Последний день сотрудника в 1С:ЗУП — приказ, расчёт, ЕФС-1 и проводки

Чтобы оформить увольнение в 1С:ЗУП 3.1, откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, последний рабочий день и основание по статье ТК РФ. Программа сама посчитает зарплату за месяц, компенсацию за неиспользованный отпуск и НДФЛ, а из документа печатаются приказ Т-8 и записка-расчёт Т-61.

Деньги нужно выплатить в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Поэтому расчёт выплачивают межрасчётной ведомостью, не дожидаясь конца месяца. Дальше — порядок действий от проверки данных до отражения в бухгалтерии и сдачи ЕФС-1.

1. Что проверить до оформления увольнения

Кривые расчёты при увольнении чаще рождаются не в самом документе, а раньше. Перед оформлением пройдитесь по списку.

• 📅 Табель и отклонения. Больничные, отпуска, прогулы за месяц увольнения должны быть введены заранее. Документ, введённый после увольнения, придётся исправлять задним числом.
• 🏖️ Остатки отпусков. Сформируйте отчёт по остаткам отпусков в разделе Кадры → Кадровые отчеты. Сверьте количество дней с личной карточкой: ошибка в дате приёма или в праве на дополнительный отпуск даст неверную компенсацию.
• 💰 Расчёт прошлого месяца. Зарплата за предыдущий месяц должна быть начислена. Иначе средний заработок посчитается без последнего месяца.
• 📄 Более поздние документы. Если на дни после увольнения уже введены отпуск, командировка или перевод, их нужно отменить. ЗУП не даст спокойно провести увольнение поверх более поздних кадровых событий.
• 🧾 Займы, исполнительные листы, удержания. Посмотрите, что ещё удерживается из зарплаты. Остаток займа и алименты считаются в документе увольнения.

2. Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП 3.1

Где создать

Как заполнить документ

1. Организация и сотрудник. Если у работника есть внутреннее совместительство, увольняйте каждое рабочее место отдельно. В справочнике это разные «сотрудники».
2. Дата увольнения. Это последний рабочий день. Не следующий день и не дата заявления. Именно она попадёт в Т-8 и в сведения для ЕФС-1.
3. Основание увольнения. Выберите статью и пункт ТК РФ из справочника. Например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию, п. 1 ч. 1 ст. 77 — по соглашению сторон. Формулировка уйдёт в приказ и в электронную трудовую книжку.
4. Документ-основание. Укажите заявление работника или соглашение с датой и номером. Это печатается в приказе.
5. Компенсация отпуска. ЗУП подставляет число дней по остаткам. Если остаток отрицательный (отпуск отгулян авансом), программа предлагает удержать за эти дни.
6. Расчёт зарплаты. Если включён флажок расчёта зарплаты, документ сам начислит зарплату за отработанные дни месяца увольнения. Оставляйте его включённым почти всегда.
7. Выплата. Выберите выплату в межрасчётный период, чтобы отдать расчёт в день увольнения отдельной ведомостью.

Затем пересчитайте документ, если суммы не обновились сами. Проверьте вкладки начислений, удержаний и НДФЛ и проведите документ.

3. Компенсация, выходное пособие и удержания при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация положена за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ). При стандартных 28 днях в год за каждый отработанный месяц набегает 2,33 дня. Месяц, отработанный наполовину и больше, округляется до полного.

Средний дневной заработок считают по Положению № 922: заработок за 12 месяцев делят на 12 и на 29,3. Неполные месяцы пересчитываются по календарным дням.

Пример. Заработок за 12 месяцев — 703 200 руб., все месяцы отработаны полностью.

• Средний дневной: 703 200 / 12 / 29,3 = 2 000 руб.
• Неиспользованных дней: 11,67.
• Компенсация: 2 000 × 11,67 = 23 340 руб.

Если цифра в документе другая, откройте расшифровку среднего заработка прямо из строки начисления. Обычно туда не попала премия или неверно учтён период болезни.

Удержание за отпуск, отгулянный авансом

Если сотрудник отгулял больше, чем заработал, излишне выплаченные отпускные удерживают (ст. 137 ТК РФ). Ограничения:

• 📉 общая сумма удержаний с одной выплаты — не больше 20% (ст. 138 ТК РФ);
• 🚫 при ряде оснований не удерживают вовсе: сокращение, ликвидация, призыв на военную службу, отказ от перевода по медицинскому заключению и другие, перечисленные в ст. 137.

В ЗУП удержание появляется само, если остаток отпуска отрицательный. При «защищённом» основании проверьте, что строка удержания не начислилась, и при необходимости уберите её.

Выходное пособие

При ликвидации и сокращении работнику платят выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ). При ряде других оснований — в размере двухнедельного заработка. Трудовой договор или соглашение может установить сумму больше.

Для налогов важен лимит. Выходное пособие и компенсация руководителям не облагаются НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, для районов Крайнего Севера — шестикратного (п. 3 ст. 217 и ст. 422 НК РФ). Сумма сверх лимита облагается. ЗУП делит её сама, если вид начисления настроен правильно.

4. Выплата расчёта и печатные формы при увольнении

Выплата в день увольнения

1. На основании проведённого документа создайте ведомость на выплату: в банк, на карту или в кассу. Ведомости также доступны в разделе Выплаты.
2. Проверьте сумму к выплате: начисления минус НДФЛ и удержания.
3. Проведите ведомость. НДФЛ считается удержанным в момент выплаты, а перечисляется в общем порядке через ЕНП.

Какие документы распечатать

Справку о заработке по форме 182н не используйте: её отменили с 2023 года. Сейчас выдают справку о сумме заработка по действующей форме Социального фонда. Напомним, что с 2023 года ФСС объединён с ПФР в СФР.

5. Сведения об увольнении в ЕФС-1

Прекращение трудового договора отражают в ЕФС-1, в подразделе о трудовой деятельности. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Порядок в ЗУП:

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте новые сведения. Программа подберёт зарегистрированные мероприятия, в том числе проведённое увольнение.
3. Проверьте формулировку основания и реквизиты приказа.
4. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для другой системы сдачи.

6. Как увольнение отражается в бухгалтерском учёте

В ЗУП проводки формирует документ «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц. Его создают после итогового начисления и передают в 1С:Бухгалтерию синхронизацией.

Типичные проводки

Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного в начислении, подразделении или карточке сотрудника. Если в Бухгалтерии компенсация легла не на тот счёт, исправьте способ отражения в ЗУП, а не проводки в БП.

Если кадры ведутся в 1С:Бухгалтерии 3.0

В небольших организациях кадровый учёт ведут прямо в БП. Тогда увольнение оформляют в разделе Зарплата и кадры → Кадровый учет, а зарплату и компенсацию за месяц увольнения считает документ «Начисление зарплаты». Возможностей меньше, чем в ЗУП. Сложные случаи — пособие сверх лимита, удержания по исполнительным листам — в БП лучше пересчитать вручную.

Закрытие месяца

1. Сделайте итоговое «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. Уволенного сотрудника в нём с повторными начислениями быть не должно: его расчёт уже сделан документом увольнения.
2. Проведите «Отражение зарплаты в бухучете».
3. Синхронизируйте данные с Бухгалтерией и сверьте обороты по счёту 70 по уволенному. На конец месяца сальдо должно быть нулевым.

7. Ошибки при увольнении в 1С и как их исправить

Частые вопросы об увольнении сотрудника в 1С