Студент в штате: приём, график, договор, вычеты и отчёты в 1С:ЗУП

Студента в 1С оформляют так же, как любого сотрудника: создают карточку в Кадры → Сотрудники, затем проводят документ Прием на работу в Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Отдельного флажка «студент» в 1С:ЗУП 3.1 нет. Особенности студента задаются через другие настройки: вид договора (срочный или бессрочный), график неполного рабочего времени, вид занятости, учебные отпуска и вычеты по НДФЛ.

Главная развилка — зачем студент приходит в организацию. Если он работает за зарплату, нужен трудовой договор и полноценный приём в программе. Если проходит практику по договору с колледжем или вузом без оплаты, в 1С его можно не заводить вовсе. Если выполняет разовую работу, подойдёт договор подряда. От этого выбора зависят налоги, взносы и отчётность.

Какой договор оформить: работа, практика или подряд

Сначала определите основание, иначе дальше всё пойдёт не по той ветке.

Срочный трудовой договор со студентом очной формы можно заключить по соглашению сторон. Это прямо разрешено частью 2 статьи 59 ТК РФ. Удобно для летней подработки и оплачиваемой практики: договор закончится сам, без увольнения по инициативе работодателя.

Какие документы собрать перед приёмом студента

Список почти не отличается от обычного. Различие в двух вещах: у многих студентов это первая работа, а часть из них ещё не достигла 18 лет.

Для всех:

• 🪪 паспорт;
• 📄 СНИЛС или сведения о регистрации в системе индивидуального учёта;
• 🎖 документ воинского учёта: у юношей-студентов чаще всего удостоверение гражданина, подлежащего призыву;
• 📘 трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, если студент уже работал;
• 🎓 документ об образовании, если должность требует квалификации;
• 📑 справка из учебного заведения: нужна для учебных отпусков и для вычетов родителей, а работодателю студента — только когда он предоставляет гарантии за учёбу.

Если студенту нет 18 лет:

• 🩺 заключение медицинского осмотра (ст. 266 ТК РФ), за счёт работодателя;
• 👪 согласие родителя и органа опеки нужно только для работника младше 16 лет; с 16 лет подросток заключает договор сам.

Как создать карточку студента в 1С:ЗУП 3.1

Шаг 1. Физическое лицо и сотрудник

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. По дате рождения программа сама определит, что работник несовершеннолетний, и учтёт это при расчёте отпуска.
3. Запишите карточку. Сразу станут доступны ссылки на личные данные физического лица.
4. В разделе образования укажите учебное заведение, специальность и форму обучения. Эти данные попадут в личную карточку Т-2.
5. В разделе воинского учёта внесите данные удостоверения призывника или военного билета.

Шаг 2. Документ «Прием на работу»

1. Из карточки сотрудника или из журнала Кадры → Приемы, переводы, увольнения создайте Прием на работу.
2. Укажите подразделение, должность и дату приёма.
3. В поле вида занятости выберите Основное место работы. Студент, у которого это единственная работа, — не совместитель, даже если работает полдня.
4. Выберите график работы. Как его создать, описано в следующем разделе.
5. На закладке с условиями трудового договора укажите номер и дату договора. Для срочного договора отметьте, что он срочный, и проставьте дату окончания.
6. Испытательный срок не ставьте работнику младше 18 лет и выпускнику, который в течение года после окончания учёбы впервые устраивается по специальности (ст. 70 ТК РФ).
7. На закладке оплаты добавьте оклад или почасовую ставку.
8. Проведите документ и напечатайте приказ Т-1 и трудовой договор.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП кадровый учёт упрощённый: сотрудника создают в Зарплата и кадры → Сотрудники, приём — документом Прием на работу из того же раздела. Графиков неполного времени и учебных отпусков на уровне ЗУП там нет. Если студентов несколько и у них разные режимы, удобнее вести учёт в ЗУП.

Неполный график работы студента в 1С

Студенту обычно нужен график под расписание пар: 4 часа в день, 20 часов в неделю или только выходные. Для несовершеннолетних ТК РФ сам ограничивает время.

Как настроить в ЗУП:

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и создайте новый график.
2. Задайте способ заполнения: по неделям для пятидневки или по циклам для сменного режима.
3. Укажите часы в каждом дне, например по 4 часа с понедельника по пятницу.
4. Отметьте, что график неполного рабочего времени, и укажите график полного времени, по которому считается норма. Тогда при окладе 40 000 ₽ и половине нормы программа начислит 20 000 ₽ за полностью отработанный месяц.
5. Нажмите Заполнить для текущего года и запишите график.
6. Выберите его в документе Прием на работу или назначьте позже документом Изменение графика работы списком.

Если студент работает по свободному расписанию, проще выбрать почасовую оплату и вести табель документом Табель или Данные для расчета зарплаты. Иначе каждый месяц придётся вручную вносить отклонения от графика.

Вычеты по НДФЛ: что положено студенту и его родителям

Самый частый вопрос бухгалтера звучит так: какая льгота у студента-сотрудника. Ответ: особой льготы по НДФЛ за статус студента нет. Ставка 13%, как у остальных. В 1С есть два вычета, которые связаны с учёбой.

Социальный вычет за собственное обучение

Студент, который сам платит за учёбу, может получить вычет у работодателя, не дожидаясь конца года (п. 2 ст. 219 НК РФ).

1. Студент подаёт заявление в ИФНС и получает уведомление о праве на вычет. Сейчас инспекция часто направляет его работодателю сама.
2. В ЗУП зарегистрируйте документ Уведомление НО о праве на социальный вычет в разделе Налоги и взносы.
3. Укажите вид вычета, сумму и год. С этого месяца программа уменьшит налоговую базу.

Общий лимит социальных вычетов — 150 000 ₽ в год (для доходов с 2024 года). При стоимости учёбы 120 000 ₽ работодатель за год вернёт студенту в зарплате до 15 600 ₽ (120 000 × 13%).

Стандартный вычет родителю на ребёнка-студента

Этот вычет получает не студент, а его родитель — у своего работодателя. Условие: ребёнку до 24 лет, он учится очно.

Вычет даётся, пока доход родителя с начала года не превысит 450 000 ₽. В ЗУП его вносят заявлением на вычеты по НДФЛ в разделе Налоги и взносы, указав код вычета и период. Справку об очном обучении нужно обновлять каждый учебный год.

Табель, зарплата и учебные отпуска студента

Зарплату студенту считают общим документом Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Особенности возникают в трёх местах.

Учебные отпуска. Работник, который получает первое образование соответствующего уровня в учреждении с госаккредитацией, имеет право на учебный отпуск на сессию (ст. 173–177 ТК РФ). Основание — справка-вызов. Оплачиваемый отпуск оформляют документом Отпуск с видом учебного отпуска. Неоплачиваемый — документом Отпуск без сохранения оплаты с соответствующим видом. Оплачивается учебный отпуск по среднему заработку, как обычный.

Ежегодный отпуск подростка. Работнику до 18 лет положено 31 календарный день в удобное для него время (ст. 267 ТК РФ). ЗУП учитывает это по дате рождения. Проверьте остатки отпусков отчётом, чтобы убедиться, что право начислено верно.

Студотряды. Выплаты бойцам студенческого отряда из федерального или регионального реестра освобождены от страховых взносов. Для таких выплат заведите отдельное начисление с кодом дохода, который не облагается взносами, и не смешивайте его с обычным окладом. НДФЛ удерживается как обычно.

Отчётность по студентам в ФНС и СФР

Отдельных форм для студентов нет. Студент попадает в те же отчёты, что и остальные сотрудники.

В ЗУП регламентированные отчёты формируются в Отчетность, справки → 1С-Отчетность. Мероприятие по приёму попадает в ЕФС-1 сразу после проведения документа Прием на работу. Сдать сведения о приёме нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Частые ошибки при оформлении студента

• ❌ Вид занятости «Внешнее совместительство». Учёба — не работа. Если других работодателей нет, это основное место работы.
• ❌ Подростку поставлен общий график на 40 часов. Программа не запретит провести такой приём. Проверка на соответствие статье 92 ТК РФ — на кадровике.
• ❌ Бесплатная практика оформлена приёмом на работу. Появляются обязательства по табелю, МРОТ и отчётам, которых не должно быть.
• ❌ Студенту дали стандартный вычет «как учащемуся». Такого вычета нет. Вычет на ребёнка-студента положен его родителю у родительского работодателя.
• ❌ Не закрыт срочный договор. По окончании срока увольнение нужно провести документом Увольнение с основанием «истечение срока трудового договора», иначе сотрудник останется в списке работающих.

Частые вопросы