Поиск и массовое проведение непроведённых документов

Непроведённый документ — это запись, которая сохранена в базе, но не сформировала ни одной проводки и ни одного движения по регистрам. На суммы в отчётности и на остатки такой документ не влияет вообще. Чтобы быстро отобрать непроведённые документы в 1С, откройте нужный журнал и поставьте отбор по полю Проведён со значением Нет — список сразу покажет только их.

Если непроведённых документов много и они разбросаны по периоду, собрать их все удобнее Универсальным отчётом или запросом в консоли. Опасность в том, что зависший черновик реализации или поступления тихо выпадает из учёта: НДС не начислен, расходы не приняты, остатки занижены. Поэтому непроведённые документы ищут перед сдачей отчётности и перед закрытием месяца.

Какой способ выбрать под вашу задачу:

Чем непроведённый документ отличается от проведённого

Статус документа в списке виден по значку в первой колонке:

• 🟢 проведён — значок с зелёной отметкой; документ сформировал движения;
• ⚪ записан, но не проведён — значок без отметки; данные сохранены, движений нет;
• ❌ помечен на удаление — значок с красным крестиком; это отдельное состояние, не путайте его с непроведённым.

Записать и провести — разные действия. Кнопка Записать сохраняет документ в базе. Кнопка Провести дополнительно создаёт проводки и записи в регистрах. Документ можно записать, закрыть и забыть — он так и останется без движений.

Почему это критично. Непроведённое Поступление товаров и услуг — это не принятый к вычету НДС и неучтённые остатки на складе. Непроведённая Реализация — отсутствующая выручка и неначисленный НДС к уплате. В отчётах таких сумм просто не будет, а глазами по списку их легко пропустить.

Коварство непроведённых документов в том, что внешне список выглядит заполненным: строки есть, даты есть, номера идут по порядку. Разница только в значке статуса, на который редко смотрят. Поэтому расхождение всплывает уже при сверке — когда оборотка не сходится с первичкой или контрагент присылает акт, которого в учёте «нет». Регулярный отбор непроведённых закрывает эту дыру заранее.

Быстрый отбор непроведённых в списке документов

Самый короткий путь, когда нужен один вид документов за период.

1. Откройте журнал нужных документов (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)).
2. Нажмите Ещё → Настроить список и перейдите на вкладку Отбор.
3. Добавьте поле Проведён, условие Равно, значение Нет.
4. Там же задайте отбор по дате или по организации, если период большой.

Список останется только из непроведённых. Дальше можно выделить все строки мышью с Shift, открыть любой на проверку или отправить на массовое проведение.

Если настраивать отбор не хочется, щёлкните по заголовку колонки со статусом — список отсортируется, и непроведённые соберутся вверху или внизу. Это быстрее, но работает в пределах одного открытого журнала: в каждом журнале лежат только свои документы.

Настроенный отбор не обязательно задавать заново каждый раз. В том же меню Ещё → Настроить список настройку можно сохранить как отдельный вариант и выбирать его из выпадающего списка — удобно, если проверяете непроведённые регулярно по одним и тем же журналам.

Собрать все непроведённые за период Универсальным отчётом

Когда нужен срез по всей базе за месяц или квартал, удобнее отчёт. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт.

1. В шапке выберите тип источника Документ и конкретный вид документа.
2. В поле набора данных оставьте Основные данные.
3. Нажмите Настройки, на вкладке Отборы добавьте Проведён — Равно — Нет.
4. Добавьте отбор по полю даты — задайте интересующий период.
5. Сформируйте отчёт.

Получите таблицу непроведённых документов выбранного вида с датами и номерами. Из ячейки можно провалиться прямо в документ двойным щелчком.

Ограничение: за один прогон Универсальный отчёт работает с одним видом документа. Если видов много, отчёт строят по очереди по ключевым: поступления, реализации, платёжки, авансовые отчёты. Для разовой полной инвентаризации это быстрее, чем кажется.

Отчёт полезен тем, что результат можно сохранить. Нажмите Сохранить вариант отчёта — и в следующий раз настройка с отбором Проведён = Нет откроется готовой, останется сменить период. В настройках отчёта можно добавить и колонку с организацией или суммой документа, чтобы сразу видеть, какие именно черновики зависли и на какие деньги.

Отдельно обратите внимание на документы с пустыми суммами или без заполненной табличной части. Часто непроведённым остаётся документ, который создали «про запас» и не заполнили, — его обычно не проводят, а помечают на удаление.

Как закрытие месяца подсвечивает непроведённые документы

Штатный помощник сам предупреждает о зависших документах. Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите организацию и период.

Перед выполнением регламентных операций помощник проверяет период и показывает предупреждение, если в нём остались непроведённые документы, мешающие корректному закрытию. По ссылке из предупреждения можно открыть список проблемных документов и разобраться с каждым.

Это не замена отбору, но хорошая страховка: даже если вы не искали непроведённые специально, при закрытии месяца они всплывут. Помощник работает в рамках выбранной организации и периода, поэтому перед отчётностью его стоит прогнать по каждой организации отдельно.

Рядом полезна и Экспресс-проверка ведения учёта (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка). Она не выводит список непроведённых напрямую, но проверяет соблюдение порядка проведения документов и подсвечивает периоды, где учёт собран некорректно, — это косвенный сигнал, что в периоде осталась незавершённая первичка.

Массовое проведение найденных документов

Здесь важно не перепутать две разные операции.

Провести непроведённые. Отберите их в списке (см. выше), выделите нужные строки и посмотрите в меню Ещё команду проведения — в части журналов есть групповое проведение выделенных. Если такой команды в конкретном списке нет, документы открывают и проводят по одному.

Перед массовым проведением стоит понять, почему документы зависли. Иногда это рабочие черновики, которые просто забыли провести, — их можно проводить смело. Но часть документов не проведена именно потому, что при проведении выдаёт ошибку: не заполнен счёт учёта, не хватает товара на складе, нет цены. Такие документы массовое проведение пропустит с ошибкой, и их придётся разбирать поштучно.

Проверьте и даты: документ не проведётся, если его дата попадает в закрытый для редактирования период. Дату запрета редактирования смотрят в настройках ответственных лиц и дат запрета. Если период закрыт сознательно, не открывайте его только ради старого черновика — сначала оцените, нужен ли документ в учёте вообще, или его правильнее пометить на удаление.

Перепровести уже проведённые. Для этого есть Операции → Групповое перепроведение документов. Задайте период и организацию, запустите. Эта обработка пересоздаёт движения у документов, которые уже проведены — она нужна, когда менялись настройки учёта, курсы валют или порядок документов. Непроведённые документы групповое перепроведение не трогает — распространённая ошибка ждать от неё обратного.

Поиск непроведённых запросом в консоли запросов

Способ для специалистов, когда нужно выгрузить непроведённые программно. Консоль запросов — это внешняя обработка; откройте её через Файл → Открыть в режиме 1С:Предприятие (нужны соответствующие права).

У каждого документа есть стандартный реквизит Проведен типа «булево». Запрос по одному виду документа:

ВЫБРАТЬ
    Док.Ссылка КАК Документ,
    Док.Дата КАК Дата,
    Док.Номер КАК Номер
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
ГДЕ
    Док.Проведен = ЛОЖЬ
    И Док.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Дата

Имя таблицы Документ.<ВидДокумента> подставьте своё. Чтобы собрать несколько видов в один список, соедините выборки через ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ — число и порядок полей в каждой части должны совпадать:

ВЫБРАТЬ Реал.Ссылка, Реал.Дата
ИЗ Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Реал
ГДЕ Реал.Проведен = ЛОЖЬ

ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ

ВЫБРАТЬ Пост.Ссылка, Пост.Дата
ИЗ Документ.ПоступлениеТоваровУслуг КАК Пост
ГДЕ Пост.Проведен = ЛОЖЬ

Так в одной выборке собираются непроведённые разных видов. Поле Ссылка сохраняет ссылку на документ — из результата консоли в него можно провалиться.

Типичные ошибки при работе с непроведёнными документами

Здесь только то, что регулярно приводит к расхождениям.

• 🔸 Путают «не проведён» и «помечен на удаление». Это разные состояния: первый просто без движений, второй ждёт удаления. Отбор по Проведён = Нет пометку на удаление не учитывает.
• 🔸 Ждут проведения от группового перепроведения. Оно пересоздаёт движения только у проведённых документов.
• 🔸 Проводят задним числом в сданный период. Проведение непроведённого документа в уже закрытом месяце меняет остатки и суммы налогов — отчётность перестаёт сходиться с первичкой.
• 🔸 Отбор в одном журнале принимают за всю базу. В каждом журнале лежат только свои виды документов; полную картину даёт отчёт или закрытие месяца .
• 🔸 Считают записанный документ проведённым. Если документ сохранён, но значок без отметки — движений нет.

Как поставить контроль непроведённых документов на поток

Отдельного штатного регламентного задания «найти все непроведённые» в типовых конфигурациях нет. Но контроль несложно сделать регулярным.

• Ежемесячно закрывайте месяц. Помощник сам покажет зависшие документы — это самый простой встроенный контроль.
• Сохраните отбор в списке. Настроенный отбор Проведён = Нет можно сохранить как вариант настройки списка и открывать его одним кликом.
• Для потока — расширение конфигурации . Регулярную выгрузку непроведённых по расписанию делают через расширение (доступны с версии платформы 8.3.6 и новее): регламентное задание собирает непроведённые документы и, например, отправляет список ответственному. Это доработка, а не типовая функция, и ставить её ради пары документов в месяц смысла нет.

Какой режим выбрать, зависит от объёма. Если документов немного и проводит их один бухгалтер, хватает привычки проверять список перед закрытием месяца. Если ввод распределён между несколькими пользователями и филиалами, зависшие черновики копятся незаметно — тогда автоматический сбор через расширение окупается. Промежуточный вариант — договориться о правиле: каждый проводит свои документы в день ввода, а не «потом».

Частые вопросы