Приход наличной валюты в кассу 1С Бухгалтерии: от курса ЦБ до переоценки

Чтобы оприходовать валюту в 1С Бухгалтерии 3.0, включите валютные операции в Главное → Функциональность, загрузите курс ЦБ на дату прихода и создайте приходный кассовый ордер в Банк и касса → Кассовые документы. В ордере выберите счёт валютной кассы 50.21 и валюту, укажите сумму в валюте. Рубли программа пересчитает по курсу на дату документа, а проводка получится вида Дт 50.21 Кт 71.21 (или другой счёт по виду операции).

Типичная ситуация: сотрудник вернулся из командировки в Казахстан или Турцию и сдаёт в кассу остаток — 150 долларов. Бухгалтер открывает ПКО, а поля валюты там нет. Или поле есть, но в рублёвом эквиваленте стоит та же сумма 150, потому что курс за этот день не загружен. Обе проблемы решаются настройкой, которую делают один раз.

Подготовка: валютный учёт, справочник валют и курсы

Без трёх настроек валютный ПКО либо не откроется, либо посчитает рубли неверно.

1. Включите валютные операции

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку «Банк и касса».
3. Поставьте флажок «Валютные операции».

После этого в кассовых и банковских документах появляется выбор валюты, а в плане счетов становятся доступны валютные субсчета.

2. Добавьте валюту в справочник

Справочник открывается через Справочники → Банк и касса → Валюты. Рубль там есть всегда, остальные валюты добавляют сами.

1. Нажмите кнопку подбора из классификатора.
2. Найдите валюту по коду или названию: USD (840), EUR (978), CNY (156) и т. д.
3. Отметьте её и нажмите выбрать — карточка заполнится сама: код, название, параметры прописи.

💡 Параметры прописи нужны для печатной формы ПКО: сумма прописью выводится в валюте («сто пятьдесят долларов США 00 центов»). Если валюту завели вручную, а не из классификатора, пропись может оказаться пустой.

3. Загрузите курсы

В списке валют есть команда загрузки курсов. Она берёт официальные курсы ЦБ через интернет -поддержку за выбранный период. Загрузите курсы хотя бы с начала месяца, в котором будет приход.

Чтобы курсы подтягивались каждый день без участия бухгалтера, проверьте, что подключена интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. При подключённой поддержке программа загружает курсы сама по расписанию.

Приходный кассовый ордер на валюту: пошагово

Документ один и тот же — «Поступление наличных» (ПКО). Отличается только счёт кассы и валюта.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Поступление — откроется новый ПКО.
3. Выберите вид операции. Для остатка командировочных — «Возврат от подотчетного лица».
4. Поставьте дату. Курс берётся именно на неё, поэтому дата документа = дате фактического прихода.
5. В поле счёта кассы выберите 50.21 «Касса организации (в валюте)». Рядом появится поле валюты — укажите USD, EUR или другую.
6. Заполните сумму в валюте: 150,00.
7. Выберите сотрудника (для подотчётного лица) и проверьте счёт расчётов — 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».
8. Заполните основание и приложение для печатной формы.
9. Нажмите Провести и закрыть.

Пример расчёта. Остаток вернули 14 октября, курс ЦБ на эту дату — 95,20 ₽ за доллар. Рублёвая оценка: 150 × 95,20 = 14 280 ₽. Именно эту сумму вы увидите в проводке рядом с валютной суммой 150 USD.

💡 Подотчётник получал валюту по одному курсу, а сдаёт остаток — по другому. Разница между ними не теряется: её покажет переоценка расчётов с подотчётным лицом и кассы при закрытии месяца.

Печать ордера и квитанции

Печатная форма ПКО в валюте — та же КО-1, только сумма в ней указана в валюте, а прописью — по параметрам прописи из карточки валюты. Распечатайте её из документа кнопкой Печать, подпишите у кассира и главного бухгалтера, отрывную квитанцию отдайте сотруднику.

Рублёвую оценку прихода ищите не в бланке, а в проводке документа и в оборотно-сальдовой ведомости.

Какие виды операций ПКО подходят для валюты

Поступление валюты от покупателя наличными в этой таблице нет намеренно. Расчёты резидента с нерезидентом по общему правилу идут через счета в уполномоченных банках, а валютные операции между резидентами по большей части запрещены (173-ФЗ). Поэтому реальная валютная касса организации — это почти всегда командировки.

Что проверить после проведения: проводки и движения

Откройте проведённый ПКО и нажмите кнопку просмотра движений документа (значок Дт/Кт в командной панели).

Что должно быть в проводке:

• 📌 Дебет — 50.21, субконто «Валюта»: USD.
• 📌 Кредит — 71.21, субконто: сотрудник.
• 💵 Валютная сумма — 150,00 и по дебету, и по кредиту.
• ₽ Сумма (рубли) — 14 280,00.

Если в колонке «Валютная сумма» пусто, значит, документ провели по рублёвому счёту кассы — 50.01. Это самая частая причина, почему остаток валюты потом не сходится.

Отчёты для сверки

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50.21. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, в настройках отметьте показатель «Валютная сумма» и детализацию по валютам. Остаток в валюте должен совпадать с пересчётом наличных в сейфе.
• Карточка счёта 71.21 по сотруднику. Видно, сколько валюты выдали, сколько он отчитал авансовым отчётом и сколько вернул. Ноль в валюте на конец — расчёты закрыты.
• Кассовая книга. По валютной кассе её ведут отдельно для каждой валюты. В отчёте Банк и касса → Кассовая книга выберите в настройках валютный счёт кассы и нужную валюту.

Доллар, евро, юань, иена: чем отличается учёт разных валют

Порядок оприходования одинаков для любой валюты. Отличия — в справочнике и в курсах.

Кратность курса. ЦБ устанавливает курс некоторых валют не за 1 единицу, а за 10 или 100. Например, японскую иену котирует за 100 иен. В карточке валюты есть поле кратности: при подборе из классификатора и загрузке курсов оно заполняется само. При ручном вводе курса поставьте кратность точно так же, как в котировке ЦБ, иначе рублёвая сумма вырастет или упадёт в 100 раз.

Валюта, которой нет в котировках ЦБ. Для неё в карточке выбирают другой способ установки курса:

• ✍️ ввод курса вручную — например, по курсу, указанному в договоре или справке банка;
• ➕ наценка на курс другой валюты — для внутренних «условных единиц».

Для бухучёта валютной кассы законный курс — официальный курс ЦБ на дату операции. Если ЦБ курс по валюте не устанавливает, его рассчитывают через курс этой валюты к доллару или евро (кросс-курс), как предусматривает ПБУ 3/2006.

Несколько валют в одной кассе. Счёт 50.21 один, валюты разделяет субконто «Валюта». Оприходуйте каждую валюту отдельным ПКО: в одном документе — одна валюта. Сотрудник вернул 100 долларов и 50 евро — значит, два ордера.

Рубли вместо валюты. Если сотрудник по возвращении сдаёт остаток не валютой, а рублями (сам обменял), это рублёвый ПКО на 50.01, а расчёт по 71.21 закрывают с учётом курсовой разницы. Смешивать в одном документе нельзя.

Переоценка валютной кассы и курсовые разницы

Рублёвая оценка валюты в кассе должна соответствовать текущему курсу. По ПБУ 3/2006 её пересчитывают на дату каждой операции и на отчётную дату, а для денежных средств допускается и пересчёт по мере изменения курса.

В 1С основная переоценка выполняется при закрытии месяца:

1. Откройте Операции → Закрытие месяца.
2. Выберите организацию и месяц.
3. Нажмите Выполнить закрытие месяца.
4. В списке регламентных операций найдите «Переоценка валютных средств» и откройте справку-расчёт, чтобы увидеть, какая разница получилась по каждой валюте.

Продолжим пример. На 31 октября в кассе остались те же 150 USD. Курс ЦБ на эту дату — 96,10 ₽.

• Новая оценка: 150 × 96,10 = 14 415 ₽.
• Было: 14 280 ₽.
• Разница: 14 415 − 14 280 = +135 ₽.

Проводки переоценки:

В налоговом учёте по прибыли положительная курсовая разница — внереализационный доход (ст. 250 НК РФ), отрицательная — внереализационный расход (ст. 265 НК РФ). Отдельно ничего настраивать не нужно: 1С формирует суммы и для БУ, и для НУ одной проводкой.

Проверить сумму разницы до закрытия месяца можно на калькуляторе:

Ошибки при оприходовании валюты и как их исправить

Большинство проблем видны уже в проводке ПКО. Найдите свой симптом:

Если в закрытом периоде меняете дату или счёт ПКО — после исправления повторите закрытие месяца. Иначе переоценка останется посчитанной по старым данным, и разница «повиснет» на 50.21 или 71.21.

Если остаток всё равно не сходится

• 🔍 Сформируйте карточку счёта 50.21 с отбором по валюте за весь период с первого прихода. Ищите документ, где валютная сумма есть только с одной стороны.
• 🔍 Проверьте авансовый отчёт сотрудника: валюта в нём должна совпадать с валютой выдачи, иначе 71.21 не закроется.
• 🔍 Сравните курсы в регистре курсов с официальными за даты операций. Ручная правка курса задним числом меняет оценку всех документов после перепроведения.

Частые вопросы