Сотрудник не вышел на работу: что сделать в 1С:ЗУП от первой неявки до увольнения

Прогул в 1С:ЗУП 3.1 оформляют документом «Прогул, неявка» из раздела Зарплата. Пока причина отсутствия не ясна, в документе ставят неявку по невыясненным причинам — в табеле это код НН. Когда выяснилось, что уважительной причины нет, вид меняют на прогул — код ПР. Дни прогула не оплачиваются: оклад в «Начислении зарплаты и взносов» пересчитается по отработанному времени сам.

Типичная ситуация: кладовщик не вышел во вторник и в среду, на звонки не отвечает. Табель сдавать в пятницу, аванс уже выплачен. Кадровику нужно одновременно закрыть табель, не потерять сроки для взыскания и не переплатить при окончательном расчёте. Учёт в 1С и бумаги по ТК РФ идут параллельно, и ошибка в любой из линий потом всплывает при проверке трудовой инспекции или в суде.

Подготовка: что настроить в 1С до первого прогула

В типовой ЗУП 3.1 всё нужное уже есть. Проверьте три вещи.

1. Учёт неявок включён. Если в разделе Зарплата нет списка «Прогулы, неявки», откройте Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний и включите регистрацию прогулов и неявок на вкладке с отсутствиями.
2. Виды времени на месте. В справочнике «Виды использования рабочего времени» (раздел Настройка) должны быть «Прогулы» с буквенным кодом ПР и «Неявки по невыясненным причинам» с кодом НН. Коды взяты из формы Т-13, утверждённой постановлением Госкомстата № 1. Цифровые коды — 24 и 30 соответственно.
3. График работы сотрудника заполнен на нужный месяц. Без графика программа не поймёт, сколько рабочих дней выпало на прогул, и пересчёт оклада будет неверным.

Если табель ведёте документом «Табель» вручную, а не по графикам и отклонениям, коды ПР и НН проставляют в нём же. Но надёжнее регистрировать отсутствие отдельным документом: его видно в истории сотрудника, и по нему строятся отчёты.

Неявка и прогул в табеле: как зафиксировать отсутствие

Сотрудника нет на месте — это ещё не прогул. Прогулом по ТК РФ считается отсутствие без уважительной причины весь рабочий день (смену) или больше 4 часов подряд в течение дня. Причину пока никто не знает, поэтому начинайте с неявки.

Шаг 1. Регистрация неявки

1. Откройте Зарплата → Прогулы, неявки и нажмите Создать.
2. Выберите организацию, сотрудника и месяц начисления.
3. В поле вида отсутствия выберите неявку по невыясненным причинам.
4. Укажите период: первый день отсутствия и предполагаемый последний. Если человек так и не вышел, дату окончания потом сдвинете.
5. Проведите документ.

Если сотрудник отсутствовал только часть дня, отметьте в документе отсутствие часть смены и укажите часы. Это нужно, например, когда работник ушёл после обеда и не вернулся — 5 часов подряд уже прогул.

Шаг 2. Перевод неявки в прогул

Когда причина выяснилась, откройте тот же документ и поменяйте вид отсутствия на «Прогул». Дальше варианты:

Шаг 3. Проверка табеля

Сформируйте отчёт Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13) за месяц. В днях отсутствия должен стоять код ПР (или НН, если причина ещё выясняется) с нулём часов. Если там по-прежнему Я с полными часами — документ не проведён или в нём не тот сотрудник.

Объяснительная и приказ о взыскании: бумаги вне программы

Процедура взыскания расписана в ст. 193 ТК РФ. Учётная программа её не ведёт: отдельного документа «дисциплинарное взыскание» в типовой ЗУП 3.1 нет. Приказ, акты и объяснительную готовят в текстовом редакторе по форме, принятой в компании.

Порядок действий:

1. 📄 Акт об отсутствии на рабочем месте — составляют в день прогула, подписывают руководитель и 1–2 свидетеля. Время отсутствия указывают точно.
2. ✉️ Запрос объяснения. Работнику вручают или отправляют по почте с описью требование дать письменное объяснение. На ответ у него 2 рабочих дня.
3. 📝 Акт об отказе от объяснения — если через 2 рабочих дня объяснения нет.
4. ⚖️ Приказ о взыскании. Возможны замечание, выговор или увольнение (ст. 192 ТК РФ). За один проступок — одно взыскание.
5. ✍️ Ознакомление под подпись в течение 3 рабочих дней с даты приказа. Отказался подписать — ещё один акт.

Месячный срок не включает время болезни работника, его отпуска и время на учёт мнения профсоюза, если он есть.

Сканы актов, объяснительной и подписанного приказа удобно хранить прямо в карточке сотрудника через присоединённые файлы (значок скрепки). Тогда при проверке или споре всё лежит в одном месте рядом с документом «Прогул, неявка».

Зарплата за месяц с прогулом: расчёт и удержания

Сам документ «Прогул, неявка» ничего не начисляет. Он уменьшает отработанное время, а оклад пересчитывается при расчёте документа Зарплата → Начисления зарплаты и взносов.

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽. В месяце 22 рабочих дня по графику, прогул 2 дня, отработано 20.

• Начислено по окладу: 60 000 / 22 × 20 = 54 545,45 ₽.
• НДФЛ 13%: 54 545,45 × 13% = 7 090,91 → 7 091 ₽ (НДФЛ округляется до рубля).
• Аванс уже выплачен: 25 000 ₽.
• К выплате при окончательном расчёте: 54 545,45 − 7 091 − 25 000 = 22 454,45 ₽.

Страховые взносы тоже считаются с 54 545,45 ₽. Отдельной строки «прогул» в расчётном листке нет — видно только меньшее число отработанных дней.

Если документ ввели после расчёта зарплаты

Бывает, что неявку зарегистрировали, когда месяц уже закрыт. Документ «Прогул, неявка» вводят с месяцем, когда отсутствие было, и ЗУП предложит перерасчёт. В следующем «Начислении зарплаты и взносов» появится сторно оклада за прогульные дни.

Если зарплата за тот месяц уже выплачена полностью, возникает переплата. Удержать её без согласия работника можно только в случаях из ст. 137 ТК РФ. Безопаснее получить письменное согласие на удержание или зачесть переплату при следующей выплате с этим согласием.

Чего делать нельзя

• 🚫 Штраф за прогул. Перечень взысканий в ст. 192 ТК РФ закрытый, денежных штрафов в нём нет. Удержание «за прогул» сверх неоплаты дней — нарушение.
• 🚫 Двойная неоплата. Не уменьшайте оклад вручную, если уже провели «Прогул, неявка»: программа уже вычла эти дни.

Лишить премии можно, если это прямо предусмотрено положением о премировании. В 1С это делают отменой или изменением премии в документе, которым она начисляется, а не новым удержанием.

Увольнение за прогул в 1С:ЗУП

Увольнение — тоже дисциплинарное взыскание, поэтому вся процедура из предыдущего раздела обязательна. Без акта и запроса объяснения увольнение почти наверняка отменит суд.

Как провести увольнение

1. Убедитесь, что все дни отсутствия закрыты документами «Прогул, неявка» с видом «Прогул». Иначе табель и стаж будут неверными.
2. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ «Увольнение».
3. Укажите сотрудника и дату увольнения.
4. В основании увольнения выберите из классификатора подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Формулировка попадёт в приказ и в сведения о трудовой деятельности.
5. Проверьте компенсацию за неиспользованный отпуск на вкладке расчёта. Компенсацию платят при любом основании увольнения, прогульщику тоже.
6. Проведите документ и рассчитайте окончательный расчёт.

Не увольняйте задним числом первым днём прогула, не согласовав дату с юристом. Дата увольнения в приказе — частый предмет спора, и единой практики здесь нет.

Что учесть при расчёте

• Дни прогула в периоде расчёта среднего заработка остаются. Они не входят в перечень исключаемых периодов из Положения № 922, поэтому средний для компенсации отпуска получится ниже.
• Время прогула не входит в стаж, дающий право на ежегодный отпуск (ст. 121 ТК РФ). Проверьте отчётом «Остатки отпусков», правильно ли программа сдвинула рабочий год. От этого зависит число дней компенсации.
• Если человек не пришёл за расчётом и трудовой книжкой, деньги выплачивают на карту, а уведомление о книжке отправляют почтой. Учётно в 1С ничего дополнительно делать не нужно.

Прогулы в отчётности и персонифицированном учёте

Отдельной строки «прогул» в налоговой отчётности нет. Прогул влияет только через уменьшенную базу.

Код в сведениях о стаже ЗУП ставит сама, если в месяце проведён документ «Прогул, неявка» с видом «Прогул». Если вместо прогула в базе осталась неявка по невыясненным причинам, проверьте этот период перед отправкой: решение о его квалификации должен принять кадровик, а не программа.

Отчёт о стаже формируют в Отчетность, справки → 1С-Отчетность, а кадровые мероприятия по увольнению — из списка электронных трудовых книжек раздела Кадры.

Что часто идёт не так

• ⏳ Неявка висит месяцами. Сотрудник вернулся, причина ясна, а документ так и остался с НН. В стаже и табеле — неопределённость. Закрывайте неявку сразу, как получили объяснение или акт.
• 📅 Пропущен месячный срок. Кадровик ждал, пока работник выйдет, и приказ издали через 5 недель после обнаружения. Взыскание уже незаконно, хотя в 1С прогул отражён верно.
• 🔁 Прогул и отпуск без оплаты на одни дни. Руководитель задним числом «оформил отпуск», а прогул не удалили. Оставьте один документ.
• 🧾 Нет акта в первый день. Восстановить отсутствие задним числом свидетелями сложно. Акт — главное доказательство для суда.

Частые вопросы