Отгрузка в 1С: от настройки справочников до проводок

Отгрузка покупателю в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляется документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Он списывает товар со склада, формирует выручку, начисляет НДС и печатает накладную, счёт-фактуру или УПД одной кнопкой. Ниже — порядок от первых настроек до проверки проводок перед закрытием месяца.

Разберём типовой случай: продажа товаров со склада и отдельно — реализацию услуг. Для торговых конфигураций (УТ, УНФ) путь другой, его собрали в отдельной таблице ниже.

Что настроить до первой отгрузки

Перед проведением реализации убедитесь, что в базе заполнены справочники и включена нужная функциональность. Иначе документ либо не проведётся, либо даст неверные проводки.

🔹 Контрагент и договор. В карточке покупателя (Справочники → Контрагенты) проверьте ИНН, КПП и вид договора — должен быть С покупателем. Валюта и порядок расчётов в договоре влияют на счета учёта.

🔹 Номенклатура. У каждой позиции в справочнике Справочники → Номенклатура заполните вид номенклатуры (товар или услуга), ставку НДС и счета учёта. Для товаров это обычно счёт 41.01, для услуг отдельная карточка с видом Услуга.

🔹 Склад. Если ведёте учёт по нескольким складам, включите это в Главное → Функциональность → Запасы. Там же активируются складские ордера, если отгрузка идёт в два этапа.

🔹 Счета учёта расчётов. Регистр Счета учёта расчётов с контрагентами задаёт, на какой счёт встанет задолженность — как правило, 62.01 по оплате после отгрузки и 62.02 по авансам.

🔹 Способ оценки запасов. В Главное → Учётная политика проверьте способ списания себестоимости — «По средней» или ФИФО. От него зависит, какая сумма встанет в проводку списания и когда она станет окончательной. Для розницы по продажной стоимости настройки другие.

Создание документа реализации товаров

Основной сценарий — продажа товаров.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация → Товары (или универсальный вид Товары, услуги, комиссия).
2. Укажите контрагента, договор и склад отгрузки. Дата документа — дата перехода права собственности, обычно день отгрузки.
3. В табличной части добавьте номенклатуру, количество и цену. Если подключены типы цен, цена подставится автоматически.
4. Проверьте ставку и сумму НДС в колонках. По умолчанию НДС идёт «в том числе» — переключатель суммы вверху документа.
5. Проведите документ кнопкой Провести (или Провести и закрыть).

После проведения внизу появляется ссылка Выписать счёт-фактуру. Нажмите её — счёт-фактура создастся с теми же реквизитами и датой. Для розничных или необлагаемых операций счёт-фактура не нужна.

Документ можно не набивать вручную, а заполнить на основании. Если покупателю выставлялся Счёт покупателю, откройте его и нажмите Создать на основании → Реализация — номенклатура, цены и договор перенесутся в новый документ. Так же реализация создаётся на основании поступления (для перепродажи той же партии) или заказа, если он велся.

Колонку НДС проверяйте всегда. Переключатель НДС в сумме / НДС сверху вверху документа меняет, как трактуется цена в строках, и легко даёт расхождение в итоговой сумме на величину налога. Для договора в валюте дополнительно сверьте курс на дату документа — он тянется из регистра курсов и должен быть загружен.

Отгрузка через УПД

Универсальный передаточный документ объединяет накладную и счёт-фактуру в один бланк. Чтобы отгрузить по УПД, в документе реализации нажмите УПД (или установите соответствующий флажок — расположение зависит от релиза). Статус документа:

• Статус 1 — УПД заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Используется плательщиками НДС.
• Статус 2 — только передаточный документ без функции счёта-фактуры. Подходит для тех, кто НДС не выставляет.

Выбор статуса 1 автоматически формирует запись в книге продаж — отдельный счёт-фактуру выписывать не нужно.

Реализация услуг и работ

Для услуг заведите отдельный документ или используйте вид Услуги в той же Реализации. Отличия от товаров:

• Склад и количество на остатках не контролируются — услуга не хранится.
• В строке указывается номенклатура с видом Услуга, счёт доходов 90.01.1 и счёт НДС 90.03.
• Себестоимость услуги (если она есть) списывается отдельными документами или при закрытии месяца, а не самим актом.

Акт выполненных работ печатается из того же документа. Если по одному контрагенту идут и товары, и услуги, удобнее один документ вида Товары, услуги, комиссия с двумя вкладками — так покупатель получит единый комплект.

Для долгосрочных или абонентских услуг акт обычно оформляют на последнее число месяца — это дата признания выручки. Если услуга оказывается регулярно одному заказчику, карточку номенклатуры и счёт учёта доходов достаточно настроить один раз, и дальше документ копируется из предыдущего периода кнопкой Создать на основании или через копирование строки списка.

Печать накладной, счёта-фактуры и УПД

Все печатные формы — под кнопкой Печать в проведённом документе. Набор зависит от того, что вы отгружаете:

Печатать можно сразу комплектом: выберите Комплект документов и отметьте нужные формы и число экземпляров. Подписи, печать и факсимиле подтягиваются из настроек организации, если они туда загружены.

Вместо бумаги отгрузку удобно отправлять через электронный документооборот. Если подключён ЭДО, в проведённом документе появляется команда отправки — программа формирует электронную накладную или УПД в формате ФНС и отправляет оператору. Для счетов-фактур и УПД со статусом 1 подпись должна быть квалифицированной (КЭП); обычную накладную по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной.

Перед отправкой покупателю сверьте в печатной форме наименование, количество и сумму с договором: исправить проведённый документ после подписания обеими сторонами уже нельзя — только корректировкой.

Какие проводки формирует отгрузка

Проведённая реализация товаров даёт три базовые проводки. Посмотреть их можно кнопкой Дт/Кт (движения документа).

Несколько моментов, которые часто ускользают:

• Себестоимость при способе оценки «По средней» в момент отгрузки ставится ориентировочно. Точная сумма по счёту 90.02 досчитывается регламентной операцией Корректировка стоимости номенклатуры при закрытии месяца.
• НДС попадает в книгу продаж только после того, как выписан счёт-фактура или УПД со статусом 1. Если документа нет — проводка Дт 90.03 Кт 68.02 есть, а записи в книге нет.
• Финансовый результат (прибыль по сделке) закрывается на счёт 99 в конце месяца, а не самой реализацией.

Контроль и исправление ошибок отгрузки

Проверить корректность отгрузки лучше до закрытия периода, пока правки не тянут за собой перепроведение цепочки.

Чем сверять:

• Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — показывает долг покупателя и зависшие авансы. Остаток по 62.02 после отгрузки обычно должен закрыться.
• ОСВ по счёту 41 — отрицательный остаток по товару сигналит, что продали больше, чем оприходовали.
• Отчёты → Анализ учёта по НДС и книга продаж — проверяют, что НДС с реализации начислен и счёт-фактура зарегистрирован.
• Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта — находит реализации без счёта-фактуры и расхождения в НДС.

Если нашли ошибку в проведённом документе, есть два пути. Пока период не закрыт и документ не ушёл контрагенту — откройте реализацию, исправьте и перепроведите. Если документ уже подписан обеими сторонами или период закрыт — оформите отдельный документ Корректировка реализации на основании исходного. Он изменит суммы и сформирует корректировочный счёт-фактуру, не ломая первичный.

Отдельно стоит сверить расчёты с самим покупателем. Документ Акт сверки взаиморасчётов (Продажи → Расчёты с контрагентами → Акт сверки расчётов) показывает обороты и сальдо по контрагенту за период и помогает поймать отгрузку, проведённую не по тому договору, или двойное проведение одной накладной.

Отгрузка в разных конфигурациях 1С

Документ реализации есть во всех учётных конфигурациях, но называется и лежит по-разному. В торговых программах отгрузке обычно предшествует заказ клиента.

В Управлении торговлей и ERP отгрузка часто формируется на основании Заказа клиента: это переносит номенклатуру, цены и условия в реализацию и снимает резерв. Счета учёта в этих программах настраиваются не в документе, а в регистрах соответствующих настроек.

Частые вопросы