Электронный больничный в 1С: как передать сведения в фонд

Многие по привычке ищут в 1С кнопку «сформировать реестр ЭЛН» и не находят её — и правильно. Отдельный реестр сведений по электронному больничному вручную больше не выгружают: с 2022 года пособия назначаются проактивно. Фонд сам получает закрытый ЭЛН от медорганизации, присылает работодателю предзаполненный запрос, а тот дополняет данные и отправляет ответ по каналу СЭДО. Всё это делается в 1С:ЗУП 3.1 (и в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты).

Так что задача «отправить реестр ЭЛН» сегодня означает: получить входящий больничный, оформить документ Больничный лист, заполнить недостающие сведения и передать их в фонд. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР) — в интерфейсе 1С вы встретите оба названия, суть одна.

Ниже — порядок действий от настройки обмена до проверки, что фонд принял сведения.

Чем проактивная схема отличается от прежнего реестра

Понятие «реестр ЭЛН» пришло из схемы прямых выплат, которая действовала до 2022 года. Тогда работодатель сам формировал в 1С документ Реестр прямых выплат (или Реестр сведений для выплаты пособий), собирал в него данные по больничным и выгружал единым файлом в ФСС.

С 2022 года порядок стал проактивным, и логика перевернулась:

Поэтому, если вы искали, как «выгрузить реестр », сейчас задача другая: не создать файл, а вовремя ответить на запрос фонда. Старый документ реестра в актуальных релизах остался только для исправления периодов до 2022 года.

С чего начать: подключаем обмен с фондом по СЭДО

Передача данных по ЭЛН идёт через сервис 1С-Отчётность и механизм СЭДО (социальный электронный документооборот). Без подключённого сервиса и действующей подписи отправить ничего не получится.

Что проверить перед первой отправкой:

• 🔌 1С-Отчётность подключена. Раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность, в настройках должно стоять направление обмена с СФР.
• 🖊️ Есть действующая электронная подпись организации (КЭП), срок не истёк.
• 🏢 В карточке организации указан регистрационный номер в фонде и код подразделения СФР. Раздел Настройка → Организации → закладка с кодами фондов.
• 📨 Включён обмен ЭЛН/СЭДО. В настройках обмена с фондом отметьте получение электронных больничных и уведомлений.

Когда обмен включён, 1С начинает регулярно забирать из фонда входящие сообщения: уведомления о закрытии ЭЛН и запросы на недостающие сведения. Автоматический обмен работает по расписанию — но если нужно получить сообщения прямо сейчас, в рабочем месте обмена есть команда ручной отправки и получения. На ней же удобно проверить, что связь с фондом настроена: после первого запуска в списке появятся входящие по вашим сотрудникам.

Как в 1С получить входящий электронный больничный

Сам листок в программу приходит из фонда — вводить его номер вручную с бумаги не нужно, бумажного бланка у ЭЛН нет. Сотрудник сообщает только номер больничного, а данные подтягиваются из базы фонда.

Порядок действий:

1. Откройте раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность, рабочее место для обмена с фондом (проактивные выплаты и пособия). Нажмите получение входящих сообщений.
2. В списке появятся уведомления о закрытии ЭЛН и запросы недостающих сведений по вашим сотрудникам.
3. По конкретному сотруднику создайте документ Больничный лист: раздел Зарплата → журнал Больничные листы → Создать.
4. В документе укажите сотрудника и номер ЭЛН, затем выполните получение данных из фонда — программа подтянет период нетрудоспособности, причину и отметки врача.

Если данные по номеру не подгружаются, чаще всего дело в неверном СНИЛС сотрудника или в том, что больничный ещё не закрыт. Сверьте СНИЛС в карточке физлица с тем, что в ЭЛН.

Путь к журналу больничных зависит от конфигурации:

В 1С:Бухгалтерии модуль зарплаты рассчитан на небольшие организации (до 60 сотрудников). Если штат больше, зарплату и обмен по ЭЛН ведут в 1С:ЗУП — там же настроен полноценный обмен с фондом.

Заполняем сведения: больничный лист и ответ на запрос

Это и есть то, что раньше называли «реестром»: набор данных, который фонд использует для расчёта пособия. Теперь он собирается в двух связанных документах.

Документ Больничный лист рассчитывает часть пособия за счёт работодателя (первые 3 дня при болезни самого сотрудника) и фиксирует данные для фонда. Проверьте и при необходимости поправьте:

• страховой стаж сотрудника — от него зависит процент оплаты (60, 80 или 100%);
• средний заработок за два расчётных года;
• периоды, исключаемые из расчёта;
• районный коэффициент, если он применяется.

Ответ на запрос сведений — документ, которым вы возвращаете фонду данные для прямой выплаты: способ получения денег сотрудником (на карту «Мир» или счёт), условия исчисления, подтверждение периодов. Он формируется на основании запроса, пришедшего из СФР.

Пособие по болезни считается так: за первые три дня платит работодатель, с четвёртого — фонд напрямую сотруднику. По уходу за ребёнком и по беременности и родам всю сумму платит фонд с первого дня.

В документе указывается и вид случая — от него зависит расчёт:

• 🤒 собственное заболевание или травма — первые 3 дня за счёт работодателя;
• 👶 уход за больным членом семьи — полностью за счёт фонда;
• 🤰 беременность и роды — полностью за счёт фонда, 100% среднего заработка.

Если пришёл больничный-продолжение (сотрудник доболел по новому номеру ЭЛН), в документе отметьте, что это продолжение, и укажите номер первичного листка — иначе фонд снова удержит дни за счёт работодателя.

Отправка сведений в фонд через 1С-Отчётность

Когда больничный лист проведён, а ответ на запрос заполнен, сведения уходят в СФР.

1. Откройте заполненный ответ на запрос сведений из рабочего места обмена с фондом.
2. Проверьте состав данных и нажмите отправку — документ подписывается КЭП и уходит оператору.
3. На отправку недостающих сведений у работодателя есть 3 рабочих дня со дня получения запроса от фонда. Не затягивайте: за срыв срока предусмотрена ответственность.
4. После отправки документ меняет статус — дождитесь подтверждения от фонда.

Если в организации несколько сотрудников с открытыми больничными, запросы обрабатываются по каждому отдельно — массовой выгрузки одним файлом, как в старой схеме прямых выплат, больше нет.

После того как фонд принял корректные сведения, пособие он назначает и перечисляет сотруднику в течение 10 рабочих дней. Деньги приходят на реквизиты, которые вы указали в ответе на запрос, — поэтому к их актуальности стоит отнестись внимательно: при смене карты сотрудник должен сообщить новые реквизиты до отправки сведений.

Статусы и протоколы: как убедиться, что фонд принял сведения

После отправки обмен проходит несколько этапов. Отслеживайте их в рабочем месте 1С-Отчётность по сотруднику — там виден текущий статус сообщения и приходят протоколы от фонда.

Если пришёл протокол с ошибкой, откройте его — текст замечания подсказывает причину. Разберём типичные случаи и что с ними делать.

После исправления отправьте сведения заново — повторная отправка по тому же ЭЛН допускается. Если замечание непонятно, его полный текст виден в самом протоколе; по нему же оператор СЭДО подскажет формат.

Выгрузка данных по больничным и хранение

Отдельный файл «реестр ЭЛН» в 1С не выгружают, но по больничным удобно вести свой учёт и выгружать сводки в Excel для контроля.

• Список больничных в Excel. В журнале Больничные листы настройте отбор по периоду, затем Ещё → Вывести список… → сохраните табличный документ в формат .xlsx.
• Печать больничного листа. Из документа Больничный лист доступна печать расчёта пособия — её прикладывают к внутренним документам по зарплате.
• Хранение переписки с фондом. Сами сообщения СЭДО (запросы, ответы, протоколы) остаются в базе и доступны из рабочего места обмена. Отдельно сохранять их на диск не требуется — они восстанавливаются из архива фонда по номеру ЭЛН.

Срок хранения данных по оплате больничных — как у прочих документов по зарплате; электронные сообщения фонда дублируют бумажный архив, отдельных бумажных реестров ЭЛН вести не нужно.

Частые вопросы