Ищем черновики: отбор документов без проведения в списках 1С 8.3
Содержание
Чтобы отфильтровать непроведенные документы в 1С, откройте список нужных документов, в меню Ещё выберите команду настройки списка, на вкладке Отбор добавьте поле Проведен и поставьте значение «Нет» (флажок снят). Список сразу покажет только документы, которые записаны, но не проведены.
Механизм общий для платформы 8.3, поэтому одинаково работает в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях на интерфейсе «Такси». Найденные черновики можно провести пачкой прямо из списка или пометить на удаление, если они лишние.
Чем проведенный документ отличается от записанного
У любого документа в 1С есть два состояния после сохранения:
- 💾 Записан — данные лежат в базе, но в учёт не попали. Нет проводок, нет движений по остаткам, отчёты его не видят.
- ✅ Проведен — документ сформировал движения по регистрам: проводки, остатки товаров, взаиморасчёты, начисления.
За состояние отвечает служебный реквизит Проведен (Истина или Ложь). Он есть у каждого проводимого документа, его не нужно добавлять в конфигурацию. Рядом лежит второй служебный реквизит — ПометкаУдаления.
В списке состояние видно по значку в первой колонке:
| Значок | Что значит |
|---|---|
| Документ с зелёной галочкой | Проведен |
| Документ без галочки | Записан, не проведен |
| Документ с красным крестиком | Помечен на удаление |
Откуда берутся непроведенные документы
- 📝 Пользователь нажал «Записать» вместо «Провести и закрыть» — сохранил черновик и забыл.
- ⛔ При проведении выскочила ошибка: не хватило остатков, не заполнен счёт, стоит дата запрета изменения. Документ записался, но не провёлся.
- 🔄 Документ загружен обменом, из банк-клиента или из файла без автоматического проведения.
- ↩️ Кто-то отменил проведение, чтобы исправить документ, и не провёл обратно.
- 🗑️ Документ пометили на удаление. При установке пометки проведенный документ автоматически теряет проведение.
Последний пункт важен для фильтра: помеченные на удаление документы тоже имеют Проведен = Нет. О том, как их отделить, — ниже.
Быстрый просмотр в списке документов без настроек
Самый простой способ не требует отбора. Откройте список, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в Бухгалтерии 3.0, и отсортируйте по дате.
Дальше просмотрите первую колонку глазами. Документы без зелёной галочки и есть ваши непроведенные. На 30–50 документах за месяц это занимает минуту.
Когда документов сотни, глазами уже не справиться. Тогда помогают два приёма:
- Период списка. Кнопка с календарём (или команда установки периода в меню Ещё) сужает список до нужного месяца или квартала.
- Сортировка по колонке. Сортировкой непроведенные не собрать вместе — колонки «Проведен» в списке по умолчанию нет. Её можно вывести через настройку списка, и об этом следующий раздел.
Если кнопка периода в конкретном списке не видна, проверьте меню Ещё: в разных формах команда стоит в разных местах, но в документах с датой она есть почти всегда.
Настройка отбора непроведенных документов в форме списка
Это основной и самый надёжный способ. Он работает в любом списке документов любой типовой конфигурации на 8.3.
Пошагово
- Откройте список документов нужного вида.
- Нажмите Ещё и выберите команду настройки списка. Откроется окно с вкладками Отбор, Сортировка, Условное оформление, Группировка.
- На вкладке Отбор нажмите «Добавить новый элемент» или перетащите поле
Проведениз левой части окна в правую. - В колонке «Вид сравнения» оставьте «Равно».
- В колонке «Значение» оставьте флажок снятым — это и есть «Нет».
- Чтобы убрать из выборки помеченные на удаление, добавьте второе поле
Пометка удалениясо значением «Нет» (флажок снят). - Нажмите Завершить редактирование.
Над списком появится строка с текущим отбором. Её видно постоянно, поэтому вы не забудете, что список отфильтрован.
Отбор сохраняется в пользовательских настройках формы. Закрыли список, открыли через неделю — фильтр на месте. Если «пропали» документы, первым делом проверьте строку отбора над списком.
Как снять отбор
Нажмите крестик в строке отбора над списком. Или откройте ту же настройку списка и снимите флажки у строк отбора. Чтобы вернуть всё как было, в окне настройки есть команда стандартных настроек в меню Ещё.
Подсветить черновики вместо отбора
Иногда удобнее видеть весь список, но чтобы непроведенные бросались в глаза. Для этого есть вкладка Условное оформление:
- В настройке списка перейдите на вкладку Условное оформление и добавьте новый элемент.
- В поле «Оформление» задайте цвет текста, например красный.
- В поле «Условие» добавьте
Проведен= «Нет». - В поле «Оформляемые поля» оставьте пусто — тогда подсветится вся строка.
Теперь каждый новый черновик видно сразу, без отдельного отбора. Приём особенно хорош для банковских выписок и поступлений, которые прилетают из обмена.
Группировка по статусу
На вкладке Группировка добавьте поле Проведен. Список разделится на две свёрнутые группы: «Да» и «Нет». Удобно, когда нужно оценить объём: раскрыли группу «Нет» и сразу видите количество.
Поиск непроведенных по всем видам документов сразу
Отбор в одном списке закрывает один вид документа. А перед закрытием месяца нужен ответ на другой вопрос: что не проведено вообще, во всей базе за период.
Журналы документов
Журнал — это общий список нескольких видов документов. В Бухгалтерии 3.0 журналы стоят почти в каждом разделе: например, Банк и касса → Банковские выписки объединяет поступления и списания с расчётного счёта.
У журнала тоже есть служебные поля Проведен и Пометка удаления. Отбор настраивается так же, как в обычном списке: Ещё → настройка списка → вкладка Отбор → Проведен = «Нет».
Самый широкий журнал Бухгалтерии 3.0 — Журнал операций в разделе Операции. В него попадают документы, которые формируют проводки. Отбор Проведен = «Нет» плюс период «месяц» — и у вас список всего, что не попало в учёт.
Универсальный отчет
Универсальный отчет строит выборку по любому объекту базы, включая любой вид документа. Его используют, когда нужна таблица с колонками, итогами и выгрузкой в Excel.
Если отчёта нет в разделах, включите режим «Все функции»: меню с шестерёнкой → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”». Затем в главном меню откройте Все функции → Отчеты → Универсальный отчет.
- В поле типа объекта выберите «Документ».
- В поле объекта выберите вид документа, например «Поступление (акты, накладные, УПД)».
- Задайте период.
- Откройте Настройки и на вкладке Отборы добавьте
Проведен= «Нет». - В выбранных полях оставьте
Дата,Номер,Контрагент,Сумма документа,Ответственный. - Нажмите Сформировать.
Отчёт удобен, когда список нужно отдать коллеге: «вот 14 непроведенных поступлений, разберись до пятницы». Колонка Ответственный сразу показывает, кто автор черновика.
Запрос через консоль запросов
Для тех, кто работает с внешней обработкой «Консоль запросов», вот запрос, который собирает непроведенные документы нескольких видов в одну таблицу:
ВЫБРАТЬ
"Реализация" КАК ВидДокумента,
Р.Ссылка КАК Документ,
Р.Дата КАК Дата,
Р.Номер КАК Номер
ИЗ
Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Р
ГДЕ
НЕ Р.Проведен
И НЕ Р.ПометкаУдаления
И Р.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ
ВЫБРАТЬ
"Поступление",
П.Ссылка,
П.Дата,
П.Номер
ИЗ
Документ.ПоступлениеТоваровУслуг КАК П
ГДЕ
НЕ П.Проведен
И НЕ П.ПометкаУдаления
И П.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Дата
Блоки с ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ добавляйте под каждый вид документа, который нужно проверить. Параметр &КонецПериода задавайте концом дня, иначе документы последнего дня выпадут из выборки.
Запрос только читает данные и ничего не меняет в базе. Его можно смело запускать в рабочей базе.
Какой способ выбрать
| Способ | Когда подходит | Ограничения |
|---|---|---|
| Значки в списке | До 50 документов, быстрый взгляд | Только глазами, легко пропустить |
| Отбор в списке | Один вид документа, регулярная проверка | Только этот вид |
| Условное оформление | Нужно видеть всё, но черновики выделены | Не сокращает список |
| Журнал документов | Несколько видов из одного раздела | Не все виды входят в журнал |
| Универсальный отчет | Таблица для коллеги, выгрузка в Excel | Один вид за раз |
| Консоль запросов | Все виды за период одной таблицей | Нужна внешняя обработка и навык запросов |
Как провести найденные документы пачкой
Нашли 20 черновиков — не нужно открывать каждый. Список документов умеет проводить выделенные строки.
- Настройте отбор
Проведен= «Нет», как описано выше. - Выделите документы:
Ctrl+A— все,Ctrl+ щелчок — по одному,Shift+ щелчок — диапазон. - Нажмите кнопку Провести в командной панели списка (если её не видно — она есть в меню Ещё).
- Дождитесь окончания. Документы, которые провелись, исчезнут из отфильтрованного списка.
- Те, что остались, провестись не смогли. По ним 1С выведет сообщения внизу формы: что не так и в каком документе.
Проводите документы в хронологическом порядке. Если сначала провести продажу , а потом поступление того же товара, продажа может упасть с ошибкой нехватки остатков. Отсортируйте список по дате по возрастанию перед проведением.
Массовое проведение в закрытом периоде меняет проводки, на которых уже построены отчёты и закрытие месяца. Если период закрыт или отчётность сдана, сначала согласуйте с главным бухгалтером. После проведения задним числом в Бухгалтерии 3.0 нужно повторить закрытие месяца с этой даты.
Для перепроведения за период по всем видам документов в Бухгалтерии 3.0 есть отдельная обработка группового перепроведения. Найти её проще всего поиском по слову «перепроведение» в строке поиска интерфейса или в Все функции → Обработки. Она проводит заново всё подряд в хронологии, включая уже проведенные документы. Это дольше, но надёжнее, когда черновиков много и они переплетены по датам.
Помеченные на удаление: как их отделить и что с ними делать
Помеченный на удаление документ — тоже непроведенный. Поэтому отбор только по Проведен = «Нет» смешает в одну кучу черновики и мусор.
Разделите их двумя отборами:
- 📝 Черновики:
Проведен= «Нет» иПометка удаления= «Нет». - 🗑️ На удаление:
Пометка удаления= «Да».
В новых версиях типовых конфигураций помеченные на удаление по умолчанию могут быть скрыты в списке. Показ включается командой в меню Ещё. Если вы ищете конкретный документ и не видите его, проверьте эту настройку.
Снять пометку или удалить окончательно
- Снять пометку: выделите документ и нажмите
Delete(повторное нажатие переключает пометку). После снятия документ остаётся записанным, но не проведенным — его нужно провести вручную. - Удалить окончательно:
Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Обработка сама проверит ссылки и не даст удалить документ, на который ссылаются другие объекты.
Перед удалением помеченных объектов сделайте резервную копию базы. Удаление необратимо, а в обработку попадают помеченные объекты всех пользователей, не только ваши.
Почему фильтр не показывает то, что нужно
Фильтр стоит, а документов нет. Проверьте период списка. Отбор по Проведен работает внутри периода: если там выбран текущий месяц, черновики прошлого квартала не попадут.
В выборке оказались лишние документы. Скорее всего, не добавлен отбор Пометка удаления = «Нет». Помеченные на удаление попадают в выборку непроведенных.
В обычном списке «пропала» половина документов. Кто-то оставил отбор Проведен. Посмотрите на строку над списком и снимите отбор крестиком.
Документ не проводится и возвращается в список. Причина в сообщении внизу формы. Частые варианты:
- ⛔ дата документа раньше даты запрета изменения данных — нужен пользователь с правом её сдвигать;
- 📦 не хватает остатков товара на складе на дату документа;
- 🧾 не заполнен обязательный реквизит: счёт учёта, договор, статья затрат;
- 🔒 у пользователя нет права на проведение этого вида документов.
Отбор не сохраняется между сеансами. Пользовательские настройки форм хранятся в базе. Если после каждого входа всё сбрасывается, проверьте у администратора права пользователя на сохранение пользовательских данных.