Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП: от больничного до пособия

Декрет в 1С:ЗУП 3.1 оформляют документом «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам» — раздел Зарплата → Больничные листы. Этот один документ закрывает сразу всё: фиксирует период отсутствия, рассчитывает пособие и проставляет отметку в табеле. Отдельный кадровый приказ на сам отпуск по беременности и родам издавать не нужно — основанием служит листок нетрудоспособности.

Чтобы отправить сотрудницу в декрет без ошибок, важно разобраться с тремя вещами: как подтянуть электронный больничный, как программа считает средний заработок и как потом перейти к отпуску по уходу за ребёнком. Разберём весь путь по шагам — от получения ЭЛН до передачи сведений в Социальный фонд.

Что проверить до создания больничного

Декрет начинается не с документа, а с данных. Если в карточке сотрудницы или в учёте не хватает сведений, пособие посчитается неверно, и переделывать придётся вместе с отчётностью в фонд.

Отпуск по беременности и родам оформляется на основании электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН). Бумажных больничных по этой причине больше не выдают. ЭЛН формирует медицинская организация, и он поступает в СФР, а оттуда — работодателю через сервис СЭДО (социальный электронный документооборот).

Стандартная продолжительность отпуска по беременности и родам зависит от течения беременности:

• 🤰 140 дней — обычные роды (70 дней до + 70 дней после);
• 🏥 156 дней — осложнённые роды (70 + 86);
• 👶 194 дня — многоплодная беременность (84 + 110).

Врач указывает срок прямо в ЭЛН, вручную его менять не нужно.

Если сотрудница устроилась недавно и у неё нет справок о заработке с прошлых мест, программа посчитает пособие по имеющимся данным. Позже, когда справки появятся, пособие можно пересчитать.

Отдельно проверьте районный коэффициент, если организация работает в районе Крайнего Севера или приравненной местности. На минимальный размер пособия (тот, что считается из МРОТ) коэффициент влияет напрямую, и если он не указан в настройках организации, минимум посчитается без надбавки.

Создаём больничный по беременности и родам

Откройте раздел Зарплата → Больничные листы и создайте новый документ. Дальше порядок такой:

1. Выберите сотрудницу — организация и подразделение подставятся сами.
2. В поле причины нетрудоспособности выберите «(05) Отпуск по беременности и родам». Это ключевой момент: именно от причины зависит и расчёт на 100%, и код в табеле.
3. Введите номер ЭЛН и нажмите кнопку получения данных из СФР. Программа запросит больничный по номеру и подтянет период и срок.
4. Проверьте даты начала и окончания отпуска — они должны совпадать со сроком в листке.

После заполнения на закладке с расчётом вы увидите средний заработок и сумму пособия. Документ сразу отражает отсутствие сотрудницы: в табеле появится отметка, а в расчёте зарплаты за эти месяцы оклад начисляться не будет.

Бывает, что роды прошли с осложнениями уже после того, как основной больничный на 140 дней оформлен. Тогда медучреждение выдаёт дополнительный ЭЛН ещё на 16 дней — его вносят отдельным документом «Больничный лист» как продолжение. Общий отпуск при этом доходит до 156 дней.

Как программа считает пособие и что проверить

Пособие по беременности и родам считается из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если декрет начинается в текущем году, в расчёт идут два прошлых полных года.

Механика расчёта в 1С:

• суммируется заработок, облагаемый взносами, за два расчётных года (но не выше предельной базы по взносам каждого года);
• сумма делится на 730 или 731 календарный день за вычетом исключаемых периодов (прошлые больничные, прежние декреты);
• полученный средний дневной заработок умножается на число дней отпуска по ЭЛН.

Пособие по БиР выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа. Исключение — стаж менее 6 месяцев: тогда пособие считают исходя из МРОТ.

У суммы есть верхняя и нижняя границы:

Пример. Допустим, средний дневной заработок сотрудницы — 2 100 ₽, отпуск — 140 дней. Пособие составит 2 100 × 140 = 294 000 ₽. Если дневной заработок упирается в максимум (скажем, 6 800 ₽), то за 140 дней выйдет 952 000 ₽ — выше этой планки фонд не заплатит.

Сверьте результат до проведения: число дней отпуска, расчётный период и сумму. Если видите подозрительно низкое пособие — скорее всего, не подтянулся заработок за один из лет или не хватает справок с прежнего места работы.

С самого пособия ничего не удерживается: пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому сумма, которую видит сотрудница, и есть сумма «на руки» — никаких 13% сверху отнимать не нужно. Это частый вопрос от бухгалтеров, привыкших к обычной зарплате.

Как декрет отражается в табеле

Отдельно вносить декрет в табель не нужно — проведённый больничный по беременности и родам делает это автоматически. В табеле учёта рабочего времени период отпуска помечается буквенным кодом «Р» (отпуск по беременности и родам). Рабочие дни за этот период не проставляются, оклад не начисляется.

Проверить отметку можно, сформировав табель за соответствующий месяц в разделе отчётов по кадрам. Если вместо кода «Р» стоят рабочие дни или прочерки — значит, больничный не проведён или оформлен не той причиной.

Переход на отпуск по уходу за ребёнком

Когда отпуск по беременности и родам заканчивается, сотрудница обычно пишет заявление на отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет (а затем, при желании, продлевает до 3 лет). Это уже отдельный кадровый документ — «Отпуск по уходу за ребёнком» (раздел Кадры или Зарплата, в зависимости от настроек интерфейса).

В документе указывают:

1. Дату начала отпуска — обычно день после окончания больничного по БиР.
2. Данные ребёнка по свидетельству о рождении.
3. Вид отпуска — до 1,5 лет (с пособием) или до 3 лет (без ежемесячного пособия, но с сохранением рабочего места).

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет составляет 40% среднего месячного заработка. Средний заработок берётся из того же расчётного периода, что и для декретных. У пособия есть минимальная и максимальная величина, которые пересматриваются ежегодно.

Отпуск по уходу тоже отражается в табеле — кодом «ОЖ». Документ начисляет пособие помесячно, пока вы не оформите досрочный выход или окончание отпуска.

Если сотрудница решит выйти на работу раньше срока, оформляют досрочное прекращение отпуска по уходу — отдельным документом с датой выхода. С этой даты возобновляется начисление оклада, а начисление пособия прекращается (кроме случая работы на неполный день с сохранением пособия). Выплату пособия по уходу, как и декретные, при прямых выплатах перечисляет СФР, а не работодатель.

Передача сведений в СФР и кто платит пособие

Сейчас во всех регионах действует механизм прямых (проактивных) выплат. Это принципиально меняет роль работодателя:

• пособие по беременности и родам целиком выплачивает СФР, а не работодатель;
• работодатель не перечисляет деньги сотруднице и не уменьшает на пособие взносы;
• задача организации — вовремя передать в фонд сведения для расчёта.

Схема такая. СФР получает ЭЛН от медучреждения, затем направляет работодателю запрос на недостающие сведения. Запрос приходит в 1С через сервис СЭДО. Вы открываете входящий документ, проверяете или дозаполняете данные (заработок, стаж, реквизиты, районный коэффициент) и отправляете ответ обратно в фонд. После этого СФР сам рассчитывает и перечисляет пособие.

На ответ работодателю отводится 3 рабочих дня с момента получения запроса — поэтому не стоит откладывать обработку входящих СЭДО. Если нужных данных в программе нет (например, справки о заработке), их вносят перед отправкой ответа.

Контролировать статус можно по журналу СЭДО: видно, какой запрос получен, отправлен ли ответ и принят ли он фондом. Названия документов журнала могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика одна — «получили запрос → ответили → фонд принял». Если фонд вернул ответ с ошибкой, в журнале будет видно её текст — чаще всего не хватает какого-то реквизита или расходятся данные о стаже.

Частые ошибки при оформлении декрета

Эти ошибки всплывают уже после того, как пособие ушло в фонд, — и исправлять их приходится вместе с корректировкой сведений.

• Выбрана не та причина нетрудоспособности. Если поставить обычное заболевание вместо причины 05, пособие посчитается по стажу (а не 100%) и за первые дни «за счёт работодателя». Для декрета это неверно.
• Не заменены годы расчётного периода. Сотрудница недавно вышла из предыдущего декрета, а заявление о замене лет не внесли — пособие занижено.
• Пустой заработок за один из лет. Нет справок с прежнего места работы — программа считает только по текущему работодателю, сумма выходит маленькой. Решение: внести справки и пересчитать.
• Декрет внесён задним числом после начисления зарплаты. Если оклад за эти месяцы уже начислен, его нужно сторнировать перерасчётом — больничный сам по себе ранее закрытый месяц не всегда правит.
• Проигнорирован запрос СЭДО. Документ в 1С проведён, а ответ в фонд не отправлен — сотрудница ждёт деньги, которых нет.

Частые вопросы