Учёт недостачи от хищения в 1С:Бухгалтерии

Факт хищения в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят в три приёма: инвентаризацией подтверждают недостачу, документом Списание товаров собирают её стоимость на счёте 94, а затем вручную относят сумму либо на виновное лицо (счёт 73.02), либо на прочие расходы (счёт 91.02). Отдельного документа «Хищение» в программе нет — работают стандартной цепочкой учёта недостач.

Порядок зависит от того, нашли ли виновного. Если есть материально ответственное лицо и ущерб не больше его среднемесячного заработка, сумму удерживают из зарплаты. Если виновника нет, убыток списывают на финансовый результат, но в расходы по налогу на прибыль он попадёт только при документе уполномоченного органа. Разберём каждый шаг с проводками, документами и точными путями меню.

Инвентаризация и первичные документы

Любое списание недостачи начинается с инвентаризации — без неё бухгалтерская проводка не имеет основания. С 1 апреля 2025 года порядок регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

В 1С оформите документ в разделе Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. Заполните склад и материально ответственное лицо, нажмите Заполнить по остаткам на складе — программа подтянет учётное количество. В колонку фактического количества внесите данные пересчёта. Разница по минусу и есть недостача.

При выявлении факта хищения инвентаризация обязательна — это прямо следует из ФСБУ 28/2023. Провести её нужно на дату, когда хищение обнаружено, а не ждать плановой годовой проверки. По итогам из документа печатают инвентаризационную опись (форма ИНВ-3 или бланк организации) и сличительную ведомость — именно она показывает отклонение факта от учёта и служит основанием для списания.

Какие бумаги нужны, чтобы налоговая и аудитор приняли списание:

• 📋 приказ о назначении инвентаризационной комиссии;
• 📊 инвентаризационная опись и сличительная ведомость (печатаются из документа в 1С);
• ✍️ письменное объяснение материально ответственного лица о причинах недостачи;
• 🚔 при краже — заявление в полицию и талон-уведомление о его регистрации;
• 📄 решение руководителя о порядке списания.

Проводки по счёту 94: собираем стоимость недостачи

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный. На него сначала собирают всю сумму недостачи по фактической (учётной) себестоимости, а потом списывают по назначению.

В 1С на основании инвентаризации введите документ Списание товаров (раздел Склад → Инвентаризация → Списание товаров или кнопка Создать на основании прямо из инвентаризации). При проведении он сформирует движение по дебету 94.

Проводки зависят от того, что именно похищено:

Если украли основное средство, перед отнесением на счёт 94 его сначала снимают с учёта: списывают первоначальную стоимость и накопленную амортизацию через субсчёт 01.09, а на 94 попадает остаточная стоимость. Для этого в 1С есть документ ОС и НМА → Выбытие ОС → Списание ОС.

После этого шага на счёте 94 висит сумма, которую нужно «закрыть». Долго оставлять её на 94 нельзя — счёт не имеет сальдо на конец периода, если решение о списании принято.

Когда виновник найден: взыскание ущерба

Если установлено материально ответственное лицо (МОЛ) и с ним заключён договор о полной материальной ответственности, сумму относят на расчёты по возмещению ущерба.

Сделайте документ Операции → Операции, введённые вручную с проводкой:

• Дт 73.02 Кт 94 — сумма недостачи отнесена на виновное лицо.

Удержание из зарплаты отражают проводкой Дт 70 Кт 73.02. В 1С:Бухгалтерии разовое удержание заводят в ведомости на выплату либо отдельной ручной операцией; если ведёте зарплату в 1С:ЗУП, удержание настраивают там и переносят проводкой в бухгалтерию.

Здесь важны ограничения Трудового кодекса, их легко нарушить:

Если сумма ущерба больше среднемесячного заработка работника или месячный срок на издание приказа упущен — взыскать можно только через суд. Удерживать больше 20% из зарплаты по своей инициативе нельзя, даже если работник не против на словах — нужно его письменное заявление.

Простой пример. Кладовщик с договором о полной материальной ответственности допустил недостачу товара на 60 000 ₽. Его средний месячный заработок — 45 000 ₽. Поскольку ущерб (60 000 ₽) больше среднего заработка (45 000 ₽), одним приказом всю сумму не взыскать: на разницу нужно либо письменное согласие работника, либо решение суда. Удерживать из зарплаты можно не больше 20% после НДФЛ — около 7 800 ₽ в месяц с заработка 45 000 ₽. Значит, даже при согласии работника погашение растянется примерно на 8 месяцев.

Иногда с виновного взыскивают рыночную стоимость, которая выше балансовой. Разницу между суммой взыскания и учётной стоимостью относят на счёт 98.04 «Разница между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью», а по мере удержаний списывают на доходы (Дт 98.04 Кт 91.01).

Нужно ли восстанавливать НДС при хищении товаров

Короткий ответ: по действующей редакции НК РФ восстанавливать НДС при хищении не нужно. Перечень случаев восстановления налога в пункте 3 статьи 170 НК РФ закрытый, и хищения или недостачи в нём нет.

Эту позицию подтвердил Высший Арбитражный Суд, а затем с ней согласилась и ФНС, разослав разъяснение нижестоящим инспекциям. Поэтому принятый ранее к вычету НДС по похищенным товарам корректировать не требуется.

Отдельно учтите: если похищенное имущество вы изначально покупали без НДС или использовали в необлагаемой деятельности, вопрос восстановления вообще не встаёт.

Если виновник не установлен: списание на финансовый результат

Когда виновных нет (кража неизвестными, суд отказал во взыскании, истёк срок), недостачу списывают на прочие расходы организации.

Проводка через Операции, введённые вручную:

• Дт 91.02 Кт 94 — недостача отнесена на прочие расходы.

В бухгалтерском учёте эту проводку делают сразу после решения руководителя. А вот с налогом на прибыль правило строже.

Убытки от хищений, виновники которых не установлены, разрешено включать во внереализационные расходы (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ) только при одном условии: факт отсутствия виновных подтверждён документом уполномоченного органа государственной власти. На практике это постановление следователя о приостановлении или прекращении уголовного дела в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению.

Что это даёт в 1С:

• пока постановления нет — расход Дт 91.02 Кт 94 остаётся только в бухучёте, а в налоговом учёте образуется постоянная или временная разница (программа посчитает её по ПБУ 18/02 автоматически, если учёт разниц включён);
• получили постановление — расход признаётся и в налоговом учёте, разница закрывается.

Хищение денег, ОС и прочего имущества

Товары и материалы — самый частый случай, но на счёте 94 собирают недостачу любого актива. Схема одна: сначала стоимость попадает на 94, потом — на виновного или на расходы. Меняется только кредитуемый счёт.

• 💵 Деньги из кассы. Недостачу выявляет инвентаризация кассы, проводка Дт 94 Кт 50. Чаще всего виновник — кассир с полной материальной ответственностью, поэтому сумма почти сразу идёт на Дт 73.02 Кт 94.
• 🏢 Основное средство. Сначала списывают объект через ОС и НМА → Выбытие ОС → Списание ОС: снимается первоначальная стоимость и амортизация, остаточная стоимость уходит на Дт 94 Кт 01.09.
• 📦 Готовая продукция и полуфабрикаты. Кредитуется счёт 43 или 21 по фактической себестоимости.
• 💳 Деньги на счёте или в подотчёте. Присвоенные подотчётником суммы отражают через расчёты с ним (Дт 94 Кт 71), затем взыскивают на общих основаниях.

Принцип списания после счёта 94 (на 73.02 или 91.02) и налоговые правила для всех этих случаев одинаковы — отличается только документ-основание и кредитуемый счёт.

Проверка результата: отчёты в 1С

После всех операций счёт 94 должен закрыться — остатка на нём быть не должно, если решение о списании принято.

Проверяют это стандартными отчётами в разделе Отчёты → Стандартные отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — показывает, вся ли недостача списана. Ненулевое сальдо означает, что решение по части суммы ещё не принято.
• Анализ счёта 73.02 — сколько осталось удержать с виновного лица.
• Карточка счёта 91.02 — попала ли списанная недостача в прочие расходы и в какой сумме.

Если ведёте учёт разниц по ПБУ 18/02, после закрытия месяца сверьте, что программа корректно развела бухгалтерскую и налоговую стоимость списания: в бухучёте расход признан, а в налоговом — только при наличии подтверждающего документа.

Частые вопросы