Как завести путевой лист в 1С:Бухгалтерии и списать по нему ГСМ

Документ «Путевой лист » в 1С:Бухгалтерии 3.0 лежит в разделе Покупки → Путевые листы. Он решает сразу две задачи: подтверждает служебный характер поездки и списывает топливо со счёта 10.03 на затраты. Оформлять путевой лист в 1С отдельной бумажкой и отдельной операцией по ГСМ не нужно — программа делает это одним документом.

Частое заблуждение: раз топливо куплено по чеку, расход можно списать сразу в затраты. Нельзя. Основание для списания ГСМ — не чек с заправки, а именно путевой лист с пробегом и нормой расхода. Чек подтверждает только покупку и ставит бензин на счёт 10.03; в расходы топливо уходит по факту поездки.

Ниже — как настроить справочники, заполнить маршрут и показания одометра, посчитать расход топлива, проставить обязательные отметки и получить печатную форму с проводками.

Что настроить до первого документа

Чтобы путевой лист заполнялся без ручных правок, заранее заведите три вещи.

🚗 Транспортное средство. Справочник открывается прямо из документа — по гиперссылке в поле выбора автомобиля или через Справочники. В карточке укажите марку, государственный номер, тип ТС (легковой, грузовой, спецтехника) и норму расхода топлива на 100 км. Норма из карточки подтянется в путевой лист автоматически.

⛽ Вид топлива и счёт учёта. Бензин, дизель и газ — это элементы справочника «Номенклатура» с видом «Материалы». Учитываются они на счёте 10.03 «Топливо». Если заправляете несколько марок, заведите каждую отдельной позицией — тогда остатки не смешаются.

👤 Водитель. Это сотрудник из справочника «Физические лица» или «Сотрудники». Если за рулём директор или собственник — тоже заводится как водитель, без этого печатную форму не подписать.

Создание путевого листа и заполнение шапки

В списке Покупки → Путевые листы нажмите Создать. В шапке документа заполните:

1. Организация — если в базе одна фирма, подставится сама.
2. Транспортное средство — выберите автомобиль из справочника; марка, госномер и норма подтянутся из карточки.
3. Водитель — сотрудник за рулём в эту смену.
4. Период действия — дата или интервал дат, на которые выдан лист. Для ежедневного листа это один день, для месячного — весь месяц.

Номер документа 1С присваивает сама при проведении, вручную его менять не нужно. Дату ставьте первым днём периода действия листа.

Один путевой лист — один автомобиль и один период. Если машин несколько, на каждую заводится свой документ. Пытаться уместить две машины в один лист не выйдет: печатная форма рассчитана на одно ТС.

Маршрут, пробег и показания одометра

Пробег — ключевая цифра: от неё считается расход топлива. В 1С пробег можно задать двумя путями.

Способ первый — по показаниям одометра. На вкладке маршрута укажите показания при выезде и при возвращении. Разница и есть пробег за смену. Этот способ точнее и его сложнее оспорить при проверке.

Способ второй — пробегом напрямую. Если одометр не фиксируете, впишите пройденные километры одним числом. Для внутригородских разъездов так быстрее, но показания одометра при встречной проверке убедительнее.

Маршрут (откуда — куда, цель поездки) заполняется в табличной части. Формулируйте цель конкретно: «доставка товара покупателю», «поездка в банк», «выезд к заказчику». Расплывчатое «служебная поездка» инспектор может не принять как подтверждение производственного характера расхода.

Учёт ГСМ: заправка, остатки и расход

Эта вкладка — сердце документа. Здесь сходятся три числа: остаток топлива в баке на начало, заправка за смену и расход.

Остаток на начало. 1С подставляет его из предыдущего путевого листа по этому автомобилю. Для первого листа остаток вводят вручную.

Заправка. Количество залитых литров за смену. Если топливо уже оприходовано на 10.03 отдельным документом (авансовым отчётом или поступлением по топливной карте), в путевом листе просто указываете литры. Если оформляете покупку прямо здесь — заполните способ оплаты (наличными через подотчёт или по карте), и документ сам поставит топливо на приход.

Расход 1С считает сам: пробег × норма ÷ 100. Фактический остаток в баке на конец смены сверьте с расчётным — большое расхождение означает ошибку в норме, пробеге или заправке.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26 или 44) выбирается по тому, как используется автомобиль: машина цеха — 20 или 25, служебный транспорт управления — 26, доставка товара — 44. В документе этот счёт указывается в способе отражения расходов.

Три способа поставить топливо на приход

Литры в путевом листе списываются с остатка на счёте 10.03 — значит, топливо туда нужно сперва оприходовать. На практике приход оформляют одним из трёх способов.

• 💵 Через подотчёт. Водитель заправляется за наличные или корпоративной картой физлица, прикладывает чеки к авансовому отчёту. Документ Банк и касса → Авансовый отчёт на вкладке товаров ставит бензин на 10.03 проводкой Дт 10.03 Кт 71.01.
• 💳 По топливной карте. Оператор топливной карты раз в месяц присылает реестр заправок и счёт-фактуру. Приход оформляют документом Покупки → Поступление (акты, накладные) с видом «Товары», топливо ложится на 10.03 с НДС к вычету.
• 🎫 По талонам. Талоны на бензин приходуют как денежные документы или как материалы по моменту фактической заправки — в зависимости от условий договора с АЗС.

Какой бы способ ни выбрали, в путевом листе указывается только количество израсходованных литров. Повторно «покупать» топливо внутри листа, если оно уже оприходовано, не нужно — иначе приход задвоится.

Что делать со сверхнормативным расходом

Фактический расход почти никогда не совпадает с нормой до литра: зимой топлива уходит больше, в пробках тоже. Небольшое превышение в пределах зимней надбавки — рабочая ситуация, расход списывается целиком. А вот систематический перерасход сверх разумного лучше разобрать: это либо заниженная норма в карточке авто, либо слив топлива, либо ошибка в пробеге. В налоговом учёте фактический расход по статье 264 НК РФ принимается, но обосновать экономичность всё равно придётся именно нормой и пробегом по путевым листам.

Обязательные отметки и реквизиты листа

С 1 марта 2023 года состав сведений путевого листа задаёт приказ Минтранса России № 390. Без обязательных реквизитов лист не подтверждает расход. В печатную форму 1С они попадают из документа и из карточек справочников, но проверить стоит каждый.

• 📅 Срок действия — дата или период, на который выдан лист.
• 🏢 Сведения о собственнике (владельце) ТС — наименование организации, адрес, ИНН.
• 🚙 Данные транспортного средства — тип, марка, государственный номер.
• 👤 Сведения о водителе — ФИО, дата и время предрейсового медосмотра.
• 🩺 Отметка о медосмотре — предрейсовый (а для дальних рейсов и послерейсовый) с подписью медработника и его данными.
• 🔧 Отметка о контроле технического состояния — предрейсовый контроль с подписью ответственного (механика или контролёра).
• 🛣 Вид перевозки и вид сообщения.

Медицинские и технические отметки в 1С заполняются текстом в соответствующих полях документа либо проставляются от руки на распечатанном бланке. Фамилии медработника и механика удобно один раз занести в настройки, чтобы они подставлялись в каждый лист.

С сентября 2023 года путевой лист можно оформлять в электронном виде (ЭПЛ) по формату ФНС. Для этого нужен оператор и усиленная квалифицированная подпись; бумажный лист при этом не дублируют.

Печать, проведение и перенос остатка

Когда вкладки заполнены, проведите документ кнопкой Провести — в этот момент формируются проводки по списанию ГСМ. Печатная форма вызывается кнопкой Печать → Путевой лист.

Порядок завершения смены:

1. Сверьте расчётный расход с фактическим остатком в баке.
2. Проведите документ — сформируются движения по счёту 10.03.
3. Распечатайте путевой лист, подпишите у водителя, медработника и механика.
4. Проверьте, что остаток на конец переносится в следующий лист — 1С берёт его автоматически по дате и автомобилю.

Проверить корректность списания удобно отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 10.03 с группировкой по номенклатуре: приход (заправки) минус расход (списания по путевым листам) должен сходиться с остатком в баке.

Типичные ошибки при оформлении

Ошибки по путевым листам почти всегда сводятся к четырём ситуациям — и все они видны в учёте ГСМ.

Отдельная частая проблема — задвоение прихода топлива. Так бывает, когда заправку оприходовали авансовым отчётом и ещё раз указали покупку в самом путевом листе. На счёте 10.03 образуется двойной приход. Приходуйте топливо один раз: либо документом покупки, либо внутри путевого листа.

Частые вопросы