Исполнение обязанностей отсутствующего коллеги в ЗУП 3.1: приказ, доплата, окончание

Замещение в 1С ЗУП 3.1 оформляют документом «Совмещение должностей»: в нём указывают сотрудника-заместителя, должность или отсутствующего коллегу, даты начала и окончания и размер доплаты. После проведения доплата сама попадает в «Начисление зарплаты» за каждый месяц замещения. Если человека полностью освобождают от своей работы и переводят на место отсутствующего, это уже не совмещение, а временный перевод — его оформляют документом «Кадровый перевод».

Типичная ситуация: главный бухгалтер уходит в отпуск на две недели, её обязанности приказом возлагают на заместителя с доплатой 30% оклада. Кадровик проводит один документ в 1С, а расчётчик в конце месяца видит в расчётном листке строку доплаты ровно за дни замещения.

Совмещение или временный перевод: что выбрать до оформления в 1С

От выбора вида замещения зависит, каким документом его вносить и как программа посчитает зарплату. Трудовой кодекс различает два режима.

📌 Как быстро определить свой случай:

• 🔹 сотрудник делает свою работу и часть чужой — совмещение;
• 🔹 сотрудник пересаживается на чужое место и свою работу не ведёт — временный перевод;
• 🔹 замещают руководителя только ради права подписи — это вопрос ответственных лиц в карточке организации, а не кадровый документ (об этом отдельный раздел ниже).

Настройки ЗУП 3.1 перед приказом о замещении

Документ совмещения доступен не во всех базах сразу. Если в разделе кадров его нет, включите его в настройках.

Шаг 1. Включить совмещение должностей

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке «Прочие начисления» установите флажок, который отвечает за совмещение должностей (доплаты за совмещение и исполнение обязанностей).
4. Нажмите ОК. Программа создаст начисление «Доплата за совмещение», если его ещё не было.

Шаг 2. Проверить начисление доплаты

Откройте Настройка → Начисления и найдите в списке «Доплата за совмещение». В карточке посмотрите:

• 🔸 формулу — доплата считается процентом от оклада или фиксированной суммой; если вам нужна «разница окладов», создайте отдельное начисление со своей формулой;
• 🔸 пропорциональность времени — по умолчанию доплата начисляется пропорционально отработанному в периоде замещения времени;
• 🔸 вкладку «Средний заработок» — доплата должна входить в базу среднего для отпускных и в базу пособий (п. 2 Положения № 922 прямо называет доплаты за совмещение и исполнение обязанностей);
• 🔸 налоги — НДФЛ с кодом дохода 2000, страховые взносы облагаются полностью.

Шаг 3. Проверить штатное расписание

Если в базе ведётся штатное расписание, замещаемая должность должна быть в нём. При совмещении сотрудник не занимает ставку отсутствующего, поэтому ставки не «съедаются». Для временного перевода, наоборот, на позиции должна быть свободная ставка — или программа предупредит о превышении.

Пошагово: как оформить замещение документом «Совмещение должностей»

Документ ищите в списке кадровых документов: Кадры → Все кадровые документы → Создать. В открывшемся перечне выберите «Совмещение должностей». Если перечень длинный, наберите «совмещ» в строке поиска формы.

1. Шапка документа

• Организация и дата документа — дата приказа о замещении.
• Сотрудник — тот, кто будет замещать.
• Дата начала и дата окончания — период исполнения обязанностей. Для отпуска основного работника период замещения совпадает с датами отпуска: если отпуск с 1 по 14 июля, замещение тоже с 1 по 14 июля.

2. Что совмещает сотрудник

Укажите, что именно поручено:

1. Выберите причину совмещения: исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, совмещение профессий, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работы.
2. Для исполнения обязанностей заполните отсутствующего сотрудника — того, кого замещают. По нему программа подставит должность.
3. Для совмещения без конкретного отсутствующего выберите совмещаемую должность (позицию штатного расписания).

3. Доплата

1. В поле начисления оставьте «Доплата за совмещение» или выберите своё.
2. Укажите размер: сумму в рублях или процент, как записано в приказе и соглашении с работником.
3. Если доплата задана разницей окладов, проверьте, что оклад отсутствующего сотрудника в базе актуален: формула берёт его на дату расчёта.

4. Проведение и печать

Нажмите Провести. Печатную форму приказа можно вывести из документа через Печать, но текст приказа о возложении обязанностей обычно правят под свою организацию — унифицированной формы для него нет. Письменное согласие работника 1С не формирует: его составляют отдельно и хранят в личном деле.

Как начисляется зарплата за замещение: примеры расчёта

После проведения документа доплата появляется в «Начислении зарплаты и взносов» за каждый месяц, на который приходится период замещения. Отдельно её вводить не нужно.

Пример 1. Процент от оклада

Оклад заместителя — 60 000 ₽, доплата — 30% собственного оклада, то есть 18 000 ₽ за полный месяц. В месяце 20 рабочих дней, замещение длилось 10 из них.

Доплата: 18 000 × 10 / 20 = 9 000 ₽.

Пример 2. Разница окладов

Оклад отсутствующего главного бухгалтера — 80 000 ₽, оклад заместителя — 60 000 ₽. Разница — 20 000 ₽ за полный месяц. Те же 10 рабочих дней из 20.

Доплата: 20 000 × 10 / 20 = 10 000 ₽.

Что влияет на сумму

• 🤒 Болезнь или отпуск самого заместителя в период замещения. Эти дни не отработаны, доплата за них не начисляется — программа уменьшит её по табелю.
• 📅 Переход через месяц. Замещение с 20 июня по 10 июля даст две доплаты: за июнь по дням с 20-го и за июль по 10-е включительно.
• 🔁 Изменение оклада. Если в период замещения проиндексировали оклады, доплата процентом или разницей окладов пересчитается с даты изменения.

Доплата входит в базу НДФЛ и страховых взносов, в расчёт среднего заработка для отпускных и командировочных, в базу пособий по больничным. На руки сотрудник получает доплату за вычетом 13% НДФЛ (или по прогрессивной ставке, если доход за год превысил порог).

Как оформить окончание замещения и изменить его срок

Замещение по документу заканчивается само в дату окончания. Ничего дополнительно проводить не надо, если основной работник вышел в срок.

Основной работник вышел раньше

Например, отпуск отозвали с 10 июля, а замещение было оформлено до 14 июля.

1. Откройте документ «Совмещение должностей».
2. Измените дату окончания на 9 июля.
3. Проведите документ повторно.

Если июль ещё не рассчитан — доплата сразу посчитается за правильный период. Если рассчитан и выплачен — программа зарегистрирует перерасчёт, и излишне начисленная доплата сторнируется в следующем месяце. Удержать переплату из зарплаты без согласия работника нельзя: это не счётная ошибка, поэтому заранее договоритесь с сотрудником или проведите корректировку до выплаты.

Замещение продлили

Основной работник ушёл на больничный сразу после отпуска. Нужен новый приказ (или дополнительное соглашение) о продлении. В 1С можно изменить дату окончания в существующем документе, но для прозрачности удобнее оформить новый документ на дополнительный период — тогда каждому приказу соответствует свой документ в базе.

Временный перевод

Для временного перевода дату окончания задают в самом «Кадровом переводе». В нужную дату сотрудник возвращается на прежнюю должность и оклад. Если основной работник вышел раньше, оформляют перевод на прежнее место с фактической даты выхода.

Особенности в ЗУП 3.1, КА, ERP и Бухгалтерии 3.0

Механизм замещения зависит от того, в какой программе ведётся зарплата.

Как быть в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 зарплатный блок упрощённый, документа совмещения в нём нет. Порядок:

1. Создайте начисление Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления с названием «Доплата за исполнение обязанностей», код дохода НДФЛ 2000, вид дохода для взносов — облагаемый полностью.
2. Посчитайте сумму доплаты за месяц вручную по табелю (формулы из примеров выше).
3. В документе «Начисление зарплаты» добавьте сотруднику строку с этим начислением и суммой.
4. Повторяйте в каждом месяце периода замещения.

Если замещения в организации частые, это повод перейти на ЗУП: ручной расчёт легко забыть в следующем месяце.

Замещение руководителя: право подписи

Когда директор в отпуске, документы подписывает исполняющий обязанности. В 1С за это отвечают ответственные лица организации: Справочники → Организации, карточка организации, раздел с подписями ответственных лиц. Там задают сотрудника и дату, с которой он подписывает документы. После выхода директора добавляют новую запись с ним. Печатные формы на даты замещения выйдут с фамилией исполняющего обязанности.

Как замещение отражается в отчётности

Совмещение — это не кадровое мероприятие для сведений о трудовой деятельности, поэтому в ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности) его не показывают. Временный перевод тоже не отражают: в сведения попадает только постоянный перевод.

Отчёты 1С для сверки

• 🧾 Расчётный листок — видна строка доплаты, её период и сумма;
• 📊 Анализ начислений и удержаний — если нужно собрать все доплаты за совмещение по организации за квартал;
• 📋 список документов «Совмещение должностей» — с отбором по сотруднику проверяйте, не пересекаются ли периоды двух замещений у одного человека.

Частые вопросы по замещению сотрудника в 1С