Сотрудник вернулся: откатываем увольнение в ЗУП

Самая частая ошибка при отмене увольнения в 1С ЗУП 3.1 — просто пометить документ «Увольнение» на удаление. Если расчёт при увольнении уже был начислен и выплачен, удаление оставит за собой задвоенный НДФЛ, зависшие взносы и неверный остаток отпуска. А если сведения ушли в СФР — ещё и расхождение с данными фонда.

Отменить увольнение в ЗУП можно двумя путями, и выбор зависит от одного: успели ли вы рассчитать и выплатить сотруднику расчёт при увольнении. Если нет — достаточно убрать документ. Если да — нужен отдельный документ Отмена увольнения, который сторнирует начисления и восстановит кадровую историю. Ниже разберём оба сценария, что произойдёт с проводками, табелем и отчётностью.

Сразу уточним про повод. Отмена увольнения через документ подходит, когда увольнение было ошибкой кадровика (не того сотрудника, не та дата, передумали оформлять) или сотрудник отозвал заявление в срок. Это именно техническое исправление в базе. Восстановление на работе по решению суда или по предписанию инспекции — отдельная история: там, помимо отмены в ЗУП, начисляют средний заработок за время вынужденного прогула документом Оплата по среднему заработку. В этой инструкции речь про отмену ошибочного увольнения.

С чего начать: один вопрос определяет способ

Прежде чем что-то удалять, ответьте себе на вопрос: расчёт при увольнении уже проведён и деньги выплачены?

Откройте карточку сотрудника и посмотрите его кадровую историю: Кадры → Сотрудники → выбрать сотрудника → ссылка «Трудовая деятельность» (или гиперссылка с кадровыми документами в карточке). Там видно, какие документы по нему проведены — приём, увольнение, начисления.

Дальше проверьте, был ли расчёт. В ЗУП 3.1 компенсация за неиспользованный отпуск считается прямо в документе Увольнение на вкладке начислений. Окончательный расчёт мог уйти и отдельным документом Начисление зарплаты и взносов за месяц увольнения.

Три типичные ситуации и что делать в каждой — ниже в подсказке.

Способ первый: убираем документ, если расчёта не было

Это рабочий вариант, когда вы ошиблись датой или уволили не того сотрудника, а начисления сделать ещё не успели.

1. Откройте Кадры → Увольнения (или журнал Кадры → Приёмы, переводы, увольнения).
2. Найдите нужный документ Увольнение по фамилии и дате.
3. Снимите проведение: в документе нажмите Ещё → Отменить проведение. Движения по регистрам пропадут сразу.
4. Пометьте документ на удаление: правой кнопкой по строке списка → Пометить на удаление / Снять пометку (или Ещё → Пометить на удаление).
5. Удалите помеченное окончательно: Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Удаляйте помеченные объекты только в монопольном режиме и после резервной копии — операция затрагивает все связанные движения и необратима.

После этого сотрудник снова числится работающим, дата увольнения из его карточки исчезает, остаток отпуска восстанавливается автоматически.

Способ второй: документ «Отмена увольнения», когда расчёт уже сделан

Если компенсация и окончательный расчёт начислены, удаление документа оставит в базе «хвосты»: выплаченные суммы, удержанный НДФЛ и начисленные взносы останутся без основания. Для таких случаев в ЗУП 3.1 есть специальный документ.

Создать его можно двумя путями:

• из самого документа: откройте проведённое Увольнение и нажмите Создать на основании → Отмена увольнения;
• из журнала: Кадры → Все кадровые документы → Создать → Отмена увольнения (название команды может немного отличаться по релизу).

В документе Отмена увольнения укажите:

• сотрудника — подставится из основания;
• дату отмены — как правило, совпадает с датой увольнения, которое отменяем;
• документ-основание — то самое Увольнение.

Проведите документ. Он сделает две вещи: вернёт сотрудника в списочный состав и сторнирует компенсацию за неиспользованный отпуск и прочие начисления, сделанные при увольнении. Остаток отпуска, который был выплачен компенсацией, снова станет доступным.

Что происходит с начислениями, НДФЛ и проводками

Разберём, что сторнируется, чтобы вы понимали, куда смотреть при проверке.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении — это начисление, облагаемое НДФЛ и взносами. При отмене программа формирует сторно-записи:

Бухгалтерские проводки формируются не в ЗУП, а при синхронизации с 1С:Бухгалтерией (или в самой БП, если учёт ведётся там). После отмены в следующей выгрузке зарплатных данных уйдут сторно-проводки:

• Дт 20 (26, 44) Кт 70 — сторно начисленной компенсации (красным);
• Дт 70 Кт 68.01 — сторно удержанного НДФЛ;
• Дт 20 (26, 44) Кт 69 — сторно взносов.

Конкретный счёт затрат зависит от того, как у вас настроено отражение зарплаты в учёте (Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте).

Разберём на числах. Допустим, при увольнении сотруднику начислили компенсацию за отпуск 30 000 ₽. С неё удержали НДФЛ 13% — это 3 900 ₽, на руки ушло 26 100 ₽. Страховые взносы по ставке 30% — 9 000 ₽. После проведения Отмены увольнения программа сторнирует всё начисление: минус 30 000 ₽ по доходу, минус 3 900 ₽ по НДФЛ, минус 9 000 ₽ по взносам. Выплаченные 26 100 ₽ при этом никуда не делись — они повиснут долгом за сотрудником и закроются из ближайшей зарплаты. Если у вас другая ставка взносов (льготный тариф МСП, пониженный тариф), сторно пересчитается по вашей фактической базе, а не по 30%.

Табель и норма времени после возврата сотрудника

Пока в базе стоит увольнение, норма рабочего времени у сотрудника заканчивается датой увольнения — за последующие дни он просто не существует для расчёта. Как только увольнение отменено (любым из двух способов), норма восстанавливается автоматически по графику сотрудника. Отдельно «чинить» табель не нужно.

Но есть нюанс с периодом между увольнением и его отменой:

• если сотрудник фактически не работал в эти дни — ничего доначислять не нужно;
• если он продолжал ходить на работу (например, увольнение оказалось ошибочным, а человек трудился) — за отработанное время начислите зарплату документом Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц.

Проверить, как программа видит отработанное время, удобно в отчёте Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → Личные данные сотрудников или в Табеле (Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени Т-13). Если дни после даты увольнения пустые, а должны быть рабочими — значит, увольнение ещё «держит» период, перепроверьте, что отмена проведена.

Проверяем, что всё встало на место

После отмены пройдитесь по короткому списку — это снимет 90% последующих вопросов «а почему суммы не сходятся».

Какие отчёты помогут:

• Расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) — видно сторно компенсации и перерасчёт НДФЛ.
• Остатки отпусков (Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков) — вернулись ли дни отпуска.
• Анализ взносов в фонды — не задвоилась ли база.
• Проверка расчёта зарплаты — ЗУП сам подсветит несходящиеся суммы.

Отчётность в СФР: не забыть про ЕФС-1

Это шаг, который чаще всего пропускают. Увольнение — кадровое мероприятие, сведения о котором подаются в СФР (бывший ФСС/ПФР; с 2023 года фонды объединены) в составе формы ЕФС-1, подраздел по сведениям о трудовой деятельности (прежняя СЗВ-ТД).

Если вы уже отправили в СФР запись об увольнении, а потом его отменили, недостаточно убрать документ в базе — в фонде запись осталась. Нужно подать корректирующую ЕФС-1:

1. Сформируйте новый отчёт ЕФС-1 за текущий период: Отчётность, справки → 1С-Отчётность (или Кадры → Электронные трудовые книжки).
2. Внесите мероприятие по этому сотруднику с признаком отмены ранее поданной записи об увольнении.
3. Отправьте форму в СФР и дождитесь положительного протокола.

Частые ошибки, из-за которых суммы «не бьются»

• 🔴 Удалили документ Увольнение с проведённым расчётом. НДФЛ и взносы остались без основания. Решение — восстановить документ из копии и отменить через Отмена увольнения, а не удалением.
• 🔴 Отменили увольнение, но забыли про выплаченную компенсацию. В учёте висит долг сотрудника. Это не ошибка программы — долг нужно удержать из ближайшей зарплаты или оформить возврат .
• 🔴 Поправили базу, но не тронули СФР. В фонде сотрудник остался уволенным. Обязательно корректирующая ЕФС-1.
• 🔴 Отменили увольнение задним числом, когда месяц уже закрыт. Сторно уйдёт перерасчётом в текущий период — это правильно, не пытайтесь «вписать» его в закрытый месяц вручную.

Частые вопросы