Как отразить больничный лист в 1С:ЗУП 3.1: ввод документа, расчёт пособия, проводки, НДФЛ и исправление

Больничный в 1С:ЗУП 3.1 отражают документом Зарплата → Больничные листы. Данные электронного листка (ЭЛН) программа подтягивает из СФР по номеру и СНИЛС, сама считает средний заработок за два года, применяет стаж и делит пособие на две части: первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальное — фонд напрямую работнику. В учёт и на выплату через организацию попадает только часть за первые три дня.

Разберём весь путь: от подготовки данных и загрузки ЭЛН до проводок, удержания НДФЛ и исправления ошибочно введённого больничного. Больничный по уходу за ребёнком и по беременности считаются с особенностями — на них тоже укажу.

Что проверить перед вводом больничного листа

Пособие программа считает автоматически, но из тех данных, что уже есть в базе. Если данные неполные, сумма будет занижена. Проверьте три блока.

Заработок за два предыдущих года. Расчётный период — два календарных года перед годом начала болезни. Если зарплату за эти годы вели в другой программе, перенесите суммы помощником перехода или введите вручную документом Справки для расчёта пособий (входящие) в разделе Зарплата.

Справка с прежнего места работы. Когда сотрудник в расчётном периоде работал не только у вас, его прошлый заработок вводят документом Справка для расчёта пособий (входящая): раздел Зарплата → Все документы → Справки для расчёта пособий. Без неё средний заработок посчитается только по вашим выплатам.

Страховой стаж. Процент пособия зависит от стажа:

• 🟢 8 лет и больше — 100% среднего заработка;
• 🟡 от 5 до 8 лет — 80%;
• 🔵 меньше 5 лет — 60%.

Стаж берётся из карточки сотрудника, вкладка Трудовая деятельность (или Стаж). Проверьте дату, на которую он рассчитан, — она должна быть не позже начала болезни. Ошибка в стаже напрямую занижает или завышает пособие, поэтому сверьте его до проведения документа.

Как создать документ «Больничный лист» в 1С:ЗУП 3.1

Бумажных бланков с 2022 года нет — листок только электронный. Работник сообщает номер ЭЛН, остальное программа получает из фонда.

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. В поле Номер ЛН введите номер электронного листка и нажмите Получить данные из ФСС (в свежих релизах — Запросить в СФР).
4. Программа заполнит причину нетрудоспособности, даты периода и признак «основное / по совместительству».
5. Проверьте, что подтянулись даты «с» и «по». Если листок ещё открыт, дату окончания проставит продолжение.

Чтобы обмен с фондом работал, настройте его один раз: Настройка → Организации → ... раздел с подключением к электронному документообороту СФР, либо через 1С-Отчётность. Фонд с 2022 года работает в беззаявительном (проактивном) порядке — присылает работодателю запрос на недостающие сведения о заработке и стаже через СЭДО, а пособие за свою часть переводит работнику сам.

Отдельные виды больничного заполняются чуть иначе:

• По уходу за ребёнком или больным членом семьи — укажите родственника и его возраст: от этого зависит число оплачиваемых дней и процент за «домашние» дни.
• Производственная травма — причина «несчастный случай на производстве», пособие считается от 100% без учёта стажа и без лимита по предельной базе.
• По беременности и родам — это отдельный документ Отпуск по беременности и родам, не «Больничный лист».

Как 1С считает средний заработок и лимиты пособия

Средний дневной заработок (СДЗ) программа считает по формуле из закона № 255-ФЗ:

СДЗ = заработок за два года (в пределах предельной базы каждого года) ÷ 730.

Затем СДЗ умножается на процент по стажу и на число календарных дней болезни. Делитель 730 — фиксированный, он не зависит от числа отработанных дней.

Программа сама контролирует два лимита. Открыть расчёт можно по ссылке-карандашу в поле суммы документа.

Максимум. Заработок каждого года берётся не выше предельной базы по взносам этого года (статья 421 НК РФ). Если сотрудник заработал больше, в расчёт войдёт только предельная сумма. Актуальные значения баз 1С подставляет из встроенного классификатора — вручную их вводить не нужно.

Минимум. Если фактический заработок ниже, пособие считают из МРОТ: минимальный СДЗ = МРОТ × 24 ÷ 730. Для неполного рабочего времени МРОТ уменьшают пропорционально ставке.

Покажу логику на условном примере (числа ориентировочные — конкретные базы и МРОТ 1С берёт действующие на год болезни):

Проверьте арифметику: 2 465,75 × 0,8 = 1 972,60; 1 972,60 × 10 = 19 726 ₽. Из них первые три дня (5 917,80 ₽) оплатит работодатель, остальные семь (13 808,20 ₽) — СФР.

Прикиньте сумму пособия заранее, до ввода документа:

Как распределяются дни: работодатель и СФР

С 2021 года в России действует механизм прямых выплат. Деньги делятся так:

• 🏢 первые 3 календарных дня болезни по заболеванию или бытовой травме самого работника платит работодатель;
• 🏛 с 4-го дня и далее — СФР напрямую работнику на его счёт.

Важное исключение: при больничном по уходу за членом семьи, при карантине, протезировании и производственной травме все дни оплачивает СФР с первого дня — у работодателя оплачиваемых дней нет.

В документе «Больничный лист» это видно сразу: суммы разнесены по колонкам «за счёт работодателя» и «за счёт ФСС». В начисления к выплате через вашу организацию попадёт только часть за первые три дня. Часть фонда в документе показана справочно — она не увеличивает задолженность организации перед работником.

Отражение больничного в бухгалтерском учёте: проводки

В ЗУП проводки напрямую не формируются — программа ведёт учёт зарплаты, а бухгалтерские записи создаёт документ Отражение удержанной зарплаты в бухучёте (или Отражение зарплаты в бухучёте) в разделе Зарплата. Оттуда данные выгружаются в «1С:Бухгалтерию».

Отражается только часть за первые три дня — то, что начисляет и платит работодатель. Пособие за счёт СФР через счета организации не проходит, поэтому проводок по нему у работодателя нет.

Способ отражения пособия берётся из настроек начисления «Оплата больничного листа». По умолчанию оно падает на тот же счёт затрат, что и зарплата сотрудника — его подразделения.

Обратите внимание на счёт: пособие по временной нетрудоспособности не относят на счёт 69 (как это было при зачётной системе до прямых выплат). Сейчас первые три дня — это обычный расход организации на счёте затрат, а не расчёт с фондом.

Выплата пособия и удержание НДФЛ

НДФЛ с больничного удерживают — пособие по временной нетрудоспособности входит в налоговую базу (статья 217 НК РФ). Исключение — пособие по беременности и родам: оно НДФЛ не облагается.

Налог делится по тому же принципу, что и пособие:

• с части за первые три дня НДФЛ удерживает и перечисляет работодатель;
• с части за счёт фонда НДФЛ удерживает и перечисляет СФР — в справке о доходах работника эта сумма пройдёт отдельно, по коду доходов фонда.

Выплата части работодателя идёт в общем порядке — ведомостью Ведомость в банк или Ведомость в кассу в разделе Выплаты. Срок выплаты пособия — в ближайший день выплаты зарплаты после назначения (статья 15 закона № 255-ФЗ). В ЗУП пособие можно включить в межрасчётную ведомость, не дожидаясь конца месяца.

Дата получения дохода по пособию — день выплаты, а не последний день месяца, как у зарплаты. Поэтому в 6-НДФЛ часть работодателя попадёт в тот период, когда деньги фактически выданы. В ЗУП это проставляется автоматически по дате ведомости — отдельно ничего настраивать не нужно.

Проверить начисленный и удержанный НДФЛ удобно отчётами раздела Налоги и взносы: «Анализ НДФЛ» и «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Там видно, что налог с пособия начислен и удержан при выплате. Если в отчёте по пособию стоит удержанный налог, но нет перечисленного, значит ведомость не проведена или не отмечена как выплаченная.

Как исправить или сторнировать больничный в 1С

Ошиблись в периоде, стаже или суммах — документ не удаляют и не правят «поверх». В ЗУП для этого есть встроенный механизм исправления, который сам сторнирует старые суммы.

Исправление уже проведённого листка. Откройте документ и нажмите Исправить. Программа создаст новый документ-исправление, сторнирует прежний расчёт и начислит правильные суммы. Разница попадёт в текущий месяц — это нормально, пересчёт закрытых периодов так и отражают.

Продолжение больничного. Если листок закрыли, а болезнь продолжается по новому ЭЛН, вводите не исправление, а новый «Больничный лист» с признаком продолжения и ссылкой на первичный. Тогда расчётный период и средний заработок берутся от первого листка.

Отмена ошибочного больничного. Если листок вообще не нужно было вводить (например, сотрудник принёс его, но период уже оплачен), исправьте документ «пустым» периодом или пометьте на удаление, если он не участвовал в выплатах и отчётности. Проверьте после этого отчёты по НДФЛ и взносам.

Порядок самопроверки после правок:

Частые вопросы по больничным в 1С:ЗУП