Работа с самозанятыми в 1С:Бухгалтерии — договор, документы и проводки

Самозанятого в 1С заводят как контрагента, а не как сотрудника: договор с ним — гражданско-правовой, вида «С поставщиком», а услуги проводят документом Поступление (акты, накладные, УПД). НДФЛ и страховые взносы с выплат исполнителю не удерживают и не начисляют — при одном условии: он выдал чек из приложения «Мой налог». Нет чека — нет ни расхода, ни освобождения от взносов.

Главная ошибка бухгалтера здесь не в кнопках, а в учётной логике. Самозанятый платит налог на профессиональный доход (НПД) за себя сам, поэтому в зарплатных регистрах, в 6-НДФЛ и в РСВ его быть не должно. Ниже — где что завести, какие проводки сформируются, какой документ подтвердит расход и за какие признаки ФНС переквалифицирует отношения в трудовые.

Что проверить до того, как завести самозанятого в 1С

Прежде чем создавать карточку, убедитесь, что с этим исполнителем вообще можно работать как с плательщиком НПД.

• 🧾 Статус подтверждён. Проверьте самозанятость на дату выплаты через сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» по ИНН. Статус теряется при превышении лимита или по заявлению — это происходит в любой день.
• 🚫 Не ваш бывший работник за последние 2 года. По п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ доходы от услуг заказчику, у которого человек работал по трудовому договору менее двух лет назад, под НПД не подпадают. С таких выплат придётся удерживать НДФЛ и начислять взносы.
• 💰 Лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год. Это общий лимит исполнителя по всем заказчикам, а не только по вашим выплатам. После превышения статус слетает, и дальнейшие выплаты облагаются как обычная ГПХ.
• 📄 Предмет договора — результат, а не функция. «Разработка макета», «уборка помещения по заявке», а не «ведение бухгалтерии ежемесячно».

Как завести самозанятого в справочнике «Контрагенты»

Путь: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты (или Справочники → Контрагенты). Нажмите Создать.

1. В поле Вид контрагента выберите Физическое лицо. В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 3.0 в карточке появляется отдельный признак/статус Самозанятый — если он есть, поставьте его: тогда программа сама подскажет про чек и не будет предлагать удержание НДФЛ.
2. Укажите ИНН физлица (12 знаков). По нему же вы проверяете статус в сервисе ФНС.
3. Заполните ФИО и, если есть, банковские реквизиты для безналичной оплаты.
4. Сохраните карточку.

💡 Не заводите самозанятого в справочнике Физические лица и не создавайте на него Сотрудника — эти справочники нужны для НДФЛ и взносов, которых здесь нет. Самозанятый живёт только в Контрагентах.

Договор с самозанятым: какой вид выбрать в 1С

В карточке контрагента перейдите на закладку Договоры и нажмите Создать. Ключевое поле — Вид договора: выберите С поставщиком. Так договор попадёт в документы поступления и оплаты поставщику, а не в реализацию.

Что ещё заполнить:

• Наименование — например, «Договор возмездного оказания услуг № 14».
• Организация и контрагент — подставятся.
• Счёт расчётов оставьте 60.01 (или 76.05, если так принято в учётной политике для прочих расчётов).

На бумаге договор с самозанятым — это обычный договор ГПХ (возмездного оказания услуг или подряда). Пропишите в нём три вещи, которые снимают риски:

• обязанность исполнителя быть плательщиком НПД и выдавать чек по каждой оплате;
• обязанность уведомить заказчика об утрате статуса (иначе налоговые последствия лягут на вас);
• конкретный результат и порядок приёмки (акт), а не ежемесячную трудовую функцию.

Чек, акт и оплата: как провести услугу самозанятого

Чек из «Мой налог» — главный документ. Без него выплата не считается расходом и может быть обложена взносами. Акт — желательное дополнение, но чек он не заменяет.

Сроки чека по ч. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ:

• при оплате наличными или картой — в момент расчёта;
• при переводе на счёт — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.

Порядок в 1С:

1. Отражение услуги. Документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции Услуги. В табличной части — наименование услуги, сумма, ставка НДС Без НДС, счёт затрат (20, 25, 26, 44 — по характеру расхода). Проводится Дт счёт затрат Кт 60.01.
2. Оплата. Документ Банк и касса → Списание с расчётного счёта, вид операции Оплата поставщику. Для наличных — Выдача наличных. Проводка Дт 60.01 Кт 51 (или 50).
3. Чек. Приложите скан/PDF чека из «Мой налог» к документу поступления через Присоединённые файлы. Так он не потеряется при проверке расходов.

Что должно быть в чеке, чтобы он подтвердил именно ваш расход:

• наименование услуги — то же, что в договоре и акте;
• ИНН вашей организации как заказчика-юрлица (это принципиально: чек «на физлицо» расход компании не подтвердит);
• сумма и дата расчёта;
• ИНН и статус самозанятого .

Подлинность чека проверяют на сайте ФНС по его номеру или QR-коду. Если исполнитель прислал чек без вашего ИНН — попросите сформировать новый: в «Мой налог» при продаже юрлицу указывается ИНН покупателя.

Проводки и налоговый учёт по выплатам самозанятым

Учёт здесь простой именно потому, что вы не налоговый агент: ни счёта 70, ни 68.01, ни 69 в проводках не будет.

Налог на прибыль и УСН. Расход на услуги самозанятого уменьшает базу, если он экономически обоснован и документально подтверждён (ст. 252 НК РФ). Подтверждение — чек плюс договор и акт. На УСН «доходы минус расходы» дополнительно проверьте, что вид услуги есть в закрытом перечне ст. 346.16 НК РФ.

Счёт 19 и вычеты НДС не возникают — самозанятый НДС не предъявляет. В книге покупок такие поступления не отражаются.

Отдельный случай — самозанятый со статусом ИП. НПД вправе применять и предприниматель. На учёт у заказчика это не влияет: вид договора тот же, НДФЛ и взносы вы так же не платите, расход подтверждает чек. Разница только в том, что ИП-плательщик НПД освобождён от фиксированных взносов «за себя» — но это его забота, а не ваша.

Если же на дату выплаты человек утратил статус НПД, а договор ГПХ остаётся, вы становитесь налоговым агентом: удерживаете НДФЛ (Дт 60 Кт 68.01) и начисляете взносы (Кт 69). Поэтому в учётной политике полезно закрепить, что оплата проходит только после проверки статуса.

Работа с самозанятыми через агрегаторы и автоматизация

Крупным заказчикам неудобно вручную собирать чеки с десятков исполнителей. Для этого используют площадки-агрегаторы и банковские сервисы расчётов с самозанятыми: они проверяют статус НПД на дату выплаты, проводят оплату и сами формируют чеки за исполнителя.

Как это отражается в 1С зависит от схемы расчётов:

• Агрегатор — посредник (агент). Вы платите площадке, она распределяет деньги исполнителям. Тогда контрагент в учёте — сама площадка, а отчёт агента показывает разбивку по самозанятым. Расход подтверждают акт/отчёт площадки и приложенный реестр чеков.
• Площадка только сопровождает расчёты. Договор напрямую с самозанятым, площадка лишь проверяет статус и отдаёт чек. В учёте — всё как в разделах выше, контрагент каждый самозанятый отдельно.

💡 Для массовых выплат разовую загрузку оплат и актов удобно делать через Загрузка из банка (DirectBank) или обработкой загрузки из файла реестра. Уточните у площадки формат выгрузки — многие дают готовый файл под загрузку в 1С.

Если самозанятых единицы, агрегатор не нужен — ручная схема через поступление и списание надёжнее и дешевле. Площадки оправданы на объёме от нескольких десятков исполнителей, когда ручная проверка статуса и сбор чеков превращаются в отдельную работу. При выборе площадки смотрите на два момента: формируется ли чек автоматически в момент выплаты и отдаёт ли сервис готовый файл для загрузки в 1С.

Какую отчётность сдавать и что контролирует ФНС

По самозанятым отдельной отчётности у заказчика нет. Выплаты им не попадают:

• в 6-НДФЛ — вы не удерживаете НДФЛ;
• в РСВ и Персонифицированные сведения о физлицах — вы не начисляете взносы;
• в ЕФС-1 — нет ни трудовых, ни облагаемых взносами договоров.

Поэтому в 1С эти контрагенты и не должны появляться в зарплатных отчётах — если появились, значит, самозанятого по ошибке завели как сотрудника.

Что проверяет налоговая. ФНС совместно с Рострудом ведёт скоринг заказчиков и ищет подмену трудовых отношений. Тревожные признаки:

Если отношения переквалифицируют в трудовые, доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и штраф — задним числом за весь период. Поэтому ровные ежемесячные платежи «по кругу» одному и тому же человеку — главный риск, а не ошибка в проводке.

Что снижает риск на практике: исполнитель работает не только с вами; оплата привязана к конкретному результату, а не к отработанному времени; суммы и даты выплат разные; в договоре и акте — измеримый результат («сдан макет», «проведена уборка 120 м²»), а не должностные обязанности. Эти же формулировки должны стоять и в наименовании услуги в документе Поступление — проверяющий сверяет договор, акт, чек и карточку контрагента между собой.

Типичные ошибки при работе с самозанятыми в 1С

• ❌ Завели как сотрудника. Карточка в Физические лица, начисление через Начисление зарплаты — и выплата ошибочно попадает в НДФЛ и взносы. Самозанятый — только контрагент.
• ❌ Выделили НДС или приняли счёт-фактуру. Плательщик НПД их не выставляет. Ставка в поступлении — Без НДС.
• ❌ Оплатили без чека. Акт есть, чека нет — расход не подтверждён, а выплата рискует попасть под взносы. Чек требуйте на каждую оплату.
• ❌ Не проверили статус на дату выплаты. Исполнитель слетел с НПД (превысил лимит), а вы платите как самозанятому — последствия на заказчике.
• ❌ Привлекли бывшего работника в течение 2 лет. Самый частый повод для доначислений.