Как подготовить и распечатать транспортную накладную в БП 3.0, УТ 11 и ERP

Транспортную накладную в 1С печатают из документа отгрузки: в БП 3.0 — из Реализации (акт, накладная, УПД), в УТ 11 и ERP — из реализации, перемещения или задания на перевозку через кнопку Печать. Отдельно заводить бланк вручную не нужно: грузоотправитель, грузополучатель, товары, масса и сопроводительные документы подтягиваются из базы.

Выбор пути зависит от того, как вы возите. Одна отгрузка — одна машина: печатайте ТН прямо из реализации. Несколько клиентов в одном рейсе или своя служба доставки: в УТ и ERP удобнее собрать рейс в задании на перевозку и печатать накладные оттуда.

Что проверить в базе до оформления транспортной накладной

Большинство пустых граф в печатной форме — следствие незаполненных справочников, а не ошибки в документе. Пять минут на подготовку избавят от правки каждой накладной вручную.

Карточки участников перевозки

• 🏢 Своя организация. Юридический и фактический адрес, ИНН, КПП, телефон. Адрес погрузки берётся из склада или организации — проверьте, что он полный, с индексом.
• 🤝 Контрагент-покупатель. Адрес доставки (фактический адрес) отдельно от юридического. Если груз едет на склад покупателя, а не в офис, это частая причина неверной графы «Грузополучатель».
• 🚚 Перевозчик. Транспортную компанию заводят обычным контрагентом. Нужны наименование, ИНН, адрес и телефон — в ТН есть отдельный раздел о перевозчике.

Номенклатура: вес и единицы измерения

Масса груза в ТН — обязательный показатель. 1С считает её из веса единицы товара, указанного в карточке номенклатуры.

1. Откройте карточку номенклатуры.
2. Заполните вес единицы (в БП — в разделе с единицами измерения и весом, в УТ — на вкладке с упаковками и весогабаритными характеристиками).
3. Для штучного товара укажите вес одной штуки в килограммах, для весового — коэффициент пересчёта.

Включение доставки в УТ 11 и ERP

В УТ и ERP возможности доставки включаются в настройках раздела НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. После включения в карточках появятся способы доставки, а в разделе Склад и доставка — задания на перевозку и связанные справочники, в том числе транспортные средства.

Заведите машины заранее: марка, госномер, грузоподъёмность. Тогда при оформлении рейса программа подставит их в раздел ТН о транспортном средстве.

Транспортная накладная на основании реализации и заказа клиента

Цепочка в торговле обычно такая: заказ клиента → реализация товаров → транспортная накладная. Сама ТН не меняет остатки и не делает проводок. Она лишь оформляет договор перевозки, поэтому опирается на уже проведённую отгрузку.

В БП 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Создайте реализацию на основании счёта или заказа либо откройте существующую.
3. Проверьте блок с грузоотправителем и грузополучателем. По умолчанию это «он же», при доставке на другой адрес укажите конкретного контрагента.
4. Проведите документ.
5. Нажмите Печать и выберите Транспортная накладная.

Данные о перевозчике, водителе и машине в БП часто не хранятся в самой реализации. Их дописывают в табличный документ печатной формы перед печатью: поля там редактируемые. Правка в табличном документе не сохраняется в базе, поэтому повторная печать даст снова пустые графы.

В УТ 11 и ERP

1. Откройте Продажи → Документы продажи и найдите реализацию, созданную по заказу клиента.
2. Проверьте на вкладке доставки способ доставки, адрес и перевозчика, если доставляет сторонняя компания.
3. Проведите реализацию.
4. Для одной машины — Печать → Транспортная накладная прямо из реализации.
5. Для рейса с несколькими получателями — создайте задание на перевозку в разделе Склад и доставка, добавьте в него распоряжения на доставку, выберите машину и водителя, а затем печатайте ТН из задания.

Разделы транспортной накладной и откуда 1С берёт данные

Форма ТН утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства № 2200). Разделов много, но в бухгалтерии реально проверяют около десяти.

Что заполняют вручную после печати

Часть граф по смыслу не может прийти из базы. Это фактическое время подачи машины, время погрузки и выгрузки, оговорки перевозчика о состоянии груза, подписи и печати сторон. Их заполняют на месте ручкой или дописывают в электронной ТН участники перевозки.

Количество мест и упаковка

Если товар едет коробками или паллетами, а в реализации он учтён штуками, в ТН появятся штуки. Для таких грузов в УТ заведите упаковки номенклатуры и отгружайте в упаковках. В БП количество мест проще поправить в печатной форме перед печатью.

Печать в трёх экземплярах и передача накладной

По Правилам перевозок транспортная накладная составляется в трёх экземплярах-оригиналах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

1. В форме печати укажите количество копий — 3.
2. Распечатайте и проверьте, что каждая копия на своём листе; ТН обычно занимает 2–3 страницы, лучше печатать с двух сторон.
3. Подпишите со стороны грузоотправителя и передайте два экземпляра водителю.
4. Ваш экземпляр после погрузки подшейте к реализации.
5. Подписанный получателем экземпляр перевозчик возвращает отправителю, если так прописано в договоре — это подтверждение доставки.

Электронная транспортная накладная

Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) допускает электронную ТН. Её подписывают квалифицированной электронной подписью и передают через информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) с участием оператора.

В типовых конфигурациях 1С электронная ТН отправляется через сервис 1С-ЭДО при подключённом операторе, поддерживающем ЭПД. Для этого в базе нужен отдельный документ транспортной накладной, а не только печатная форма из реализации: участники подписывают свои титулы по очереди.

Чем транспортная накладная отличается от ТОРГ-12 и УПД

Путаница возникает из-за похожих названий: «товарная» и «товарно-транспортная», «транспортная». Разница в предмете документа.

ТН не заменяет УПД, а УПД не заменяет ТН. При доставке перевозчиком обычно нужны оба: УПД — для учёта у покупателя, ТН — для перевозки и подтверждения расходов на доставку.

Товарно-транспортная накладная 1-Т — это отдельная форма, исторически используемая в основном для перевозок с повременной оплатой и в строительстве. Для обычной доставки товаров сейчас применяют форму ТН по Правилам перевозок.

Нужна ли ТН, если возите своей машиной

ТН подтверждает договор перевозки. Если организация везёт свой товар своим транспортом и своим водителем, договора перевозки между сторонами нет. На практике водителю всё равно выдают путевой лист и отгрузочные документы, а многие компании дополнительно печатают ТН для подтверждения расходов на транспорт. Уточните требования к документам у покупателя: ряд торговых сетей принимает груз только с ТН.

Как исправить или отменить транспортную накладную

Порядок зависит от того, где ошибка и успела ли машина уехать.

Машина ещё не уехала. Исправьте исходные данные: карточку контрагента, вес в номенклатуре, грузополучателя в реализации. Перепроведите документ и распечатайте ТН заново. Старые экземпляры уничтожьте.

Ошибка обнаружена после отправки. В бумажной ТН исправления вносят зачёркиванием с подписью лица, внёсшего исправление, и датой. Если изменились условия перевозки (например, переадресовка груза), это отражают в соответствующем разделе накладной, а не печатают новую.

Перевозка отменена. Если в базе есть отдельный документ ТН или задание на перевозку — пометьте его на удаление или отмените проведение. Реализацию трогать не нужно, если отгрузка состоялась другим способом.

Электронная ТН. Подписанный титул удалить нельзя: изменения и аннулирование проходят через обмен документами с другими участниками перевозки по правилам оператора.

Как ускорить оформление транспортных накладных

Когда ТН печатают десятками в день, ручная доводка каждой формы съедает время. Что работает:

• ⚙️ Задание на перевозку как центр рейса (УТ, ERP). Машина и водитель указываются один раз на рейс, ТН для всех получателей печатаются пакетом.
• 📦 Весогабаритные характеристики у всей номенклатуры. Один раз заполнить — и масса считается без правок.
• 🗂 Перевозчики и машины в справочниках, а не в печатной форме. Всё, что вписано в табличный документ руками, при перепечатке пропадёт.
• 🖨 Пакетная печать из списка. В списке реализаций выделите несколько документов и вызовите Печать — 1С сформирует накладные одним табличным документом.
• 🧩 Доработка печатной формы расширением. Если покупатель или перевозчик требует дополнительные реквизиты, их добавляют в расширение конфигурации, а не в типовой макет. Тогда обновление не сотрёт изменения.
• 📨 Переход на электронную ТН при частых рейсах с одним перевозчиком: нет бумажных экземпляров, которые нужно возвращать и подшивать.

Ошибки, из-за которых ТН возвращают

Частые вопросы