Как оформить сотрудника по совместительству в 1С:ЗУП

Совместитель оформляется отдельным документом Приём на работу с видом занятости «Внутреннее» или «Внешнее совместительство» и размером ставки, как правило, 0,5. Путь в 1С:ЗУП 3.1 — раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения либо карточка сотрудника из справочника Кадры → Сотрудники.

Ключевой момент, на котором спотыкаются чаще всего: в ЗУП одно и то же физическое лицо может быть несколькими «сотрудниками». Поэтому внутренний совместитель — это не вторая должность в одной записи, а вторая запись Сотрудник, привязанная к тому же элементу справочника Физические лица. Разберём оба случая — внутреннее и внешнее совместительство — с настройкой ставки, графика, оклада, а дальше отпуск и увольнение.

Внутреннее и внешнее совместительство: в чём разница при вводе

От вида совместительства зависит, заводите вы новое физлицо или нет. По нормам главы 44 ТК РФ совместительство — это работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору.

• 🔹 Внутреннее — сотрудник уже работает в вашей организации и берёт дополнительную работу у того же работодателя. В ЗУП создаёте нового сотрудника, но выбираете существующее физлицо. ИНН, СНИЛС, паспорт — общие, вводить заново не нужно.
• 🔹 Внешнее — человек работает по основному месту в другой компании, а у вас трудится совместителем. Здесь физлицо новое (если раньше у вас не числился), заводится обычным порядком.

Коротко о различиях, которые влияют на ввод в программе:

Что подготовить до приёма

Совместитель при трудоустройстве предъявляет меньше документов, чем основной работник. В ЗУП эти данные попадают в карточку физлица.

Трудовую книжку внешний совместитель не приносит — её ведёт основной работодатель. Военно-учётные документы и документ об образовании запрашивают по необходимости (например, если работа требует специальных знаний).

Отметка «по совместительству» в трудовом договоре и приказе обязательна (ст. 282 ТК РФ). Без неё работа считается основной, и при проверке это грозит переквалификацией отношений.

Создание документа «Приём на работу»

Порядок ввода одинаков для внутреннего и внешнего совместителя, разница только в выборе физлица.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и нажмите Создать → Приём на работу. Либо из справочника Кадры → Сотрудники создайте нового сотрудника — документ приёма предложится автоматически.
2. В поле Сотрудник для внутреннего совместителя выберите существующее физлицо (ЗУП создаст новую запись сотрудника к нему). Для внешнего — заведите нового.
3. Укажите Подразделение, Должность и Дату приёма.
4. В поле Вид занятости выберите Внутреннее совместительство или Внешнее совместительство. Именно это поле определяет, как программа считает стаж, нормы времени и ограничения.
5. Задайте Размер ставки. Для совместителя это обычно 0,5 — закон ограничивает его занятость половиной нормы за учётный период (ст. 284 ТК РФ).
6. На вкладке Оплата труда добавьте начисление (как правило Оплата по окладу) и укажите размер оклада.

После проведения документа ЗУП сформирует запись о приёме, рассчитает плановый ФОТ по доле ставки и даст распечатать приказ.

График работы и норма времени

Совместитель не может работать больше половины нормы рабочего времени за месяц (в дни, когда он свободен от основной работы, — допускается полный день). На практике в ЗУП это закрывают отдельным графиком.

• В справочнике Настройка → Графики работы сотрудников создайте график на неполное время — например, по 4 часа в день или укажите, что это неполная норма. Присвойте его совместителю в документе приёма (поле График работы).
• Если вы оставите совместителю обычный пятидневный график на 8 часов, норма посчитается как у полноценного работника, и оплата по часам «поедет». Для корректного табеля график должен отражать реальную занятость.

Табель (Зарплата → Табели) по совместителю ведётся отдельно от основного места: это разные сотрудники, у каждого свой учёт времени. При внутреннем совместительстве одно физлицо получит две строки в табеле — по основной должности и по совместительству.

Расчёт зарплаты совместителя

Зарплата начисляется автоматически при расчёте за месяц (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов), но несколько моментов стоит держать в голове.

Оклад пропорционально ставке. При ставке 0,5 и окладе 40 000 ₽ за полную ставку совместитель получит 20 000 ₽ за полностью отработанный месяц. Если отработаны не все дни — ещё пропорционально отработанному времени.

Районный коэффициент и надбавки. Их начисляют и совместителям — это часть оплаты труда, а не льгота по месту работы. Если в организации настроен районный коэффициент, он применится к начислениям совместителя автоматически.

Стандартные вычеты по НДФЛ. Вычеты на детей и личные (ст. 218 НК РФ) предоставляются только по одному месту работы на основании заявления. Внешний совместитель, как правило, получает их у основного работодателя — у вас заявление на вычет он не подаёт. Если же он выбрал ваше место, проверьте, чтобы вычет не задваивался.

Взносы. Страховые взносы начисляются с выплат совместителю на общих основаниях. Отдельных настроек это не требует — ЗУП учтёт выплаты в общей базе по физлицу (для внутреннего совместителя доходы по обеим должностям суммируются в расчёте взносов и НДФЛ, так как плательщик — одно физлицо).

Как проверить расчёт. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок по сотруднику-совместителю. Сверьте начисленный оклад с ожидаемым: полный оклад × размер ставки × доля отработанного времени. Если сумма вдвое меньше ожидаемой — скорее всего в карточку вписали уже половину оклада при ставке 0,5. Для внутреннего совместителя расчётный листок формируется по каждой записи сотрудника отдельно, а в отчёт Анализ НДФЛ доходы собираются по физлицу целиком.

Отпуск совместителя

Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ) — даже если на работе по совместительству сотрудник ещё не отработал положенные для отпуска месяцы.

• Если отпуск по совместительству короче, чем по основной работе, работнику по его заявлению предоставляют недостающие дни без сохранения зарплаты.
• В ЗУП отпуск оформляется документом Отпуск (раздел Кадры или Зарплата) по конкретному сотруднику-совместителю. Для внутреннего совместителя оформляют два документа отпуска — отдельно по основной должности и по совместительству, на одни и те же даты.

Отпускные считаются из среднего заработка именно по этой работе — программа возьмёт начисления по записи сотрудника-совместителя.

Увольнение совместителя

Увольнение оформляется документом Увольнение (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) по тому же сотруднику-совместителю. Общие основания (по собственному желанию, по соглашению сторон) работают как обычно.

Для внешнего совместителя закон даёт дополнительное основание: трудовой договор можно прекратить, если на эту должность принимают работника, для которого она станет основной (ст. 288 ТК РФ). О таком увольнении совместителя предупреждают письменно не менее чем за две недели. В документе увольнения выберите соответствующее основание из списка.

При окончательном расчёте ЗУП начислит компенсацию за неиспользованный отпуск по совместительству отдельно — она считается из среднего заработка по этой работе.

Типичные ошибки при оформлении совместителя

• ❌ Создают дубль физлица для внутреннего совместителя вместо привязки к существующему. Итог — задвоение в справке о доходах и в персучёте. Всегда привязывайте к имеющемуся физлицу по ИНН/СНИЛС.
• ❌ Указывают половину оклада при ставке 0,5. Программа и так делит на ставку — получается четверть. Вводите полный оклад за ставку.
• ❌ Оставляют полный график на 8 часов. Норма и оплата по часам считаются некорректно. Для совместителя нужен график на неполное время.
• ❌ Забывают отметку «по совместительству» в договоре и приказе — работа превращается в основную со всеми последствиями при проверке.
• ❌ Переносят вычеты на детей внешнему совместителю, который уже получает их по основному месту, — возникает двойной вычет и доначисление НДФЛ.

Частые вопросы