Как вернуть неизрасходованный аванс подотчётника в 1С 8.3

Остаток неизрасходованного аванса подотчётник возвращает в кассу или на расчётный счёт организации, а бухгалтер проводит возврат документом Поступление наличных (проводка Дт 50.01 Кт 71.01) либо Поступление на расчётный счёт (Дт 51 Кт 71.01). Основание — авансовый отчёт, где видно, сколько выдали и сколько реально потратили.

Подотчётные расчёты ведут в 1С:Бухгалтерии на счёте 71. В зарплатной базе 1С:ЗУП счёта 71 и кассовых документов нет, поэтому возврат оформляют именно в бухгалтерской программе. Ниже — как это сделать в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, какими документами, в какие сроки и что будет с НДФЛ и взносами.

Откуда берётся возврат и в какой срок его оформить

Работнику выдали деньги на хозяйственные нужды или командировку. Он отчитался авансовым отчётом, приложил чеки и накладные — а часть суммы осталась. Эту разницу он и возвращает.

Пример: выдали 10 000 ₽, по авансовому отчёту подтверждённые расходы — 7 500 ₽. К возврату 2 500 ₽.

Срок жёсткий. По Указанию Банка России № 3210-У сотрудник обязан отчитаться и вернуть остаток в течение трёх рабочих дней после дня, на который выданы деньги, или после выхода на работу из командировки. Конкретный срок, на который выдаётся аванс, устанавливает руководитель приказом или в заявлении на выдачу.

Автоматически «зачесть» остаток в счёт следующего аванса нельзя: по кассовым правилам новые деньги выдают, когда прежняя задолженность погашена. Поэтому практичнее вернуть остаток, а при необходимости тут же выдать новый аванс отдельным документом — тогда и расчёты по счёту 71 остаются прозрачными.

Возможна и обратная ситуация — перерасход: работник потратил больше, чем получил. Тогда возвращает не он, а организация доплачивает ему разницу (Дт 71 Кт 50/51). Это не возврат подотчёта, но путают их часто, поэтому держите в голове направление движения по счёту 71.

Направление возврата зависит от того, как выдавали аванс:

Жёсткого правила «как выдали, так и верни» в законе нет — работник вправе внести остаток наличными, даже если аванс получал на карту. Важен не способ, а чтобы сумма дошла до организации и закрыла долг по счёту 71.

Какими документами оформить возврат

Отдельного «документа на возврат» в законе нет — хватает связки из двух бумаг:

• 📄 Авансовый отчёт — фиксирует сумму расхода и остаток к возврату. Без него непонятно, сколько работник должен вернуть.
• 🧾 Приходный кассовый ордер (КО-1) — если возврат наличными в кассу. Формируется автоматически при проведении документа в 1С.
• 🏦 Платёжное поручение или объявление на взнос наличными — если работник вносит остаток на расчётный счёт сам.

Авансовый отчёт в 1С 8.3 создают в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты. На закладке с полученными авансами выбирают документ выдачи, на остальных закладках вносят подтверждённые расходы. Программа сама считает разницу: если выдано больше, чем потрачено, в подвале документа появляется остаток — это и есть сумма к возврату.

Отдельное заявление или распоряжение на возврат оформлять не нужно: обязанность вернуть остаток уже следует из того, что деньги были выданы под отчёт.

Проследите, чтобы дата возврата не была раньше даты авансового отчёта. Иначе по счёту 71 на момент возврата ещё не будет обязательства, и сумма «повиснет» некорректным сальдо.

Возврат наличными в кассу: шаги в 1С 8.3

Самый частый случай — работник приносит деньги в кассу.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Поступление (создаётся документ Поступление наличных).
3. В поле Вид операции выберите Возврат от подотчётного лица.
4. Укажите Подотчётное лицо — того же сотрудника, что получал аванс.
5. В поле Сумма поставьте остаток — в нашем примере 2 500 ₽.
6. Проверьте Счёт учёта — 50.01 (касса организации).
7. Проведите документ кнопкой Провести.

После проведения 1С сформирует проводку:

Дт 50.01 Кт 71.01 — 2 500,00 — возврат неизрасходованного аванса

Печатную форму ордера КО-1 вызывает кнопка Печать в самом документе — отдельно создавать ПКО не нужно.

Возврат на расчётный счёт: как провести в программе

Если сотрудник вносит остаток через банк (на счёт или картой на расчётный счёт организации), оформляют другой документ.

1. Загрузите банковскую выписку: Банк и касса → Банковские выписки.
2. По строке поступления нажмите Поступление (документ Поступление на расчётный счёт).
3. В поле Вид операции выберите Возврат от подотчётного лица. Если в вашем релизе такого вида нет, подойдёт Прочее поступление с ручным указанием счёта 71.01 в поле счёта расчётов.
4. Укажите подотчётное лицо и сумму остатка.
5. Проведите документ.

Проводка:

Дт 51 Кт 71.01 — 2 500,00 — возврат остатка на расчётный счёт

Так же оформляют возврат, когда аванс выдавали перечислением на зарплатную или личную карту сотрудника. Работник переводит остаток обратно на счёт организации (по реквизитам или через СБП), а вы ловите поступление в выписке. Чтобы программа не приняла его за оплату от покупателя, заранее попросите указать в назначении платежа «возврат неизрасходованного аванса по авансовому отчёту». Способ выдачи на оформление возврата не влияет: при желании работник вправе внести остаток и наличными в кассу.

Что делать с подотчётом при увольнении

Если сотрудник увольняется, а за ним числится незакрытый аванс, остаток нужно вернуть или удержать до выдачи окончательного расчёта. Порядок такой:

1. Проведите авансовый отчёт по уже понесённым расходам — закройте то, что подтверждено чеками.
2. По оставшемуся долгу работник вносит деньги в кассу или на счёт — тогда возврат оформляется обычным документом.
3. Если вернуть деньгами он не готов, сумму можно удержать из расчёта при увольнении по ст. 137 ТК РФ (с учётом ограничения по размеру удержания из ст. 138 ТК РФ) — но только с письменного согласия работника с суммой и основанием.

Удержать больше установленного предела из одной выплаты нельзя даже с согласия работника. Если долг превышает лимит, остаток либо вносится деньгами, либо взыскивается отдельно.

Как проверить, что подотчёт закрыт

После возврата сальдо по сотруднику на счёте 71 должно обнулиться. Проверяют это стандартными отчётами.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 71.01 и разверните по субконто Работники организаций. Нулевое сальдо на конец периода по сотруднику — значит, расчёт закрыт.
• Карточка счёта 71 по конкретному работнику покажет всю цепочку: выдача аванса → авансовый отчёт → возврат остатка.

Если после возврата по сотруднику осталось дебетовое сальдо — где-то не хватает авансового отчёта либо сумма возврата меньше остатка. Кредитовое сальдо означает перерасход, который организация ещё не компенсировала.

Раз в год, при инвентаризации расчётов перед составлением отчётности, незакрытые подотчёты всплывают в акте инвентаризации по счёту 71. Это удобный момент, чтобы разобрать «зависшие» авансы: собрать недостающие авансовые отчёты, оформить возвраты или принять решение об удержании. Чем дольше висит остаток, тем выше риск, что при проверке его признают доходом работника.

НДФЛ и страховые взносы: когда возврат влияет на налоги

Сам по себе возврат неизрасходованного аванса — не доход работника. НДФЛ и страховые взносы с возвращённой суммы не начисляются: сотрудник отдаёт чужие деньги, а не получает своё.

Налоговые последствия возникают в другом случае — когда работник не вернул остаток и не отчитался в срок:

• Если организация удержала долг из зарплаты (по ст. 137 ТК РФ, не позднее месяца со дня окончания срока возврата и с согласия работника) — дохода нет.
• Если долг не удержали и фактически простили — невозвращённая сумма становится доходом работника. С неё придётся исчислить НДФЛ и начислить страховые взносы.

Момент, когда невозвращённый подотчёт превращается в доход, определяется не датой выдачи, а тем, когда организация отказалась от взыскания: истёк срок на удержание из зарплаты, принято решение простить долг или долг списан как безнадёжный. До этого сумма остаётся задолженностью работника, а не его доходом, и облагать её рано.

В 1С такой доход не возникает «сам собой» из сальдо по счёту 71 — его начисляют отдельной операцией в зарплатном контуре. Поэтому держите счёт 71 закрытым: это избавляет от ручных начислений НДФЛ и споров с проверяющими.

Напомним: с 2023 года взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС), но на сам порядок учёта возврата это не влияет.

Частые ошибки при оформлении возврата

• ❌ Возврат провели без авансового отчёта. Сумма возврата есть, а обязательства по счёту 71 нет — появляется искажённое сальдо. Сначала авансовый отчёт, потом возврат.
• ❌ Перепутали вид операции. Поступление на счёт определили как оплату от покупателя — деньги ушли на счёт 62, а подотчёт так и висит на 71.
• ❌ Вернули не тому субконто. Указали другого сотрудника — у одного задолженность не закрылась, у второго появилось лишнее кредитовое сальдо.
• ❌ Сумма возврата не бьётся с остатком. Округлили или взяли сумму из чека вместо остатка по отчёту. Сверяйтесь с авансовым отчётом до копейки.
• ❌ Пропустили срок. Возврат позже трёх рабочих дней — риск претензий по кассовой дисциплине и признания суммы доходом работника.

Частые вопросы