Как оформить и отразить командировку сотрудника в 1С

Командировочные расходы в 1С отражают двумя не связанными между собой документами: деньги на поездку закрывает Авансовый отчёт, а дни командировки оплачиваются средним заработком, а не окладом. Частая путаница — начислить за эти дни обычную зарплату. Так делать нельзя: за время командировки за работником сохраняется средний заработок по статье 167 ТК РФ.

Командировочное удостоверение и служебное задание отменены с 2015 года. Сейчас достаточно приказа о направлении в командировку и авансового отчёта с подтверждающими документами. Ниже — порядок от приказа до проверки сальдо по счёту 71, с суточными, НДФЛ, взносами и проводками.

Какие документы оформить до выезда сотрудника

Основание командировки — приказ руководителя. Унифицированная форма Т-9 необязательна, но ей удобно пользоваться: в ней есть место для цели, срока и источника финансирования.

До выезда понадобятся:

• 📄 приказ о направлении в командировку — с датами, местом и целью поездки;
• 💰 расчёт аванса — суточные за все дни плюс примерная стоимость проезда и проживания;
• 🧳 при зарубежной поездке — отметка о выдаче суточных в рублях или валюте.

В 1С приказ как самостоятельный документ хранится не везде. В 1С:ЗУП 3.1 есть документ Командировка, который одновременно и фиксирует отсутствие сотрудника, и считает оплату. В 1С:Бухгалтерии приказ чаще оформляют на бумаге, а в программу вносят только начисление и авансовый отчёт.

Как выдать аванс командированному сотруднику

Выдать деньги под отчёт можно из кассы или перечислением на карту. Без выданного аванса сотрудник вправе потратить свои деньги, а работодатель обязан возместить, но на практике аванс выдают заранее.

Наличными из кассы. Раздел Банк и касса → Кассовые документы, создайте Выдачу наличных (РКО) с видом операции «Выдача подотчётному лицу». Проводка — Дт 71.01 Кт 50.01.

На банковскую карту. Раздел Банк и касса → Банковские выписки, документ Списание с расчётного счёта с видом операции «Перечисление подотчётному лицу». Проводка — Дт 71.01 Кт 51.

Перед перечислением на личную карту убедитесь, что в учётной политике и локальном акте закреплена такая возможность — иначе банк и проверяющие расценят выплату как доход физлица.

Суточные входят в аванс в полном размере, который установлен в организации, а не только в пределах необлагаемой нормы. Норматив НДФЛ и взносов касается налогообложения, а не суммы выдачи.

Какие расходы собрать и как провести авансовый отчёт

После возвращения сотрудник в течение трёх рабочих дней сдаёт документы. Собрать нужно всё, что подтверждает фактические траты:

• 🚆 проезд — билеты, электронный билет с посадочным талоном, маршрут-квитанция;
• 🏨 проживание — счёт гостиницы, кассовый чек или БСО, договор аренды квартиры;
• 🧾 прочее — чеки на служебные расходы, согласованные приказом.

С электронными билетами есть нюанс. Для авиаперелёта подтверждением служат маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Если талон бумажный потерян, запрашивают справку перевозчика о факте перелёта. По железной дороге достаточно контрольного купона электронного билета.

Расходы на проживание в арендованной квартире принимают, если есть договор найма и документ об оплате. Самый спорный случай — проживание у знакомых без документов: тогда возмещать нечего, и в авансовый отчёт эта сумма не попадает.

Авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии 3.0: раздел Банк и касса → Авансовые отчёты. В шапке выберите подотчётное лицо. Дальше работают закладки.

1. На закладке «Авансы» подберите тот самый РКО или списание с карты — программа подтянет выданную сумму.
2. На закладке «Товары» вносят ТМЦ, купленные в поездке (если такие были).
3. На закладке «Прочее» отражают проезд, проживание и суточные: укажите документ, сумму, счёт затрат (26, 44 или 20) и аналитику.

Если в счёте гостиницы или билете НДС выделен отдельной строкой и есть счёт-фактура или БСО установленного образца, укажите ставку и сумму НДС — программа примет его к вычету проводкой Дт 19 Кт 71 и далее Дт 68.02 Кт 19.

Когда расходы превысили аванс, разницу доплачивают сотруднику; если он потратил меньше — возвращает остаток. Возврат наличными оформляют приходным кассовым ордером (Поступление наличных, вид операции «Возврат от подотчётного лица»), проводка Дт 50.01 Кт 71.01. После проведения отчёта сальдо по счёту 71 по этому сотруднику должно закрыться в ноль.

Для налога на прибыль командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчёта руководителем, а не на дату выдачи аванса. Поэтому важно, чтобы дата документа в 1С совпадала с датой утверждения.

Суточные: норма, НДФЛ и страховые взносы

Размер суточных организация устанавливает сама в локальном акте. А вот необлагаемый лимит задан Налоговым кодексом:

• 🇷🇺 700 ₽ в день — по России;
• 🌍 2 500 ₽ в день — за границей.

С суммы сверх этих лимитов удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. Расходом по налогу на прибыль суточные признаются полностью, в размере, установленном организацией.

Разберём на числах. Командировка по России — 5 дней, суточные в организации 1 000 ₽ в день.

• Выдано суточных: 1 000 × 5 = 5 000 ₽.
• Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3 500 ₽.
• Сверх нормы: 5 000 − 3 500 = 1 500 ₽.
• НДФЛ с превышения: 1 500 × 13 % = 195 ₽.
• Страховые взносы: 1 500 × 30 % = 450 ₽ (в пределах единой базы).

Посчитайте свой случай — калькулятор сам делит суточные на облагаемую и необлагаемую часть:

День отъезда и день приезда считаются днями командировки целиком, даже если транспорт отправляется поздно вечером или прибывает рано утром. При пересечении границы день въезда в РФ считают по российской норме, а последний день за рубежом — по зарубежной.

Если суточные за границу выдавались в валюте, для целей НДФЛ их пересчитывают в рубли по курсу на последний день месяца утверждения авансового отчёта. В учётных расходах валютный аванс отражают по курсу на дату его выдачи.

Отдельный случай — однодневная командировка по России, когда сотрудник уезжает и возвращается в тот же день. Суточные за неё не выплачиваются: по месту, откуда работник может ежедневно возвращаться домой, суточные не положены. Проезд и другие согласованные расходы при этом возмещаются в общем порядке. При однодневной зарубежной поездке суточные платят в размере 50 % от нормы.

Средний заработок за дни командировки

За рабочие дни по графику, попавшие в командировку, начисляется средний заработок, а не оклад. Это ключевое отличие командировки от обычной работы.

Средний дневной заработок считают за расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала поездки. Формула: выплаты за расчётный период делят на фактически отработанные в нём дни.

В выплаты расчётного периода включают зарплату, производственные премии, надбавки. А вот больничные, отпускные и сами командировочные выплаты по среднему из расчёта исключают — вместе с днями, за которые они начислены. Если сотрудник отработал меньше 12 месяцев, берут фактический период с даты приёма.

Пример. За 12 месяцев сотрудник заработал 600 000 ₽ и отработал 247 дней.

• Средний дневной заработок: 600 000 ÷ 247 = 2 429,15 ₽.
• За 5 дней командировки: 2 429,15 × 5 = 12 145,75 ₽.

В 1С:ЗУП 3.1 это делает документ Командировка (раздел Зарплата): программа сама определяет расчётный период, подтягивает базу и считает средний. В 1С:Бухгалтерии при ведении зарплаты в программе доступен аналогичный документ; если в вашем интерфейсе его нет, средний заработок рассчитывают вручную и вносят отдельным начислением.

Если по графику средний заработок оказался ниже оклада, доплату до оклада можно предусмотреть локальным актом — но это уже решение работодателя, а не требование закона.

Отдельно оплачивают день, когда сотрудник был в пути в выходной. Дорога в субботу или воскресенье — это привлечение к работе в выходной, и оплачивается она не средним, а в повышенном размере либо компенсируется отгулом по выбору работника.

Проводки по командировке и проверка счёта 71

Соберём типовые проводки в один список — от выдачи аванса до начисления оплаты за дни поездки:

Проверять учёт удобнее всего оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71 с отбором по сотруднику (раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). После того как авансовый отчёт проведён и остаток возвращён или доплачен, сальдо должно быть нулевым. Остаток по дебету означает, что сотрудник недоотчитался или ему не доплатили; по кредиту — что организация должна ему возместить перерасход.

Различия по конфигурациям 1С

Порядок зависит от того, ведётся ли в программе расчёт зарплаты. Денежная часть (авансовый отчёт) есть везде, где вообще есть подотчёт; зарплатная — только в конфигурациях с модулем расчёта.

Если организация ведёт бухгалтерию в 1С:Бухгалтерии, а зарплату — в 1С:ЗУП, оплату командировки считают в ЗУП, а результат переносят в бухгалтерию синхронизацией. Авансовый отчёт при этом остаётся в бухгалтерской базе.

Частые ошибки при отражении командировки

Частые вопросы