Накладная покупателю на e-mail прямо из программы: настройка, формат, шаблоны

Чтобы отправить накладную по электронной почте из 1С, откройте документ реализации, нажмите Печать и выберите ТОРГ-12 или УПД. В окне печатной формы нажмите кнопку Отправить (значок конверта), укажите формат файла, обычно PDF, и программа создаст письмо с вложением и адресом покупателя. Работает это только после того, как в базе настроена учётная запись почты.

Типичная ситуация: менеджер звонит в бухгалтерию — клиент ждёт документы до обеда, а курьер приедет только завтра. Сохранять файл на рабочий стол, открывать почтовую программу и искать адрес не нужно. Всё делается из карточки документа за минуту. В 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11 механизм одинаковый: он взят из общей библиотеки стандартных подсистем, поэтому отличаются только пути к настройкам.

1. Настраиваем почту в 1С перед первой отправкой

Без учётной записи кнопка Отправить либо не появится, либо откроет мастер настройки. Удобнее подготовить всё заранее.

Где включается почта

В разделе «Органайзер» есть флажок работы с почтой и ссылка на список учётных записей электронной почты. Там же включаются «Взаимодействия» и «Шаблоны сообщений» — они понадобятся позже.

Создаём учётную запись

1. Откройте список учётных записей и нажмите Создать.
2. Введите адрес отправителя и пароль. Программа попробует сама подобрать серверы для популярных почтовых сервисов.
3. Если автоподбор не сработал, заполните параметры вручную (таблица ниже).
4. Укажите имя отправителя, например «ООО Ромашка, бухгалтерия». Его покупатель увидит в поле «От кого».
5. Нажмите проверку настроек. Программа отправит тестовое сообщение и сообщит результат.

Общая или личная учётная запись

Учётная запись бывает общей для всех пользователей базы или личной, доступной одному человеку. Для отправки документов покупателям лучше завести отдельный ящик вида docs@ваш-домен.ru. Тогда ответы клиентов не утонут в личной почте сотрудника, а увольнение менеджера не оставит отдел без отправки.

💡 Если у вас корпоративная почта на своём сервере, попросите системного администратора разрешить отправку с IP-адреса, с которого работает 1С. Особенно это касается серверной базы: письмо уходит с того компьютера, где выполняется код отправки.

Адрес покупателя в карточке контрагента

Получатель подставляется автоматически из контактной информации контрагента. Откройте карточку покупателя и проверьте поле электронной почты в блоке адресов и телефонов. Если адрес указан у контактного лица, программа также предложит его при выборе получателя.

Пустое поле — не ошибка, просто адрес придётся вбивать вручную каждый раз.

2. Формируем накладную и проверяем печатную форму

Перед отправкой документ должен быть проведён и выглядеть так, как его увидит клиент.

1. Откройте реализацию: в БП 3.0 — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в УТ 11 — Продажи → Документы продажи.
2. Проверьте контрагента, договор, склад, цены и ставку НДС.
3. Проведите документ кнопкой Провести.
4. Нажмите Печать и выберите нужную форму:
   • 📄 «Товарная накладная (ТОРГ-12)»;
   • 📄 «Универсальный передаточный документ (УПД)»;
   • 📄 комплект, если покупатель просит сразу накладную и счёт-фактуру.
5. Посмотрите форму на экране: реквизиты, подписантов, количество листов.

Подписанты берутся из настроек организации и ответственных лиц. Если в накладной пустые строки «Отпуск разрешил» или «Главный бухгалтер», заполните ответственных лиц до отправки. Править текст прямо в печатной форме можно, но изменения не сохранятся в базе и пропадут при следующей печати.

💡 Если клиенту нужна накладная с факсимиле подписи и печатью, в печатной форме обычно есть флажок «Подпись и печать». Он появляется, когда картинки подписей и печати загружены в карточку организации. Без загруженных изображений флажок не работает .

3. Отправляем накладную по e-mail из окна печати

Главный способ, который подходит для одного документа.

1. В окне печатной формы найдите в командной панели кнопку Отправить с изображением конверта.
2. Откроется окно выбора формата вложений. Отметьте нужный формат (подробно — в следующем разделе).
3. При необходимости включите упаковку в архив и транслитерацию имён файлов.
4. Нажмите Выбрать — программа сформирует письмо.
5. Проверьте поле «Кому»: там адрес из карточки контрагента. Можно добавить второй адрес, например бухгалтера покупателя.
6. Поправьте тему и текст письма, если не используете шаблон.
7. Нажмите Отправить.

Если в базе включены «Взаимодействия», письмо сохраняется как документ «Электронное письмо исходящее» и связывается с контрагентом. Потом его можно найти в разделе почты или в истории взаимодействий по клиенту.

Несколько накладных одним письмом

Выделите в списке реализаций несколько документов одного покупателя (Ctrl или Shift + клик) и нажмите Печать. Откроется общее окно с печатными формами всех выбранных документов. Кнопка Отправить прикрепит их к одному письму.

Перед отправкой нескольких документов проверьте, что все они относятся к одному покупателю. Программа не мешает отправить чужие накладные в одном письме, а это раскрытие цен и условий другого клиента.

Если кнопки «Отправить» нет

• 🔒 у пользователя нет прав на работу с почтой — их включает администратор в профиле групп доступа;
• ⚙️ в «Органайзере» выключена работа с почтой;
• 🖥️ вы открыли печатную форму через табличный документ, сохранённый в файл, а не из документа.

4. Выбираем формат файла для вложения

От формата зависит, сможет ли покупатель открыть файл и что он с ним сделает.

Для накладной почти всегда достаточно PDF. Можно выбрать два формата сразу, например PDF для печати и Excel для разноски у покупателя. В письмо придут оба файла.

💡 Транслитерация имён файлов полезна, если клиент жалуется на «кракозябры» вместо названия вложения. Некоторые почтовые серверы плохо передают кириллицу в именах файлов: Товарная накладная № 125.pdf превращается в набор символов. Латинское имя Tovarnaya nakladnaya N 125.pdf откроется у всех.

Выбор формата программа запоминает для пользователя. В следующий раз окно откроется с теми же отметками.

Накладная по почте — это не электронный документооборот

PDF с накладной в письме — копия для ознакомления. Это не электронный первичный документ в смысле закона о бухучёте: на нём нет электронной подписи.

Счёт-фактуру в электронном виде допускается выставлять только через оператора ЭДО с квалифицированной подписью. Электронную первичку стороны могут подписывать и неквалифицированной подписью, если так договорились. Отправка по почте — удобный способ быстро показать документ, но не замена ЭДО.

5. Шаблоны писем и автоматизация отправки

Если отправляете накладные каждый день, вбивать одну и ту же тему и текст надоедает. Решение — шаблоны сообщений.

Включаем и создаём шаблон

1. В «Органайзере» включите флажок «Шаблоны сообщений».
2. Откройте справочник шаблонов и нажмите Создать.
3. Выберите, для какого объекта шаблон, — для документа реализации. Тогда в тексте можно использовать реквизиты документа.
4. Заполните тему и текст, вставляя параметры: номер и дату документа, наименование покупателя, сумму.
5. Во вложениях отметьте печатные формы, которые будут прикрепляться автоматически, и их формат.
6. Запишите шаблон.

Пример текста шаблона:

Тема: Документы по отгрузке № [Номер] от [Дата]

Добрый день!

Направляем документы по отгрузке № [Номер] от [Дата]
на сумму [СуммаДокумента] руб.
Оригиналы передадим с водителем.

С уважением, бухгалтерия [Организация]

Названия параметров в квадратных скобках зависят от того, как они называются в дереве параметров шаблона. Не печатайте их руками, а вставляйте из списка параметров: так не будет опечаток.

Отправка по шаблону

После создания шаблона в командной панели документа появляется возможность создать письмо по шаблону. Программа сама заполнит тему, текст, адрес покупателя и прикрепит накладную в выбранном формате. Остаётся проверить и нажать Отправить.

💡 Заведите два-три шаблона под разные случаи: обычная отгрузка, исправленный документ (УКД), возврат. Название шаблона — короткое и понятное: «Отгрузка — ТОРГ-12 PDF», «Отгрузка — УПД PDF + Excel».

Что можно автоматизировать без программиста

• ✉️ общий текст и вложения — через шаблоны;
• 👥 копию себе или руководителю — второй адрес в шаблоне;
• 📂 хранение отправленного — через «Взаимодействия»: видно, что, когда и кому ушло.

Автоматическая отправка накладной сразу при проведении в типовых конфигурациях не предусмотрена. Её делают доработкой, обычно через расширение конфигурации , чтобы не снимать типовую конфигурацию с поддержки.

6. Письмо не ушло: ищем причину

Ошибки отправки почти всегда связаны с настройкой учётной записи, а не с накладной.

Где посмотреть, что произошло

1. Сообщение в окне отправки. Программа показывает текст ошибки почтового сервера. Его стоит скопировать целиком: по нему видно, что именно не понравилось серверу.
2. Журнал регистрации. Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отберите события по уровню «Ошибка» за время отправки и по имени пользователя.
3. Папки почты во «Взаимодействиях». Если письмо создано, но не ушло, оно остаётся в исходящих. После исправления настроек его можно отправить повторно, не формируя заново.

⚠️ Журнал регистрации в большой базе открывается долго. Ставьте отбор по дате и пользователю сразу, а не листайте весь список.

7. Частые вопросы