Как включить транспортные расходы в себестоимость материалов при их поступлении в 1С:Бухгалтерии

Материалы в 1С:Бухгалтерии 3.0 приходуют документом Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД), а стоимость доставки добавляют к их себестоимости документом Покупки → Поступление доп. расходов. Там вы вводите сумму перевозки, выбираете способ распределения — по сумме или по количеству — и программа раскидывает её по позициям, формируя проводку Дт 10 Кт 60.01 на сумму ТЗР и Дт 19.04 Кт 60.01 на входной НДС.

Такой порядок прямо следует из ФСБУ 5/2019: затраты на доставку запасов до места использования входят в их фактическую себестоимость. То есть цена материала в карточке после оприходования должна вырасти на долю транспортных расходов. Ниже — два рабочих сценария (доставка от того же поставщика и от отдельного перевозчика), оба способа распределения с живым числовым примером и проверка результата по проводкам.

Почему доставку нельзя списать «просто в расходы»

Транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) — это не отдельная услуга, которую можно закрыть на счёт 26 или 44 и забыть. По ФСБУ 5/2019 запасы принимают к учёту по фактической себестоимости, а в неё входят все затраты на приобретение и доставку до места, где материал будут использовать.

Практический вывод простой:

• 📦 доставка увеличивает стоимость каждой единицы материала на счёте 10;
• 🧾 если списать перевозку напрямую в затраты, себестоимость материалов будет занижена, а финансовый результат — искажён;
• 📉 в налоговом учёте транспортные расходы на приобретение МПЗ тоже формируют их стоимость (ст. 254 НК РФ), так что расхождений между БУ и НУ по этой операции быть не должно.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» логика та же: стоимость материалов в книгу учёта доходов и расходов попадёт уже с долей доставки, отдельной строкой транспортные расходы не показывают. Поэтому даже упрощенцу важно провести доставку доп. расходом, а не услугой.

Отдельный случай — доставка собственным транспортом. Своя машина, топливо и зарплата водителя — это не доп. расходы от поставщика, а собственные затраты организации. Их собирают на счёте 23 или сразу на 10 по калькуляции и при желании тоже относят на себестоимость материалов, но уже бухгалтерской справкой Операции → Операции, введённые вручную, а не документом доп. расходов. Ниже речь о покупной доставке.

Есть два случая, которые путают чаще всего. В первом доставку выставляет сам поставщик материалов, во втором — сторонний перевозчик отдельным документом. Механика распределения одинаковая, различается только документ-основание и контрагент.

Сценарий 1: доставку выставил поставщик материалов

Поставщик привёз материалы и в той же накладной (или УПД) отдельной строкой добавил услугу доставки. Контрагент один, документов основания — тоже фактически один.

Порядок действий:

1. Оприходуйте материалы обычным документом Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции «Товары, услуги, комиссия». На вкладке Товары внесите номенклатуру, количество и цену без учёта доставки.
2. Проведите документ. Материалы встанут на счёт 10.01 по цене из накладной.
3. Создайте Покупки → Поступление доп. расходов. В шапке выберите того же поставщика и в поле документа-основания укажите только что проведённое поступление.
4. Введите сумму доставки и ставку НДС из строки услуги, выберите способ распределения и проведите.

Почему не объединить всё в одну накладную? Потому что на вкладке Услуги поле «Счета учёта» принимает затратный счёт (26, 44) и привязывает услугу к подразделению, а не к конкретным материалам. Распределить сумму по строкам товаров этот механизм не умеет.

Сценарий 2: доставку выполнил сторонний перевозчик

Материалы пришли от одного контрагента, а везла их транспортная компания, которая выставила собственный акт. Здесь два разных поставщика и два первичных документа.

1. Сначала оприходуйте материалы — документ поступления на поставщика товара, как в сценарии 1.
2. Акт перевозчика проведите документом Покупки → Поступление доп. расходов, но поставщика в шапке укажите транспортную компанию.
3. В табличной части через кнопку Заполнить подтяните номенклатуру из документа поступления материалов (его указывают в поле документа-основания). Можно собрать строки и из нескольких поступлений, если одна перевозка привезла материалы по разным накладным.
4. Сумму доставки и НДС возьмите из акта перевозчика.

Проверьте, что НДС по доставке принимаете к вычету только при наличии счёта-фактуры или УПД от перевозчика. Без него сумму доставки включают в себестоимость целиком, вместе с налогом.

Если перевозок было несколько по одной партии (например, довозили остаток), создают отдельный документ доп. расходов на каждый акт — и каждый раз распределяют свою сумму по тем же материалам. Себестоимость позиции при этом вырастет на обе доставки.

Документ «Поступление доп. расходов»: что заполнить

Это ключевой документ всей операции, поэтому разберём его поля по порядку.

Табличную часть не набивайте вручную. Укажите в шапке документ поступления материалов и нажмите Заполнить — строки с номенклатурой, количеством и суммой подтянутся сами. Останется ввести сумму доставки в поле «Сумма расхода».

Отдельно обратите внимание на колонку «Доп. расходы (НДС)» в строках: если нужно распределить расход неравномерно (одна позиция ехала дороже), сумму можно проставить вручную по каждой строке, не пользуясь автоматическим распределением.

Субсчёт НДС различается: 19.03 — «НДС по приобретённым МПЗ», 19.04 — «НДС по приобретённым услугам». Доставка — услуга, поэтому её налог идёт на 19.04. Это нормально, вычет по обоим субсчётам закрывается при формировании записей книги покупок.

Распределение по сумме или по количеству: что выбрать

Способ распределения задаётся один раз на весь документ и определяет, по какому признаку делится сумма доставки между позициями.

• 💰 По сумме — пропорционально стоимости строк. Чем дороже позиция, тем большая доля доставки на неё ляжет. Подходит, когда в накладной разные по цене материалы.
• ⚖️ По количеству — пропорционально количеству. Логично, когда груз однородный и затраты зависят от объёма, а не от цены.

Разберём на числах. Пришли две позиции:

Доставка — 5 200 ₽ без НДС.

Распределение по сумме. Доля доски — 50 000 / 52 000, гвоздей — 2 000 / 52 000:

• доска: 5 200 × 50 000 / 52 000 = 5 000 ₽;
• гвозди: 5 200 × 2 000 / 52 000 = 200 ₽.

Новая цена доски — (50 000 + 5 000) / 100 = 550 ₽/шт, гвоздей — (2 000 + 200) / 10 = 220 ₽/кг.

Распределение по количеству. Общее количество — 110 единиц (100 шт + 10 кг):

• доска: 5 200 × 100 / 110 = 4 727,27 ₽;
• гвозди: 5 200 × 10 / 110 = 472,73 ₽.

Видно, в чём ловушка: доска и гвозди измеряются в разных единицах (штуки и килограммы), а 1С складывает их в одно число 110. На однородной доставке дешёвые гвозди получили почти десятую часть транспортных расходов — это искажает себестоимость.

Проверка себестоимости и анализ проводок

После проведения обоих документов убедитесь, что доставка действительно села на счёт 10, а не повисла отдельно.

1. Откройте отчёт Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 10.01, разверните до номенклатуры. Количество осталось прежним, а сумма выросла на величину доставки — значит, себестоимость единицы пересчиталась.
2. Для построчного контроля откройте Отчеты → Анализ субконто с видом субконто «Номенклатура»: по каждой позиции видно поступление материалов и отдельной строкой — долю доп. расходов.
3. Проводки документа доп. расходов посмотрите кнопкой Дт/Кт (значок с зелёной надписью) в самом документе: ожидаемая запись — Дт 10.01 Кт 60.01 на распределённую сумму и Дт 19.04 Кт 60.01 на НДС.

Если на 10.01 сумма не изменилась, а появилась отдельная проводка на счёт 26 или 44 — доставку провели услугой, а не доп. расходом. Такой документ нужно пометить на удаление и переоформить.

Цена списания материалов в производство тоже пересчитается: при методе ФИФО или по средней программа возьмёт уже увеличенную себестоимость. Проверить её удобно отчётом Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 после проведения расхода.

Ещё один контрольный отчёт — Отчеты → Карточка счета по счёту 10.01 с отбором по нужному материалу. В хронологии видно сначала приход по накладной, затем строку доп. расходов той же номенклатуры: обе увеличивают сумму, а количество меняет только первая. Если строки доп. расходов в карточке нет, распределение не прошло — вернитесь к документу и проверьте, заполнена ли табличная часть и указана ли сумма расхода.

Когда материалы оприходованы и доставка распределена, НДС к вычету принимается записями книги покупок — вручную документ формировать не нужно, его создаёт помощник Операции → Закрытие месяца либо регламентная операция по НДС. После неё субсчета 19.03 и 19.04 по этой партии закроются в ноль.

Типичные ошибки при оприходовании материалов с доставкой

Здесь только то, что всплывает в проводках и отчётах, — без повтора шагов.

• ❌ Доставку закрыли на счёт 44 (26). Себестоимость материалов занижена, расход признан раньше времени. Исправление — убрать услугу из поступления, оформить доп. расходы.
• ❌ Доп. расходы провели без документа-основания. Табличная часть пустая, распределять нечего, проводка Дт 10 не формируется. Нужно указать поступление и нажать Заполнить.
• ❌ НДС по доставке приняли к вычету без счёта-фактуры перевозчика. Вычет неправомерен (ст. 172 НК РФ). Налог либо включают в стоимость, либо дожидаются документа.
• ❌ Распределение по количеству на разных единицах измерения. Доля доставки легла непропорционально — переключите на распределение по сумме и перепроведите.
• ❌ Доп. расходы ввели раньше поступления материалов. Остатков на счёте 10 ещё нет, распределять не на что. Сначала приходуют материалы, потом доставку.