Список документов в 1С 8.3: где найти, как отфильтровать и быстро найти нужный

Реестр документов в 1С 8.3 открывается из раздела, к которому относится документ: например, в 1С:Бухгалтерии 3.0 список реализаций лежит в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), а выписки — в Банк и касса → Банковские выписки. Если раздел неизвестен, наберите название документа в строке поиска в шапке окна программы. Полный перечень всех списков даёт команда Все функции.

Частое заблуждение — искать в меню отдельный пункт «Реестр документов». Чаще всего никакого отдельного пункта нет: реестром называют обычный список (журнал) документов одного вида. В нём есть поиск, отборы, сортировка и вывод в таблицу. Приёмы работы со списком общие для платформы 8.3 в интерфейсе «Такси», а пути меню отличаются по конфигурациям.

Где лежит реестр нужного документа: разделы меню «Такси»

В «Такси» слева расположена панель разделов: Главное, Продажи, Покупки, Банк и касса, Склад и так далее. Нажмите на раздел — откроется панель функций, где ссылки на списки документов собраны в группы. Один щелчок по ссылке открывает реестр.

Пути к популярным спискам в типовых конфигурациях:

Несколько вещей, которые полезно знать про разделы:

• 📌 Одна ссылка — несколько видов документов. Список «Кассовые документы» показывает и ПКО, и РКО. «Банковские выписки» объединяют поступления и списания. Колонка «Вид операции» или «Тип документа» помогает их различать.
• 📌 Ссылки можно добавить и убрать. В панели функций раздела есть значок шестерёнки. Через него открывается настройка навигации: перенесите нужный список в видимую часть, и он больше не будет теряться.
• 📌 Избранное. Откройте список и нажмите звёздочку в заголовке окна (или Ctrl+D). Список появится в избранном, которое открывается кнопкой со звёздой на панели разделов.

Строка поиска в шапке: открыть реестр по названию

Самый быстрый путь, когда раздел неизвестен, — поиск в шапке окна программы. Это поле со значком лупы в верхней части окна.

Как им пользоваться:

1. Щёлкните в поле поиска.
2. Наберите часть названия: «реализ», «выписк», «авансов».
3. В выпадающем списке появятся команды навигации — ссылки на списки и отчёты с таким словом.
4. Нажмите на нужную ссылку — откроется реестр.

Поиск работает и по данным. Если в базе включён полнотекстовый поиск, в результатах окажутся сами документы, где встречается введённая строка: номер, наименование контрагента, комментарий. Включается он администратором в разделе Администрирование (команда управления полнотекстовым поиском, затем обновление индекса).

Глобальный поиск удобен, когда документ упоминается в разговоре или письме по номеру. Вводите номер без ведущих нулей, а лучше вместе с фамилией или названием контрагента — так результатов будет меньше.

Полный перечень реестров: «Все функции» и старый интерфейс

Иногда документа нет ни в одном разделе. Так бывает с редкими и служебными видами: например, документы, которые программа создаёт сама, или документы из отключённой функциональности. Для таких случаев есть меню Все функции.

Как включить «Все функции»

1. Нажмите кнопку главного меню — значок с тремя полосками в левом верхнем углу.
2. Выберите Сервис → Параметры.
3. Поставьте флажок «Отображать команду “Все функции”» и нажмите «Применить».
4. В главном меню появится пункт Все функции.

Что внутри

Окно «Все функции» — это дерево всех объектов конфигурации. Для поиска реестров нужны две ветки:

• 📂 Документы — список каждого вида документа отдельно, по его полному названию в конфигурации;
• 📂 Журналы документов — сводные списки, где собраны документы нескольких видов. В Бухгалтерии 3.0 здесь есть, например, «Журнал операций» со всеми документами базы сразу.

Раскройте ветку и дважды щёлкните по названию — откроется реестр. Названия здесь бывают длиннее, чем в разделах, но в дереве есть поиск: начните печатать название, и курсор перейдёт к совпадению.

Если у вас старый интерфейс

Конфигурации на обычных формах (например, «Управление производственным предприятием» или Бухгалтерия 2.0) выглядят иначе. Там нет панели разделов, а реестры открываются из верхнего меню — специального меню конфигурации или стандартного меню Операции → Документы и Операции → Журналы документов. Логика та же: выбрать вид документа или журнал и открыть его список. Отборы там задаются кнопкой с воронкой на панели списка.

Отборы и фильтры: настраиваем реестр под задачу

Открыть реестр — половина дела. В рабочей базе в списке реализаций за несколько лет тысячи строк, и без фильтров нужный документ ищут прокруткой. Инструменты идут от простого к мощному.

Быстрые отборы над списком

В большинстве списков Бухгалтерии 3.0 над таблицей есть поля быстрого отбора — например, «Организация» или «Контрагент». Выберите значение, и список сразу сузится. Чтобы снять отбор, очистите поле крестиком.

Период

Период задаётся в меню Ещё → Установить период. Можно выбрать готовый вариант («Этот квартал», «Прошлый месяц») или ввести даты вручную. Установленный период запоминается для вашего пользователя.

Произвольный отбор через настройку списка

В меню Ещё есть команда настройки списка. Откроется окно с вкладками:

Отборы на вкладке «Отбор» можно комбинировать через «И» и «ИЛИ», а ненужные — временно выключать флажком, не удаляя. Настройки сохраняются для текущего пользователя и подставятся при следующем открытии списка.

Отбор по значению из ячейки

Есть приём быстрее. Щёлкните правой кнопкой по ячейке с нужным значением, например с именем контрагента. В контекстном меню будут команды поиска по этому значению. Список отфильтруется по клиенту одним щелчком, без открытия окна настроек.

Поиск конкретного документа по номеру или дате

Когда известен номер, дата или сумма, работает поиск внутри самого реестра.

Строка поиска списка

Над таблицей есть поле «Поиск» — в него можно перейти по Ctrl+F. Введите часть номера, суммы или наименования — список покажет только строки, где встречается этот фрагмент. Сбросить поиск — крестик в поле или Ctrl+Q.

Как вводить номер:

• 🔢 Номер в 1С 8.3 часто хранится с префиксом и ведущими нулями: 0000-000123 или БП00-000123. Достаточно ввести хвост «123».
• 🔢 Номера нумеруются заново каждый год. В базе за пять лет может быть пять документов № 123. Добавьте к поиску дату или контрагента.
• 🔢 Сумму вводите без пробелов-разделителей: «15400» найдёт и «15 400,00».

Расширенный поиск по колонке

Сочетание Alt+F открывает расширенный поиск. В нём выбирают колонку (например, «Дата» или «Номер»), значение и вариант сравнения: точное совпадение, по началу строки или по части строки. Это удобно, когда простой поиск возвращает слишком много лишнего — например, «123» встречается и в номерах, и в суммах.

Поиск по дате

Если известна только дата, установите период в один день через Ещё → Установить период. Затем отсортируйте список щелчком по заголовку колонки «Дата». Документы этого дня окажутся рядом.

Полезные клавиши в реестре

Из отчёта или связанного документа — прямо к нужной строке

Часто документ ищут не ради него самого, а потому что он «сидит» в цифре отчёта. В этом случае открывать реестр не нужно — 1С позволяет дойти до документа из отчёта.

Расшифровка отчёта

1. Сформируйте отчёт — например, оборотно-сальдовую ведомость за квартал.
2. Дважды щёлкните по сумме в нужной строке.
3. Откроется расшифровка — обычно это карточка счёта или анализ по выбранному объекту.
4. В карточке счёта дважды щёлкните по строке — откроется сам документ, который сформировал проводку.

Так за четыре щелчка можно дойти от суммы 2 340 000 по счёту 62 до конкретной реализации, которая её дала.

Структура подчинённости

Из открытого документа видны все связанные с ним: счёт → реализация → счёт-фактура → оплата. В Бухгалтерии 3.0 команда «Структура подчиненности» доступна в меню Ещё формы документа. В открывшемся дереве двойной щелчок по любому элементу открывает этот документ.

Ссылки внизу формы

Во многих документах Бухгалтерии 3.0 внизу формы стоят гиперссылки на связанные объекты: выставленный счёт-фактуру, документ-основание. Это ещё один путь, не требующий открывать реестр.

Печать реестра выделенных документов

Если реестр нужен в бумажном виде — передать в бухгалтерию, приложить к описи — используйте Ещё → Вывести список. Программа выведет видимые колонки в табличный документ с учётом отборов. Его можно сохранить в Excel или PDF через кнопку сохранения в шапке табличного документа. В ряде списков Бухгалтерии 3.0 в меню «Печать» есть и готовая форма реестра по выделенным строкам.

Документа нет в списке: разбираем причины

Если реестр открыт, а нужного документа в нём не видно, причина почти всегда в настройках, а не в потере данных. Проверьте по порядку.

Частые вопросы