Работа с самозанятым в 1С: от договора до выплаты

Самозанятого в 1С проводят как обычного контрагента — поставщика услуг, а не как работника. Путь в 1С:Бухгалтерии 3.0: завести физлицо в Справочники → Контрагенты, оформить договор с видом «С поставщиком», ввести Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и оплатить документом из раздела Банк и касса. НДФЛ не удерживаете, страховые взносы не начисляете — при условии, что у вас на руках чек из приложения «Мой налог».

Главное отличие от найма сотрудника: самозанятый сам платит налог на профессиональный доход (НПД), а организация не становится ни налоговым агентом, ни плательщиком взносов. Поэтому все зарплатные документы и 1С:ЗУП здесь не нужны — расчёты идут через бухгалтерскую базу по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

Что проверить до оформления: статус, лимиты и срок с увольнения

Три проверки до первой выплаты экономят от доначислений, если налоговая переквалифицирует отношения.

1. Статус плательщика НПД. Проверьте его на бесплатном сервисе ФНС «Проверить статус налогоплательщика» по ИНН самозанятого на нужную дату. Статус можно потерять задним числом — например, при превышении лимита, — поэтому проверять стоит на каждую дату расчёта.
2. Срок с момента увольнения. Доход от бывшего работодателя не подпадает под НПД, если с увольнения прошло менее двух лет. Нельзя оформить вчерашнего сотрудника самозанятым, чтобы сэкономить на взносах — это прямой запрет закона № 422-ФЗ, и ФНС отслеживает такие схемы.
3. Годовой лимит дохода. Для самозанятого он составляет 2,4 млн ₽ в год. При превышении человек теряет статус НПД, и с этого момента выплаты вы обязаны облагать как обычный доход физлица.

Как завести самозанятого в справочнике контрагентов

Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите «Создать». Поскольку самозанятый — это физическое лицо, в поле Вид контрагента выберите значение «Физическое лицо».

Заполните карточку:

• 📌 ИНН — обязательно. По нему позже сверяется статус НПД и формируются документы.
• 📌 Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
• 📌 Банковский счёт — реквизиты для безналичной выплаты (вкладка «Банковские счета» в карточке). Для выплаты на карту физлица указывают счёт, привязанный к карте.

Паспортные данные и адрес заполнять не обязательно для расчётов, но они пригодятся в договоре. Отдельного вида контрагента «Самозанятый» в типовой 1С:Бухгалтерии нет — используется именно «Физическое лицо». Статус НПД нигде в карточке не хранится, его подтверждает чек по каждой сделке.

Перед записью 1С проверит ИНН на уникальность. Если по этому ИНН контрагент уже заводился, программа предупредит о дубле — не создавайте вторую карточку, иначе расчёты и сверка по счёту 60 разъедутся на два элемента.

Договор с самозанятым: какой вид выбрать в 1С

С самозанятым заключают договор ГПХ — чаще всего договор возмездного оказания услуг или подряда. Трудовой договор здесь недопустим.

В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте новый. В поле Вид договора выберите «С поставщиком» — для 1С самозанятый выступает поставщиком услуг.

Что важно отразить в самом тексте договора (вне 1С, но от этого зависит учёт):

Условие о чеке — ключевое: без чека вы не сможете учесть расходы и будете обязаны начислить взносы. Поэтому его выносят в отдельный пункт договора.

Если услуги длящиеся (например, ежемесячное сопровождение), удобнее закрывать их актом раз в месяц на всю сумму периода и получать один чек на эту сумму. Разовую услугу оформляют отдельным актом и отдельным чеком. В 1С каждому акту соответствует свой документ поступления, поэтому заранее договоритесь о периодичности — это упростит сверку.

Оформление акта и поступления услуг от самозанятого

Факт оказания услуг отражают документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Услуги» (либо «Товары, услуги, комиссия», если самозанятый поставил и товар).

В документе:

1. Выберите контрагента-самозанятого и его договор с видом «С поставщиком».
2. Добавьте строку с номенклатурой-услугой, количеством и суммой по акту.
3. Ставку НДС поставьте «Без НДС» — самозанятые не являются плательщиками НДС.
4. В поле Счета учёта укажите счёт затрат, на который списывается услуга: 20, 25, 26 или 44 — в зависимости от характера расходов.

Реквизиты входящего документа (номер и дату акта) заполните по документу от исполнителя. Акт можно составить в свободной форме или по шаблону, который самозанятый присылает вместе с чеком.

Если нужной услуги ещё нет в справочнике номенклатуры, создайте её прямо из строки документа: в карточке номенклатуры установите вид «Услуга». Так в следующих поступлениях услуга подставится автоматически, а аналитика по затратам будет вестись в одном разрезе.

В 1С:Управление торговлей 11 аналог — документ «Приобретение услуг и прочих активов» в разделе закупок; логика та же: контрагент-физлицо, без НДС, счёт затрат.

Чек из «Мой налог»: главный документ сделки

Чек — это документ, который делает всю схему законной. Без него налоговая не признает выплату доходом самозанятого: расходы снимут, а на сумму доначислят страховые взносы и, возможно, НДФЛ.

Чек формирует сам самозанятый в приложении «Мой налог» (или в веб-кабинете) и передаёт его заказчику — ссылкой, файлом или на бумаге. Сроки формирования чека:

• при расчётах наличными или картой — в момент расчёта;
• при переводе на счёт — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.

В типовой 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа «Чек самозанятого» — чек хранят как подтверждающий файл. Удобный способ — прикрепить его к документу поступления или к оплате через панель «Присоединённые файлы» (скрепка в шапке документа). Так чек всегда под рукой при проверке.

Подлинность чека можно проверить: каждый чек из «Мой налог» содержит уникальный номер и ссылку (QR-код), по которой он открывается на сайте ФНС. Если самозанятый прислал только фото бумажного чека, попросите продублировать электронную ссылку — её проще хранить и предъявлять.

Если самозанятый аннулировал чек (такое возможно в «Мой налог»), выплата теряет статус дохода НПД — запросите новый корректный чек.

Выплата вознаграждения через банк или кассу

Оплату самозанятому проводят как обычному поставщику — без удержаний.

Безналичная оплата. Используйте Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Подберите контрагента, договор и документ-основание (поступление). Сумма — полная, по акту; никаких вычетов из неё не делают.

В назначении платежа укажите номер и дату договора и пометку «Без НДС». Писать в платёжке про НДФЛ или взносы не нужно — вы их не удерживаете. Перечисляют ровно ту сумму, что указана в акте и будет указана в чеке.

Наличная оплата. Оформите Банк и касса → Кассовые документы, документ «Выдача наличных» (РКО) с видом операции «Оплата поставщику».

При авансе сначала проводят оплату, затем поступление — тогда в документе оплаты указывают вид операции «Оплата поставщику», и программа зачтёт аванс автоматически при проведении поступления.

Проводки по сделке с самозанятым выглядят так:

Счёт 19 «НДС» и счета 68.01 / 70 здесь не задействованы: НДС нет, НДФЛ не удерживается, зарплатные счета не используются.

Отчётность: почему выплаты самозанятому не попадают в РСВ и 6‑НДФЛ

Это следствие статуса НПД: раз организация не агент по НДФЛ и не плательщик взносов, выплаты самозанятому не отражаются в зарплатной и персонифицированной отчётности.

• В 6‑НДФЛ выплата не попадает — НДФЛ вы не удерживали.
• В РСВ и персонифицированных сведениях о физлицах суммы не показывают — взносы не начислялись.
• В декларации по налогу на прибыль (или в КУДиР при УСН) стоимость услуг учитывается в расходах — но только при наличии чека.

Момент признания расхода зависит от системы налогообложения:

• На ОСНО (налог на прибыль, метод начисления) расход признаётся по дате акта. Подтверждение — акт плюс чек.
• На УСН «доходы минус расходы» расход попадает в КУДиР позже: только когда услуга и получена (есть акт), и оплачена. То есть если оплатили аванс, расход встанет в книгу лишь после подписания акта.

Чек из «Мой налог» нужен в обоих случаях: без него налоговики снимут расход независимо от режима.

Для контроля удобно сверять оборот по счёту 60 в разрезе контрагента-самозанятого с суммой полученных чеков. Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 60 с отбором по нужному контрагенту: сальдо на конец периода должно быть нулевым, если все акты закрыты оплатами, а суммы оплат — совпадать с суммами в чеках.

Частые ошибки при работе с самозанятым

🔸 Оплатили, но не получили чек. Самая дорогая ошибка. Без чека выплата приравнивается к доходу обычного физлица: доначислят взносы, расход снимут. Не проводите оплату, пока не получили чек, либо жёстко контролируйте его получение по договору.

🔸 Оформили бывшего сотрудника. Если человек был у вас в штате менее двух лет назад, его доход не подпадает под НПД независимо от наличия чека.

🔸 Провели через 1С:ЗУП или зарплатные документы. Программа удержит НДФЛ и начислит взносы, которых быть не должно, и выплата исказит зарплатную отчётность.

🔸 Поставили ставку НДС вместо «Без НДС». Самозанятый не выставляет НДС; лишний НДС в поступлении — ошибка учёта.

🔸 Не отследили потерю статуса. Если самозанятый превысил лимит 2,4 млн ₽ или снялся с учёта, следующие выплаты вы обязаны облагать по общим правилам. Проверяйте статус на каждую дату расчёта.

Частые вопросы