Поставщик прислал исправленный счёт-фактуру: порядок действий в 1С:Бухгалтерии

Исправленный ЭСФ от поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 отражают документом Корректировка поступления с видом операции «Исправление в первичных документах». Его создают на основании исходного поступления, а исходный документ и первоначальный счёт-фактуру не трогают: программа сама сторнирует старую запись книги покупок и регистрирует новую.

Если поставщик не исправлял ошибку, а изменил цену или количество по договорённости, — это уже корректировочный счёт-фактура, и вид операции другой. Перепутать эти два случая — самая дорогая ошибка: от выбора зависят период вычета, книга (покупок или продаж) и необходимость уточнённой декларации.

ИСФ или КСФ: определяем, что именно пришло

Электронный счёт-фактура (ЭСФ) приходит по ЭДО обычно в составе УПД. Исправление и корректировка выглядят похоже, но юридически это разные документы.

Быстрая проверка: откройте присланный документ и посмотрите на шапку.

• 🔎 Номер прежний, появилась строка с номером исправления — это ИСФ.
• 🔎 Номер новый, есть графы «до изменения / после изменения / разница» — это КСФ.
• 🔎 Номер исправления есть и у КСФ — это исправленный корректировочный: исправляют ошибку уже в КСФ.

Что происходит с первоначальным счётом-фактурой в базе

По правилам ведения книги покупок (Постановление № 1137) запись о первоначальном счёте-фактуре аннулируется, а ИСФ регистрируется заново. В 1С эту работу выполняет корректировочный документ. Удалять или распроводить исходный Счет-фактура полученный не нужно.

Почему исходник лучше не трогать:

• ⛔ Если квартал закрыт и декларация сдана, правка исходного поступления «переписывает» прошлое без следа: в книге покупок старая запись просто исчезнет, а доплиста не будет.
• ⛔ Перепроведение поступления задним числом сбивает себестоимость списанных товаров и финансовый результат.
• ⛔ Пропадает связка «первичный СФ → исправление», которую видно при проверке.

Где окажется аннулирующая запись, зависит от того, когда пришёл ИСФ.

Регистрация исправленного ЭСФ в 1С: пошагово

Порядок одинаков для ЭСФ, пришедшего по ЭДО, и для бумажного ИСФ. Разница только в первом шаге.

Шаг 1. Получите документ

По ЭДО. Откройте Покупки → Текущие дела ЭДО и найдите входящий документ. Если контрагент и номенклатура сопоставлены, программа предложит создать корректировку по исходному поступлению. Проверьте, что она подтянулась к нужному документу, а не создала новое поступление.

Если документ не сопоставился, частая причина — исходное поступление вводили вручную, без ЭДО, и программа не видит связи. Тогда откройте поступление и создайте корректировку на основании, как для бумажного ИСФ. Электронный документ потом привяжите к ней, чтобы в базе остался подписанный оригинал. Задваивать поступление, принимая ИСФ как новую накладную, нельзя: товар и НДС удвоятся.

На бумаге или вне ЭДО. Откройте исходный документ поступления (Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)), нажмите Создать на основании и выберите Корректировка поступления.

Шаг 2. Выберите вид операции

В шапке корректировки укажите «Исправление в первичных документах». Ниже есть переключатель, что именно корректировать:

1. Только в учёте НДС — если в ИСФ исправлены реквизиты, а суммы прежние.
2. Во всех разделах учёта — если изменились количество, цена или ставка НДС.

Шаг 3. Заполните табличную часть

Строки разбиты на «до исправления» и «после исправления». Значения «до» подставляются из поступления. В строках «после» поставьте данные из ИСФ. Если суммы не менялись, табличную часть оставьте как есть.

Шаг 4. Зарегистрируйте исправленный счёт-фактуру

Проведите корректировку. Внизу формы появится поле для регистрации счёта-фактуры. Введите:

• номер и дату первоначального СФ (они не меняются);
• номер исправления и его дату — из строки «Исправление № … от …»;
• дату получения документа.

При получении по ЭДО эти поля заполняются из электронного документа. Сверьте их глазами: ошибка в номере исправления даст расхождение при сопоставлении с декларацией поставщика.

Номер исправления — обязательный реквизит. Без него ИСФ попадёт в книгу покупок как новый счёт-фактура с тем же номером, и при камеральной проверке появится дубль.

Если в исправленном ЭСФ изменились суммы и НДС

Когда поставщик исправляет ошибку в цене или количестве, разница проходит через учёт как исправление, а не как новая операция. Вычет по ИСФ относится к периоду первоначального счёта-фактуры: ошибка исправлена, хозяйственная операция та же.

Пример. Поступил товар по СФ № 245: 110 шт. по 1 000 ₽ без НДС, итого 110 000 ₽, НДС 20% — 22 000 ₽. Фактически отгрузили 100 шт. Поставщик прислал ИСФ: 100 000 ₽ плюс НДС 20 000 ₽.

Что сделает корректировка во всех разделах учёта:

Итог по вычету: 20 000 ₽ вместо 22 000 ₽. Если первоначальный вычет был заявлен в прошлом квартале, обе записи уйдут в доплист за тот квартал, а к декларации понадобится уточнённая с доплатой 2 000 ₽ и пени.

Если часть товара уже продана, разница по проданной части попадёт не на счёт 41, а в расходы. Проверьте после проведения карточку счёта 41 и оборотно-сальдовую ведомость по 90.02: остаток по номенклатуре не должен уйти в минус.

Допсоглашение об изменении цены: когда нужен КСФ

Скидка за объём, ретро-бонус, пересмотр цены после приёмки, недостача по договорённости — всё это изменение стоимости, а не ошибка. Поставщик выставляет КСФ на разницу. В базе это Корректировка поступления с видом «Корректировка по согласованию сторон».

Как заполнить

1. Создайте корректировку на основании исходного поступления.
2. Выберите вид «Корректировка по согласованию сторон».
3. В реквизитах укажите основание — номер и дату допсоглашения или акта.
4. В строках «после изменения» поставьте новую цену или количество.
5. Проведите и зарегистрируйте КСФ: его номер и дату, а не данные исходного СФ.

Что происходит с НДС

Прошлые периоды при КСФ не уточняются. Это главное практическое отличие от ИСФ.

Когда КСФ не выставляют

Ретро-скидка без изменения цены конкретных отгрузок (например, премия за выполнение плана закупок, которая по договору не уменьшает стоимость товаров) оформляется без КСФ. В 1С её отражают без корректировки поступления, способом из учётной политики. Решает текст договора, поэтому перед вводом документа перечитайте пункт о премиях.

Сверка книги покупок и книги продаж после исправления

После проведения корректировки проверьте три отчёта. Все они в разделе Отчеты, группа «НДС».

Книга покупок. Сформируйте за квартал первоначального счёта-фактуры. В настройках отчёта включите формирование дополнительных листов. Для ИСФ в доплисте должны быть две строки: аннулирование (со знаком минус) и регистрация исправления с заполненной графой номера и даты исправления.

Книга продаж. Нужна для КСФ на уменьшение. Сформируйте за квартал получения КСФ и найдите запись о восстановлении с номером и датой КСФ. Сумма НДС в ней должна совпадать с графой «разница — уменьшение» в документе поставщика.

Анализ учёта по НДС. Покажет, сходится ли оборот по счёту 19 с записями книги покупок. Расхождение после корректировки обычно значит, что в регистрации выбран не тот вид счёта-фактуры или не заполнен номер исправления.

Если пени не уплачены до подачи уточнённой декларации, освобождения от штрафа по статье 81 НК РФ не будет. Поэтому сначала доплата и пени, затем отчёт.

Частые вопросы