Учёт авансов полученных и выданных в 1С 8.3

Аванс полученный падает на счёт 62.02, аванс выданный — на 60.02. На полученную предоплату вы в течение 5 календарных дней выписываете счёт-фактуру и начисляете НДС проводкой Дт 76.АВ Кт 68.02. При отгрузке программа сама зачитывает аванс (Дт 62.02 Кт 62.01) и ставит начисленный НДС к вычету (Дт 68.02 Кт 76.АВ). С выданным авансом всё зеркально: НДС к вычету по счёту-фактуре поставщика, при поступлении — восстановление.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) весь механизм авансов работает автоматически, если правильно заполнены два места: способ зачёта в договоре и порядок регистрации счетов-фактур на аванс в настройках налогов. Ниже — как это настроить и как провести обе стороны: предоплату от покупателя и предоплату поставщику.

Что настроить перед работой с предоплатой

Два параметра определяют, как 1С будет вести авансы. Проверьте их один раз — дальше документы считаются сами.

Способ зачёта авансов в договоре. Откройте карточку договора (Справочники → Договоры, либо из карточки контрагента) и найдите поле Зачёт авансов. Варианты:

• 🔁 Автоматически — значение по умолчанию. При отгрузке/поступлении 1С сама подбирает незачтённые авансы по этому договору. Подходит почти всем.
• 📄 По документу — аванс зачитывается только против конкретного документа расчётов, указанного вручную. Нужно, когда оплата строго привязана к заказу.
• ⛔ Не зачитывать — автозачёта нет, суммы «висят» как дебиторка и кредиторка одновременно.

Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Путь: Главное → Налоги и отчёты → НДС. Параметр отвечает за то, по каким авансам 1С будет формировать счёта-фактуры при пакетной регистрации:

Для обычной торговли и услуг берите первый или третий вариант. Выбранный здесь порядок влияет на начисление НДС, поэтому согласуйте его с учётной политикой, а не меняйте в середине квартала.

Аванс от покупателя: от поступления денег до счёта-фактуры

Предоплата от покупателя проходит в два шага: приход денег и выписка счёта-фактуры на аванс.

Шаг 1. Отразить поступление оплаты. Создайте документ Банк и касса → Банковские выписки → Поступление (или заберите из загруженной выписки клиент-банка). Вид операции — Оплата от покупателя, счёт расчётов 62.01, счёт авансов 62.02. 1С сама определит, что это аванс, если по договору ещё не было отгрузки.

Проводка поступления аванса:

Шаг 2. Выписать счёт-фактуру на аванс. По полученной предоплате продавец обязан в течение 5 календарных дней выставить счёт-фактуру и начислить НДС (п. 3 ст. 168, п. 1 ст. 167 НК РФ). Создавать поштучно не нужно — используйте обработку Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Укажите период, нажмите Заполнить, затем Выполнить — 1С создаст счета-фактуры по всем авансам, подпадающим под выбранный ранее порядок регистрации.

Каждая такая счёт-фактура даёт проводку начисления НДС:

Счёт 76.АВ — это «НДС по авансам и предоплатам полученным». Он временный: при отгрузке начисленный тут налог вернётся вычетом.

Прикиньте сумму НДС с полученной предоплаты:

Аванс поставщику: оплата и вычет НДС

Выданный аванс учитывается на счёте 60.02. Чтобы принять НДС с него к вычету, нужен счёт-фактура от поставщика и условие о предоплате в договоре.

Шаг 1. Отразить списание денег. Документ Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции Оплата поставщику, счёт расчётов 60.01, счёт авансов 60.02.

Шаг 2. Принять НДС к вычету . Это право, а не обязанность — его можно не заявлять. Если решили заявить, на основании списания создайте Счёт-фактуру полученную (вид «На аванс»), введите номер и дату документа поставщика и установите флажок Отразить вычет НДС в книге покупок.

Счёт 76.ВА — «НДС по авансам и предоплатам выданным». Он тоже временный: при поступлении товара налог отсюда придётся восстановить.

Как 1С зачитывает аванс при отгрузке и поступлении

Самое удобное в учёте авансов — зачёт происходит автоматически внутри документа реализации или поступления, отдельного документа «зачёт» вручную создавать не нужно.

При продаже (аванс был от покупателя). Проводите Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Если в договоре стоит «Автоматически», 1С подберёт ранее полученный аванс и сформирует комплект проводок:

Вычет НДС с аванса при отгрузке попадает в книгу покупок через регламентную операцию Операции → Закрытие месяца → Формирование записей книги покупок в конце квартала. Поэтому сам факт зачёта виден сразу, а строка в книге покупок — после закрытия периода.

При покупке (аванс был поставщику). Проводите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). 1С закроет выданный аванс и восстановит ранее принятый вычет:

Восстановление НДС с выданного аванса обязательно (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ): раз товар поступил и входной НДС принимается к вычету по основному счёту-фактуре, авансовый вычет нужно вернуть. Эта запись уходит в книгу продаж .

НДС с авансов: начисление, вычет и восстановление

Соберём логику НДС в одну картину — она часто путается, потому что один и тот же аванс проходит через книгу продаж и книгу покупок.

Аванс полученный (вы продавец):

1. Получили предоплату → начислили НДС Дт 76.АВ Кт 68.02, счёт-фактура в книгу продаж.
2. Отгрузили → начислили НДС с реализации Дт 90.03 Кт 68.02 и одновременно приняли к вычету авансовый НДС Дт 68.02 Кт 76.АВ, запись в книгу покупок.

Двойного налога нет: сначала платите с аванса, при отгрузке тот же налог забираете обратно вычетом, а в бюджет остаётся НДС с реализации.

Аванс выданный (вы покупатель):

1. Перечислили предоплату, получили авансовый счёт-фактуру → по желанию приняли к вычету Дт 68.02 Кт 76.ВА, запись в книгу покупок.
2. Товар поступил → восстановили авансовый НДС Дт 76.ВА Кт 68.02 (книга продаж) и приняли к вычету входной НДС по отгрузочному счёту-фактуре.

Для пустого аванса на возврат (сделка сорвалась, деньги вернули) НДС с полученного аванса принимается к вычету на дату возврата — через документ возврата и регламентные операции по НДС.

Как проверить авансы и взаиморасчёты

После проведения документов убедитесь, что авансы «схлопнулись», а не зависли двойными остатками.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 62 или 60, с настройкой по субсчетам и субконто «Контрагенты», «Договоры». На что смотреть:

• по счёту 62: красиво, когда у контрагента нет одновременно сальдо и по 62.01 (долг покупателя), и по 62.02 (аванс). Если есть оба — аванс не зачёлся;
• по счёту 60: та же логика для 60.01 и 60.02;
• остаток по 76.АВ должен соответствовать НДС с незакрытых полученных авансов, по 76.ВА — НДС с незакрытых выданных.

Экспресс-проверка учёта. Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка проверяет в том числе полноту выписки счетов-фактур на авансы и корректность НДС. Запускайте перед сдачей декларации.

Акт сверки. Продажи → Акты сверки расчётов (или Покупки → …) показывает развёрнутую картину по контрагенту вместе с авансами и помогает поймать, где зависла предоплата.

Если по контрагенту задвоилось сальдо, причина почти всегда в договоре: отгрузка и оплата прошли по разным договорам, либо стоит ручной способ зачёта. Проверьте, что в реализации/поступлении и в платёжке указан один и тот же договор.

Зачёт аванса между разными договорами. Когда покупатель оплатил по одному договору, а отгрузка пойдёт по другому, автозачёт не сработает — договоры разные. Для таких случаев есть документ Покупки → Корректировка долга (или Продажи → Корректировка долга), вид операции Зачёт авансов. В нём вручную указывают, какой аванс и против какой задолженности закрыть. Проводка та же, что при автозачёте (Дт 62.02 Кт 62.01 или Дт 60.01 Кт 60.02), просто сформированная отдельным документом. После проведения перепроверьте ОСВ — сальдо по субсчетам должно схлопнуться.

Частые ошибки при учёте авансов

Разберём ситуации, которые не всегда видны из пошаговой инструкции.

Аванс не зачитывается при отгрузке. Платёж и реализация оформлены по разным договорам, либо в договоре стоит зачёт «По документу» без указанного документа расчётов. Деньги и долг существуют параллельно.

Счёт-фактуры на аванс не выписаны. Обработку Счета-фактуры на аванс забыли запустить за квартал — НДС с полученных авансов не начислен, декларация занижена. Запускайте её регламентно в конце периода.

НДС с аванса выданного не восстановлен. Вычет заявили, а при поступлении товара восстановление «потерялось» (например, поступление провели без автозачёта аванса). Проверяется остатком по 76.ВА.

Неверная ставка в авансовом счёте-фактуре. Если номенклатура предоплаты отнесена к ставке 20 %, а товар реально по 10 %, расчётная ставка аванса будет завышена.