Проводим и отражаем инвентаризацию товаров и материалов в 1С

Результаты инвентаризации в 1С:Бухгалтерии 3.0 отражают в три документа: сначала Склад → Инвентаризация товаров фиксирует расхождения, затем на его основании создаются Оприходование товаров (на излишки) и Списание товаров (на недостачи). Сама инвентаризация проводок не делает — она только сравнивает учётные остатки с фактом.

Излишки попадают на Дт 41 Кт 91.01 по рыночной цене, недостача — на Дт 94 Кт 41, а дальше 94-й счёт закрывается в зависимости от того, есть норма естественной убыли и найден ли виновный. Ниже — весь порядок с точными путями меню, цифрами на примере и готовыми проводками.

Что сделать до запуска инвентаризации в программе

До работы с документами нужна организационная часть — её программа не заменяет. Руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации (можно по форме ИНВ-22), назначает комиссию и сроки. Фактический пересчёт на складе проводит комиссия, а не бухгалтер за компьютером. До начала пересчёта материально ответственное лицо даёт расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, — это защищает от споров о «появившихся» позже документах.

Проверьте в 1С два момента, иначе остатки «поедут»:

• 🔸 Все приходные и расходные документы за период внесены и проведены. Непроведённая реализация даст ложный излишек.
• 🔸 Нет документов «задним числом» после даты инвентаризации, которые меняют остаток на складе.

С 2025 года порядок инвентаризации регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — он заменил старые Методические указания № 49. Инвентаризация обязательна не только по желанию: перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения или порчи, после пожара или иного стихийного бедствия, а также при реорганизации или ликвидации (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Периодичность и сроки плановых инвентаризаций организация закрепляет в учётной политике.

Документ «Инвентаризация товаров»: создание и заполнение

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке укажите:

1. Организация и Склад, по которому проводится пересчёт.
2. Ответственное лицо — материально ответственный сотрудник (МОЛ).
3. На закладке Проведение инвентаризации — реквизиты приказа и сроки (номер, дата, период инвентаризации).

Дальше заполняем табличную часть учётными остатками. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подтянет всю номенклатуру с её учётным количеством и суммой на дату документа — это графа Количество по данным учёта.

Теперь вносится факт. В колонку Количество фактическое комиссия проставляет пересчитанные остатки. Разницу программа считает сама в колонке Отклонение:

• положительное отклонение — излишек (факт больше учёта);
• отрицательное — недостача (факт меньше учёта).

Документ Инвентаризация товаров ничего не списывает и не приходует — он не формирует проводок. Это опись, на основании которой дальше создаются два других документа. Проведите его и переходите к отражению результатов.

Как оприходовать излишки

Излишки оформляются документом Оприходование товаров. Удобнее создать его прямо из описи: в документе инвентаризации нажмите Создать на основании → Оприходование товаров. Программа перенесёт только строки с положительным отклонением.

Главное — проставить цену. Излишки принимаются к учёту по рыночной стоимости на дату инвентаризации (по справедливой стоимости согласно ФСБУ 5/2019). В колонку Цена поставьте рыночную, а не нулевую: иначе товар ляжет на склад по нулю и исказит себестоимость при продаже.

Счёт учёта по умолчанию 91.01 «Прочие доходы», статья прочих доходов — «Излишки, выявленные при инвентаризации». После проведения получаются проводки:

В налоговом учёте стоимость излишков — внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ). 1С отразит его автоматически по тому же счёту 91.01.

Разберём на цифрах. По описи на складе фактически 120 единиц товара, а по учёту числится 115 — излишек 5 штук. Рыночная цена единицы 800 ₽. В документе оприходования ставим количество 5 и цену 800 ₽ — программа примет на склад товара на 4 000 ₽ проводкой Дт 41.01 Кт 91.01 на эту сумму. Эти же 4 000 ₽ войдут во внереализационный доход по налогу на прибыль. Если потом эти 5 единиц продать, их себестоимость (4 000 ₽) уменьшит налоговую базу — двойного налога не возникает.

Как списать недостачу: счёт 94, нормы убыли и виновник

Недостача отражается документом Списание товаров — тоже удобнее через Создать на основании → Списание товаров из описи. Переносятся строки с отрицательным отклонением, цена берётся из себестоимости (учётной стоимости), а не рыночная.

При проведении формируется проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»  Кт 41 (10, 43)

На этом документ Списание товаров останавливается. Счёт 94 — транзитный, его нужно закрыть вручную документом Операции → Операции, введённые вручную. Куда именно списать 94-й счёт, зависит от трёх ситуаций:

Пример с недостачей. По учёту числится 50 единиц материала по себестоимости 300 ₽, фактически на складе 47 — недостача 3 штуки на 900 ₽. Документ Списание товаров даёт Дт 94 Кт 10 на 900 ₽. Норм естественной убыли по этому материалу нет, виновным признан кладовщик. Ручной операцией относим Дт 73.02 Кт 94 — 900 ₽, затем удерживаем из зарплаты Дт 70 Кт 73.02. Счёт 94 закрылся в ноль.

Для материалов счёт недостачи подставляется по данным учёта (10.01, 10.06 и т. д.), для готовой продукции — 43, для товаров — 41. Логика закрытия 94-го счёта одинакова для всех этих ценностей.

Вопрос восстановления НДС по недостачам спорный. Минфин настаивает на восстановлении ранее принятого к вычету НДС по недостающим товарам, но суды и ФНС в большинстве случаев встают на сторону налогоплательщика: выбытие не по воле организации объектом НДС не является. Решение принимайте с учётом готовности спорить.

Проводки при инвентаризации: сводка

Чтобы не держать всё в голове, вот полный набор проводок, которые формируются по итогам инвентаризации товаров и материалов.

Излишки и недостачи нельзя сворачивать между собой напрямую. Исключение — пересортица одного наименования за один период у одного МОЛ: по решению комиссии её зачитывают, а в 1С зачёт оформляют ручной операцией. Остаток после зачёта приходуют или списывают в обычном порядке.

Пример пересортицы: по одному и тому же товару обнаружен излишек сорта «А» 3 штуки и недостача сорта «Б» 3 штуки, у одного МОЛ за один период. Комиссия засчитывает их друг против друга. Если стоимость недостающего сорта выше, разницу взыскивают с виновного; если ниже — положительную разницу приходуют на Дт 41 Кт 91.01. Зачёт в 1С отражают ручной операцией между субконто номенклатуры, после чего остатки по обоим сортам совпадают с фактом.

Печатные формы и проверка результата

Из документа Инвентаризация товаров по кнопке Печать доступны унифицированные формы:

• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей.
• ИНВ-19 — сличительная ведомость (показывает отклонения).
• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации.
• ИНВ-26 — ведомость учёта результатов.

Проверить, что всё отражено корректно, помогает отчёт Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счетам 41 и 94:

• по счёту 94 после всех операций должно быть нулевое сальдо — транзитный счёт закрыт;
• остатки по счёту 41 (10) должны совпасть с фактическими данными описи.

Если по счёту 94 висит остаток — недостача не распределена, вернитесь к ручной операции закрытия.

Полезно также сверить итоги описи с оборотами по счетам 91 и 73 за период: сумма оприходованных излишков должна совпасть с доходом по субконто «Излишки при инвентаризации», а суммы к возмещению — с дебетом счёта 73.02 по виновным лицам. Расхождение означает, что часть результата отразили мимо документов инвентаризации.

Особенности в разных конфигурациях 1С

Порядок в основных конфигурациях отличается расположением документов.

В УТ 11 и Рознице инвентаризация ведёт складской (количественный) учёт, а бухгалтерские проводки формируются при регламентированном учёте или передаче в бухгалтерскую программу. Для инвентаризации основных средств в Бухгалтерии 3.0 используется отдельный документ ОС и НМА → Инвентаризация ОС — он работает по той же логике, но с остатками по счёту 01.

Частые ошибки при отражении инвентаризации

🔹 Излишек оприходован по нулевой цене. Товар встаёт на склад по нулю, и при продаже вся выручка уходит в прибыль без себестоимости. Всегда ставьте рыночную цену в документе оприходования.

🔹 Забыли закрыть счёт 94. Документ Списание товаров доводит недостачу только до 94-го счёта. Если не сделать ручную операцию, недостача не попадёт ни в расходы, ни на виновника, а в ОСВ повиснет сальдо.

🔹 Недостачу свернули с излишком «чтобы красиво». Взаимозачёт разрешён только при пересортице и только по решению комиссии. В остальных случаях излишки и недостачи показывают развёрнуто.

🔹 Сверхнормативную недостачу учли в налоговых расходах без виновника. Если норм естественной убыли нет и виновник не установлен, в налоговом учёте такой расход не признаётся — будет расхождение БУ и НУ.

🔹 Инвентаризацию провели, не закрыв месяц по документам. Остатки заполнились с ошибкой, отклонения оказались фиктивными. Сначала проводим все приходы и отгрузки, потом считаем.