Как отразить диспансеризацию сотрудника в 1С:ЗУП

День диспансеризации — это не больничный и не отпуск за свой счёт, а освобождение от работы с сохранением среднего заработка (ст. 185.1 ТК РФ). В 1С:ЗУП 3.1 его отражают отдельным начислением «Диспансеризация», которое платформа сама считает по среднему, ставит в табель нужный вид времени и подхватывает в расчёт зарплаты за месяц.

Разберём по порядку: кому и сколько дней положено, как включить начисление в программе, как зарегистрировать день, как ЗУП рассчитает средний заработок, какие будут НДФЛ, взносы и проводки. По ходу — числовой пример и типичные ошибки, из-за которых день оплачивают неверно.

Кому положены оплачиваемые дни и сколько

Право на освобождение зависит от возраста и статуса работника. Дни оплачиваются по среднему заработку, место работы и должность сохраняются.

Диспансеризацию работник проходит в рамках программы ОМС. День (дни) он выбирает сам, но согласует с работодателем — одностороннего ухода быть не должно.

Предпенсионный статус подтверждается справкой из СФР — работник может получить её сам через личный кабинет или МФЦ. Работодатель вправе запросить такое подтверждение, прежде чем предоставлять два дня вместо одного. Статус работающего пенсионера виден по факту назначения пенсии.

Право есть и у внешних совместителей: по каждому месту работы гарантия своя, и у вас совместитель вправе взять положенный ему день. Дистанционные работники тоже пользуются гарантией на общих основаниях.

Как оформить день кадрово

До регистрации в программе нужен бумажный след. Он же защитит работодателя при проверке и подтвердит правомерность выплаты.

1. Работник подаёт письменное заявление с указанием даты освобождения.
2. Работодатель согласует дату (резолюция или отдельный приказ — на усмотрение компании).
3. После диспансеризации работник приносит справку из медорганизации, если такая обязанность закреплена в локальном нормативном акте.

Требовать справку можно, только если это прямо прописано в коллективном договоре или ином ЛНА. Без такого условия работодатель не вправе ставить оплату в зависимость от справки.

В заявлении работнику достаточно указать дату (или даты) освобождения и основание — прохождение диспансеризации. Отдельный приказ закон не требует, но многие кадровики его оформляют: он фиксирует согласованную дату и служит основанием для ввода документа в программе. Если дата работнику не согласована и он ушёл самовольно, это может быть расценено как прогул — договорённость о конкретном дне обязательна.

Порядок освобождения — сколько дней, за сколько предупреждать, нужна ли справка — имеет смысл один раз закрепить в локальном нормативном акте. Тогда и у кадровика, и у работника не будет разночтений.

Настройка начисления в ЗУП

По умолчанию начисление «Диспансеризация» в программе выключено — его нужно активировать один раз.

Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и перейдите по ссылке настройки состава начислений и удержаний. На вкладке с прочими начислениями установите флажок «Диспансеризация» и запишите изменения.

Что получаем после включения:

• появляется предопределённое начисление «Диспансеризация» со способом расчёта по среднему заработку;
• в программе активируется соответствующий вид времени для табеля;
• в разделе Зарплата становится доступен документ для регистрации дня освобождения.

Отдельно настраивать способ расчёта и формулу не нужно — всё задано в типовом начислении.

Как зарегистрировать день освобождения

Сам день вводят отдельным документом — это не «Начисление зарплаты и взносов» и не «Отпуск».

В разделе Зарплата после включения начисления появляется документ, которым регистрируют освобождение (в типовой ЗУП 3.1 он так и называется — «Диспансеризация»). Создайте его и заполните:

1. Месяц — период, в котором проходит диспансеризация.
2. Сотрудник — работник, которому положен день.
3. Дата или период освобождения — один день либо два подряд для льготных категорий.
4. Нажмите рассчитать — программа подтянет средний заработок и покажет сумму.
5. Проведите документ.

После этого в индивидуальном графике и табеле за день встанет вид времени «Диспансеризация», а сумма попадёт в ведомость и в «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. Отдельно вводить сумму в расчётный документ не нужно — иначе день оплатится дважды.

После проведения в расчётном листке работника появится отдельная строка с названием начисления и суммой по среднему, а оклад за этот день уменьшится пропорционально — ведь в табеле рабочий день заменён на диспансеризацию. Если оклад за день не уменьшился, значит вид времени не встал: перепроверьте, что документ проведён и попал в индивидуальный график.

Как считается средний заработок

Оплата диспансеризации считается по тем же правилам, что и командировка, — по рабочим, а не календарным дням (ст. 139 ТК РФ, постановление № 922).

• Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем диспансеризации.
• База — учитываемые выплаты за этот период (оклад, премии и т. п.), без больничных, отпускных и других выплат по среднему.
• Средний дневной заработок = база ÷ фактически отработанные дни расчётного периода.
• Сумма за день = средний дневной заработок × число дней диспансеризации.

Пример. Оклад 60 000 ₽, расчётный период отработан полностью.

• База за 12 месяцев: 60 000 × 12 = 720 000 ₽.
• Отработано за период, допустим, 247 рабочих дней.
• Средний дневной заработок: 720 000 ÷ 247 = 2 914,98 ₽.
• За 1 день диспансеризации работнику начислят 2 914,98 ₽.
• Предпенсионеру за 2 дня: 2 914,98 × 2 = 5 829,96 ₽.

ЗУП считает средний автоматически по уже введённым данным. Ваша задача — проверить, что за расчётный период в программе корректно отражены начисления: пропуск премии или неверный вид времени исказит сумму.

Отдельно стоит помнить про нестандартные ситуации — программа обрабатывает их по тому же постановлению № 922:

• Отработано меньше 12 месяцев. Расчётный период берётся со дня приёма по месяц перед диспансеризацией. ЗУП сам ограничит период датой приёма.
• В расчётном периоде вообще не было отработанных дней и выплат (например, работника приняли и он сразу идёт на диспансеризацию). Тогда средний считают исходя из оклада или тарифной ставки текущего месяца.
• Были премии. Годовые и квартальные премии учитываются в среднем по особым правилам — программа распределяет их пропорционально отработанному времени. Проверьте, что премии в базе проведены корректным видом начисления.

НДФЛ, страховые взносы и проводки

Оплата дней диспансеризации — это сохранённый средний заработок, то есть по сути оплата труда, а не компенсация. Поэтому она облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Льгот и необлагаемого минимума здесь нет.

Для суммы из примера (2 914,98 ₽ за день):

• НДФЛ 13%: 2 914,98 × 0,13 = 378,95 ₽.
• На руки: 2 914,98 − 378,95 = 2 536,03 ₽.
• Страховые взносы по единому тарифу (ориентировочно 30%): 2 914,98 × 0,30 ≈ 874,49 ₽ — платит работодатель.

Проводки формируются при отражении зарплаты в бухучёте — так же, как по окладу, по тому счёту затрат, который задан для сотрудника или подразделения:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении и на каком участке занят работник. Отдельного счёта «для диспансеризации» не существует.

Если ЗУП и бухгалтерская база разделены, проводки появятся в Бухгалтерии после синхронизации — убедитесь, что для сотрудника или подразделения задан способ отражения зарплаты в учёте, иначе сумма «повиснет» без счёта затрат.

Как диспансеризация отражается в отчётности

Оплата дней — облагаемая выплата, поэтому она попадает в отчётность по НДФЛ и взносам. Специальных строк под диспансеризацию нет, сумма идёт в составе общих показателей, и отдельно заполнять ничего не нужно — ЗУП формирует отчёты автоматически.

• 6-НДФЛ. Сумма входит в облагаемый доход работника и в справку о доходах. НДФЛ удерживают при фактической выплате и перечисляют в общие сроки единого налогового платежа.
• Расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения. Средний заработок включается в базу по взносам наравне с зарплатой.
• ЕФС-1 (бывшие СЗВ-ТД и 4-ФСС). День диспансеризации — не кадровое мероприятие (не приём, не перевод, не увольнение), поэтому подраздел о трудовой деятельности по этому поводу не подаётся.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем возникает не в расчёте, а в оформлении и выборе категории работника.

• ❌ Оформили как отпуск за свой счёт. Тогда день не оплачивается, а работник теряет гарантию. Диспансеризация — отдельное начисление по среднему.
• ❌ Посчитали по календарным дням, как отпускные. Средний за диспансеризацию считается по рабочим дням, сумма выйдет другой.
• ❌ Не включили начисление в настройках. Документ для регистрации дня просто не появится, а день уйдёт в прогул или неоплачиваемое отсутствие.
• ❌ Ввели сумму вручную в «Начисление зарплаты», не проводя отдельный документ. День не попадёт в табель, средний не рассчитается, а при закрытии месяца возможна задвоенная оплата.
• ❌ Дали работнику младше 40 лет ежегодный день. В общем случае день положен раз в 3 года; ежегодно — только с 40 лет, предпенсионерам и работающим пенсионерам.
• ❌ Не удержали НДФЛ и не начислили взносы, приняв выплату за необлагаемую компенсацию.
• ❌ Предоставили больше дней, чем положено, или перенесли неиспользованный день на следующий период — лишние дни работодатель не обязан оплачивать по среднему.

Перед закрытием месяца откройте расчётный листок сотрудника и проверьте: есть ли строка «Диспансеризация», верна ли сумма, удержан ли НДФЛ.

Частые вопросы