Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 и до 3 лет в 1С:Бухгалтерии и ЗУП

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет оформляют документом «Отпуск по уходу за ребенком» в журнале Зарплата и кадры → Все начисления. В 1С:ЗУП 3.1 — документом с тем же названием в журнале «Отпуска» раздела Зарплата. Документ ставит отсутствие и прекращает начисление зарплаты с первого дня отпуска.

Частое заблуждение — ждать, что программа начислит пособие и сделает проводку. С 2021 года пособие по уходу назначает и перечисляет Социальный фонд (до 2023 года — ФСС). Работодатель только оформляет отпуск и за три рабочих дня передаёт в СФР сведения для назначения пособия. Поэтому в 1С бух задача короче, чем кажется: правильно поставить отпуск и не потерять сроки.

Что собрать до того, как открывать 1С

Без бумаг документ в программе формально провести можно, но сведения в СФР уйдут с ошибкой или не уйдут вовсе. Соберите комплект заранее.

📄 От сотрудника:

• заявление на отпуск по уходу с датой начала и окончания (до 1,5 или до 3 лет);
• заявление на назначение ежемесячного пособия — его данные войдут в сведения для СФР;
• свидетельство о рождении ребёнка, если запись о рождении не видна СФР из реестра ЗАГС;
• реквизиты для перечисления пособия (карта «Мир» или счёт).

🏢 От работодателя:

• приказ о предоставлении отпуска — единой формы нет, можно взять Т-6 или свою;
• отметка в табеле кодом ОЖ (цифровой код 15) на весь период отпуска.

👨‍👩‍👧 Если отпуск берёт не мать, а отец, бабушка или другой родственник, который фактически ухаживает за ребёнком, — право у него то же (статья 256 ТК РФ). Пособие получает только один человек. Факт неполучения пособия вторым родителем СФР сегодня проверяет по своим данным.

Как в 1С:Бухгалтерии оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

В 1С:Бухгалтерии 3.0 документ доступен, если зарплата ведётся в этой же программе и включён расчёт больничных и отпусков.

Если зарплата ведётся во внешней программе (например, в ЗУП с синхронизацией), в Бухгалтерии отпуск по уходу не оформляют вовсе. Кадровые документы живут в ЗУП, а в Бухгалтерию приходят только итоговые начисления и проводки по зарплате. Для сотрудника в отпуске по уходу таких начислений просто не будет.

Шаг 1. Включите нужные документы

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Убедитесь, что учёт зарплаты ведётся в этой программе.
3. Включите флажок, который отвечает за больничные, отпуска и исполнительные документы. После этого в журнале начислений появятся отпуска и больничные.

Шаг 2. Создайте документ

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Нажмите Создать и выберите «Отпуск по уходу за ребенком».
3. Укажите организацию и сотрудника.
4. Заполните период: дату начала и дату окончания отпуска.
5. Укажите вид отпуска — до 1,5 лет или до 3 лет, если программа предлагает выбор.
6. Проведите документ.

Что изменится в учёте

• 🚫 Зарплата за дни отпуска в документе «Начисление зарплаты» не начислится.
• 📊 Взносов и НДФЛ за этот период не будет: выплат от работодателя нет.
• 🧾 Проводок документ не формирует — пособие не проходит через счета организации.

Сроки в 1С:Бухгалтерии никто не подскажет: напоминаний о передаче сведений в СФР здесь нет. Сведения отправляют через сервис отчётности или в личном кабинете страхователя на сайте СФР.

Оформление отпуска по уходу в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП оформление подробнее: программа учитывает пособие, стаж и данные для СФР.

Шаг 1. Документ «Отпуск по уходу за ребенком»

1. Откройте Зарплата → Отпуска (тот же документ доступен из Кадры → Все кадровые документы).
2. Нажмите Создать → «Отпуск по уходу за ребенком».
3. Выберите сотрудника и период отпуска.
4. Отметьте выплату пособия до 1,5 лет и укажите дату, до которой оно положено (день, когда ребёнку исполнится полтора года).
5. Заполните сведения о ребёнке и порядковый номер ребёнка.
6. Если сотрудник будет работать в период отпуска на неполное время — укажите это сразу, чтобы зарплата начислялась.
7. Проведите документ и распечатайте приказ из формы.

Шаг 2. Сведения для назначения пособия

1. Из формы документа или из списка обращений в СФР создайте сведения для назначения ежемесячного пособия по уходу.
2. Проверьте заполнение: данные ребёнка, реквизиты выплаты, период.
3. Отправьте сведения через 1С-Отчетность (по каналу СЭДО) или выгрузите файлом для личного кабинета.

Что проверить после проведения

• 📅 В табеле за период отпуска стоит ОЖ, а не рабочие дни.
• 🧮 Плановое начисление оклада на время отпуска остановлено.
• 🔁 Если сотрудник совмещает отпуск с работой, начисление зарплаты продолжается пропорционально отработанному времени.

Пособие до 1,5 лет: кто платит и сколько получится

Начисляет и платит пособие СФР. Сумма в ЗУП, если программа её показывает, — ориентир для сверки. Деньги сотрудник получит по расчёту фонда.

Формула

Пособие в месяц = средний дневной заработок × 30,4 × 40%.

Средний дневной заработок считают так:

1. Берут выплаты, с которых начислялись взносы, за два календарных года до года начала отпуска.
2. Каждый год ограничивают предельной базой для взносов этого года.
3. Сумму делят на 730 дней минус исключаемые дни (больничные, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу и другие периоды, на которые взносы не начислялись).

Сверху пособие ограничено максимумом, снизу — минимумом, привязанным к МРОТ. Оба значения меняются каждый год.

Пример

Отпуск начинается в 2026 году, значит берём 2024 и 2025 годы.

Если отпуск начался не с первого числа, за неполный месяц пособие выплатят пропорционально календарным дням.

💡 Если в одном из двух расчётных лет сотрудница была в декрете или в отпуске по уходу, по её заявлению этот год можно заменить более ранним — при условии, что пособие от этого увеличится.

Отпуск по уходу до 3 лет и его продление

Отпуск по уходу дают до трёх лет ребёнка, но оплачивается он только до полутора лет. От полутора до трёх лет работодатель пособие не платит, а СФР не выплачивает пособие по уходу.

Оформить можно двумя способами:

Как продлить отпуск по уходу в 1С

1. Получите от сотрудника новое заявление на продление.
2. Оформите новый приказ.
3. Создайте ещё один документ «Отпуск по уходу за ребенком» с первого дня после окончания предыдущего и до дня, когда ребёнку исполнится три года.
4. Выплату пособия в этом документе не отмечайте.

Время отпуска по уходу не входит в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска (статья 121 ТК РФ), но идёт в общий и непрерывный стаж. ЗУП учитывает это автоматически, если отпуск оформлен документом, а не просто отмечен в табеле.

Досрочный выход и работа во время отпуска

Сотрудник может прервать отпуск и выйти на работу в любой момент. В ЗУП для этого есть документ «Возврат из отпуска по уходу». В 1С:Бухгалтерии достаточно исправить дату окончания в документе отпуска и сообщить в СФР.

С 2024 года выход на работу до полутора лет ребёнка не лишает права на пособие. Его сохранят и при неполном дне, и при работе на полную ставку, и при работе на дому. Раньше пособие сохранялось только при неполном рабочем времени.

Что делать в программе:

• 🔄 При выходе на полный день — оформить возврат из отпуска; пособие продолжает платить СФР.
• ⏱ При работе на неполное время без прерывания отпуска — указать в документе условие работы, чтобы зарплата начислялась за отработанные часы.
• 📨 Сообщить в СФР об изменениях, если сотрудник прекращает отпуск или передаёт уход другому родственнику.

Что попадёт в отчётность: 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1

Тут работодатели часто ищут суммы, которых в их отчётах нет.

СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ с 2023 года заменены формой ЕФС-1. Если в старых инструкциях ищут отпуск по уходу в СЗВ-ТД — его там и не было.

В ЗУП коды стажа подставятся из документа отпуска. В 1С:Бухгалтерии проверьте их в сведениях о стаже вручную.

Где чаще всего ошибаются

Не повторяя шагов выше — три ситуации, которые портят отчётность и сведения в СФР:

• ❗ Отпуск по уходу отметили только в табеле, без документа. Зарплата не начисляется, но стаж и коды в ЕФС-1 будут неверными.
• ❗ Даты не стыкуются с декретом. Между концом отпуска по беременности и родам и началом отпуска по уходу не должно быть «дыры» или наложения.
• ❗ Пособие пытаются начислить через «Начисление зарплаты» по старой схеме зачёта. С прямыми выплатами это создаёт лишний доход и взносы.

Частые вопросы