть заполнены штрихкоды.

Терминал сбора данных (ТСД) работает в офлайн-режиме: кладовщик обходит склад и сканирует товар на самом терминале, а потом данные выгружаются в 1С. ТСД тоже подключают через Администрирование → Подключаемое оборудование.

Что проверить до сканирования:

• у номенклатуры заполнены штрихкоды (при необходимости — сгенерированы и наклеены);
• оборудование подключено и прошло тест в настройках;
• рабочее место настроено на нужный склад.

Где чаще всего ошибаются

Ошибки инвентаризации в 1С почти всегда организационные, а не программные.

• 🔴 Пересчёт до проведения всех документов. Остались непроведённые поступления или отгрузки — учётный остаток неверный, и программа покажет мнимые расхождения.
• 🔴 Ноль вместо факта. Если товар не внесён в колонку факта, система считает фактический остаток нулевым и спишет его в недостачу. Пустая строка и ноль — это недостача, а не «пропустили».
• 🔴 Оприходование излишков без цены. Пока не проставлена рыночная стоимость, сумма дохода будет нулевой, а на счёте 41 появится товар без оценки.
• 🔴 Пересортица как излишек и недостача сразу. Один товар посчитали за другой — получаются одновременно излишек и недостача. По правилам их можно зачесть при пересортице, но только по одному наименованию, периоду и МОЛ; иначе каждая строка отрабатывается самостоятельно.
• 🔴 Недостача сразу в расходы налогового учёта. Без документа об отсутствии виновных такой расход налоговая снимет.
• 🔴 Проверка не на той дате. Учётный остаток программа берёт на дату документа. Поставили сегодняшнюю дату, а считали позавчера — расхождения будут ложными. Дата инвентаризации должна совпадать с датой фактического пересчёта.

Перед стартом полезно свериться с учётом заранее: сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 41 (или 10) с детализацией по складам и номенклатуре. Так вы увидите учётные остатки ещё до пересчёта и заметите очевидные странности — отрицательные остатки, задвоенные позиции, непроведённые документы. Отрицательный остаток по товару почти всегда означает, что реализация проведена раньше поступления; это чинят документами, а не инвентаризацией.