Проверка складских остатков в 1С: отчёты, карточка товара и резервы

Самый быстрый путь: в 1С:Бухгалтерии откройте Склад → Остатки товаров, в 1С:Управление торговлей — Склад и доставка → Отчёты по складу → Остатки и доступность товаров. Отчёт покажет количество по каждой номенклатуре в разрезе складов на нужную дату.

Но «остаток» бывает разным. Есть физический остаток на складе, есть свободный (за вычетом резервов под заказы), есть остаток по конкретной серии или сроку годности. Для продавца важен свободный, для инвентаризации — физический, для партионного товара — остаток по серии. Ниже — где смотреть каждый из них и как не перепутать цифры.

Отчёт по остаткам товаров — основной инструмент

Складской отчёт отвечает на вопрос «сколько чего лежит» точнее всего, потому что берёт данные напрямую из регистра остатков, а не из бухгалтерских проводок.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) откройте раздел Склад → Остатки товаров. В шапке задайте дату (по умолчанию — текущая) и при необходимости склад. Кнопка Сформировать строит таблицу: номенклатура, склад, количество, сумма.

В 1С:Управление торговлей 11 отчётов по складу больше. Базовый — Склад и доставка → Отчёты по складу. Там есть:

• 📦 Остатки и доступность товаров — количество в наличии, в резерве и доступное к продаже.
• 📋 Ведомость по товарам на складах — остаток на начало, приход, расход, остаток на конец за период.
• 🔍 Остатки товаров — простой срез по складам на дату.

Пути к базовому отчёту различаются по конфигурациям:

Отдельно стоит знать про отчёт «Остатки и обороты» — он универсальный и показывает не только, сколько лежит сейчас, но и как остаток менялся: что было на начало периода, сколько пришло и ушло, что осталось на конец. Это удобнее простого среза, когда нужно понять движение товара, а не только текущую цифру. В БП 3.0 он доступен из раздела Отчёты, в УТ 11 — в блоке отчётов по складу.

Настройка отбора и группировки

Любой складской отчёт в «Такси» настраивается через кнопку Настройки (или Показать настройки). Полезные приёмы:

1. Отбор по складу — чтобы видеть только один склад, добавьте отбор Склад = Основной.
2. Группировка по номенклатуре и складу — меняет порядок строк: сначала товар, внутри — склады, или наоборот.
3. Скрыть нулевые строки — включите отбор Количество > 0, иначе список забивают позиции с нулём.
4. Дополнительные поля — выведите цену, характеристику или единицу измерения.

Настроенный вид сохраняется: кнопка Сохранить вариант отчёта. В следующий раз выбираете его из списка и не настраиваете заново.

Остаток по одной позиции прямо из карточки

Когда нужна не вся номенклатура, а одна позиция, не стройте общий отчёт — смотрите из карточки товара.

Откройте справочник номенклатуры (Справочники → Номенклатура в БП, НСИ → Номенклатура или раздел Склад в УТ), найдите товар. В форме элемента есть команда для отчётов по этой позиции — в разных релизах она называется по-разному, ищите в командной панели карточки кнопку с отчётами или ссылку «Остатки». Отчёт сразу отфильтрован по выбранному товару.

Ещё быстрее — через подбор в документе (см. раздел ниже): открываете форму подбора, находите позицию, остаток виден в отдельной колонке без формирования отчёта вообще.

Свободный остаток, резерв и доступное количество

Это место, где чаще всего путаются. Физически на складе лежит 100 штук, а продать можно только 30 — потому что 70 зарезервированы под заказы клиентов. Три цифры, которые нужно различать:

• В наличии — сколько физически на складе.
• В резерве — сколько забронировано под заказы, перемещения, сборки.
• Доступно (свободный остаток) — то, что можно продать: в наличии минус резерв.

В 1С:Управление торговлей эти колонки показывает отчёт Склад и доставка → Отчёты по складу → Остатки и доступность товаров. Там же видно ожидаемое поступление — товар в пути по заказам поставщикам.

Формула простая, проверьте на своём примере:

В наличии:    100
В резерве:     70
Доступно:      30   (100 − 70)

Резерв возникает, когда в заказе клиента для строки указано действие «Отгрузить» или «Резервировать по мере поступления» и склад учитывает резервы. Если резерв «завис» (заказ давно закрыт, а бронь осталась), свободный остаток будет занижен — ищите причину в заказах клиентов со статусом «К обеспечению».

Чтобы понять, под какие именно заказы ушёл товар, постройте отчёт по резервам или откройте список заказов клиентов с отбором по этой номенклатуре. Каждая строка резерва привязана к конкретному заказу — сняв или закрыв лишние заказы, вы вернёте товар в свободный остаток. Делать это стоит аккуратно: снятие резерва с действующего заказа означает, что товар может уйти другому покупателю.

Помимо наличия и резерва, в УТ есть механизм обеспечения потребностей — он сопоставляет заказы клиентов с остатками и заказами поставщикам и подсказывает, что нужно докупить. Если вам важно не просто «сколько есть», а «хватит ли под все обязательства», смотрите рабочее место по обеспечению, а не только складской остаток.

Как увидеть остаток в документе продажи

При выписке реализации или заказа клиента остаток удобнее смотреть не отдельным отчётом, а прямо в форме подбора — так вы сразу видите, хватает ли товара.

В документе Реализация (акты, накладные) или Заказ клиента нажмите Подбор (кнопка над табличной частью товаров). Откроется форма подбора номенклатуры. В ней:

1. Найдите товар через поиск или по иерархии групп.
2. Включите показ остатков — в форме подбора есть флажок или колонка Остаток (в УТ 11 — колонка с доступным количеством по складу документа).
3. Если остатка не хватает, система подсветит дефицит или не даст зарезервировать больше, чем доступно.

Склад, по которому считается остаток в подборе, берётся из шапки документа. Поменяли склад в документе — остатки в подборе пересчитаются под него.

Если продаёте с нескольких складов, удобнее включить в форме подбора показ остатков по всем складам сразу — тогда видно, где товар есть, и можно переместить его на нужный склад перед отгрузкой. В заказе клиента та же форма дополнительно показывает, что уже зарезервировано, а что доступно свободно, — это помогает не пообещать покупателю то, чего нет.

Остатки по сериям и срокам годности

Для продуктов питания, медикаментов, маркированного товара важен остаток не просто «по номенклатуре», а по конкретной серии и её сроку годности. Чтобы такие остатки появились, учёт по сериям должен быть включён.

Учёт по сериям задаётся на уровне вида номенклатуры или самой номенклатуры: в карточке включается политика учёта серий (например, «учитывать при списании», «по срокам годности»). Пока флажок не стоит, серий в остатках не будет — программа хранит только общее количество.

Когда учёт по сериям включён:

• в приходных документах указывается серия и её срок годности;
• в отчёте по складу можно добавить группировку /отбор по серии через Настройки;
• при отгрузке по методу FEFO (first expired — first out) система предлагает сначала серии с ближайшим сроком годности.

Чтобы увидеть остатки в разрезе серий, откройте складской отчёт и в настройках добавьте поле Серия в группировки. Для контроля сроков годности выведите реквизит серии со сроком и отсортируйте по нему — так видно, что скоро просрочится.

На практике учёт по сериям включают выборочно — только для тех групп товара, где он реально нужен (продукты, фармацевтика, маркировка). Для остального ассортимента серии не ведут, чтобы не усложнять ввод документов: каждая серия требует указания при каждом приходе и расходе. Поэтому в одной базе часть номенклатуры будет с остатками по сериям, а часть — только с общим количеством. Это нормально и зависит от настройки конкретного вида номенклатуры.

Для маркированного товара остаток по кодам маркировки отслеживается отдельно — через механизм учёта кодов и обмен с системой «Честный знак»; складской отчёт по сериям и остаток по маркировке это разные вещи, не путайте их.

Частые ошибки при проверке остатков

Разберём, из-за чего цифры «не бьются», когда с отчётом всё в порядке.

Непроведённые документы. Отчёт считает только проведённые документы. Поступление создано, но не проведено — товара в остатках нет. Проверьте журнал документов на наличие серых (непроведённых) строк.

Неверная дата отчёта. Остаток строится на дату из шапки. Поставили вчерашнюю дату — сегодняшние поступления не попадут. Для «прямо сейчас» ставьте текущую дату и время.

Путаница склада и организации. В базе несколько складов или организаций — а в отчёте стоит отбор по одному. Товар лежит на другом складе, отчёт показывает ноль. Снимите отбор или проверьте, по какому складу смотрите.

Свободный остаток принят за физический. В УТ колонка «Доступно» меньше, чем «В наличии», на величину резервов. Это не недостача — товар забронирован под заказы.

Отрицательный остаток. Если в настройках разрешено списание при отсутствии товара, отчёт может показать минус. Это признак пересортицы или неправильной последовательности документов — нужна инвентаризация и восстановление последовательности (Операции → Закрытие месяца или перепроведение документов ). Минус по одной позиции и плюс по похожей часто означают пересортицу: товар оприходовали под одним наименованием, а списали под другим.

Единица измерения сбивает с толку. Приход в коробках, расход в штуках — а отчёт показывает цифру в базовой единице. Если число кажется странным, проверьте, в какой единице выводится остаток, и при необходимости приведите все документы к одной единице учёта.

Частые вопросы