Учёт недостачи в 1С:Бухгалтерия 8.3 — от инвентаризации до списания

Любая недостача в 1С:Бухгалтерия 8.3 сначала попадает на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а уже оттуда уходит в расходы, на виновное лицо или в прочие расходы — в зависимости от причины. Проводку Дт 94 Кт 41 (или 10, 50, 01) формирует документ списания, а решение о дальнейшей судьбе суммы принимает руководитель по итогам инвентаризации.

Сам по себе документ инвентаризации проводок не делает — он лишь фиксирует расхождение факта с учётом. Списание и отнесение недостачи — это отдельные операции, и именно на них чаще всего ошибаются. Ниже — порядок для товаров, денег и основных средств, а также что с недостачей делать в налоговом учёте.

Виды недостач и когда они возникают

Недостача — это превышение учётного остатка над фактическим наличием. Выявляют её только по результатам инвентаризации, других законных оснований для списания нет.

По характеру имущества недостачи делят на несколько групп, и порядок отражения у каждой свой:

• 📦 ТМЦ — товары, материалы, готовая продукция. Самый частый случай, счёт списания 94 в корреспонденции с 41, 10, 43.
• 💵 Денежные средства — наличные в кассе, реже — денежные документы. Списываются с 50.
• 🏭 Основные средства — оборудование, инвентарь. Требуют сначала списать амортизацию, затем остаточную стоимость.

По причине возникновения недостача бывает:

• в пределах норм естественной убыли (усушка, утруска, бой) — относится на затраты;
• сверх норм при установленном виновнике — взыскивается с него;
• сверх норм без виновника (кража без установленного лица, стихийное бедствие) — уходит в прочие расходы.

Инвентаризация обязательна не только по инициативе компании, но и перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения, а также при реорганизации или ликвидации. Недостача, выявленная в любом из этих случаев, отражается в учёте одинаково.

Инвентаризацию в программе оформляют документом Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. При заполнении по кнопке подбора остатков программа подтягивает учётное количество, а фактическое вы вносите вручную; отклонения считаются автоматически в отдельной колонке. Документ печатает инвентаризационную опись и сличительную ведомость , но движений по счетам не создаёт — на счёте 94 после его проведения ничего не появится.

Как списать недостачу товаров и материалов

Разберём стандартный сценарий: при инвентаризации на складе не хватает партии товара. Порядок действий в 1С:Бухгалтерия 8.3:

1. Проведите документ Инвентаризация товаров с фактическими количествами.
2. Прямо из него по кнопке создания на основании сформируйте документ Списание товаров (он же доступен в разделе Склад → Инвентаризация → Списание товаров).
3. Проверьте, что в табличной части подтянулись позиции и суммы недостачи.
4. Проведите документ.

Документ Списание товаров сформирует проводку:

Сумма берётся по той стоимости, по которой ценность числилась в учёте (средняя или ФИФО — в зависимости от настройки Главное → Учётная политика). Проверьте, что себестоимость в проводке не нулевая: если партия задвоилась или поступление не проведено, 1С спишет недостачу на нулевую сумму, и на счёте 94 ничего не осядет.

После проведения Списания товаров вся сумма недостачи «висит» на дебете 94 и ждёт решения, куда её отнести. Пока недостача не закрыта с 94, оборотно-сальдовая ведомость будет показывать по нему остаток.

Куда отнести сумму с 94: нормы, виновник, прочие расходы

Это ключевое решение. Счёт 94 — транзитный, остатка на конец периода на нём быть не должно. Закрывают его ручной операцией (Операции → Операции, введённые вручную) в зависимости от основания.

Если виновником признан материально ответственный работник, удержание из его зарплаты отражают проводкой Дт 70 Кт 73.02. По статье 138 ТК РФ за один раз можно удержать не более 20% зарплаты после НДФЛ, поэтому крупную недостачу гасят частями несколько месяцев.

Пересортица: когда недостача закрывается излишком

Отдельный случай — пересортица, когда по одному товару обнаружена недостача, а по похожему того же наименования — излишек. Классический пример: на складе не хватает упаковок одного артикуля, но столько же лишних упаковок другого размера той же модели.

Взаимозачёт излишков и недостач по пересортице допускается только при совпадении четырёх условий:

1. Излишек и недостача выявлены за один и тот же проверяемый период.
2. У одного и того же материально ответственного лица.
3. По товарам одного наименования.
4. В тождественных количествах.

Решение о зачёте принимает руководитель, а материально ответственное лицо даёт объяснение. В 1С зачёт оформляют корректировкой в документе списания и оприходования или ручной операцией, выравнивая количества по номенклатуре.

Недостача наличных в кассе

Денежную недостачу выявляют при инвентаризации кассы (акт по форме ИНВ-15). Типового документа списания наличных под недостачу в 1С:Бухгалтерия нет, поэтому операцию вводят вручную через Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция.

С кассиром, как правило, заключён договор о полной материальной ответственности, поэтому недостачу наличных почти всегда относят на него. Если сумму вносят наличными в кассу, добавляют приходный кассовый ордер с проводкой Дт 50.01 Кт 73.02.

Отдельно учитывают недостачу денежных документов (путёвки, марки) — они числятся на счёте 50.03, и проводка будет Дт 94 Кт 50.03.

Недостача основных средств: сначала амортизация

С ОС порядок сложнее, чем с товаром: нельзя просто списать стоимость на 94, потому что у объекта есть накопленная амортизация. Недостачу ОС оформляют документом ОС и НМА → Выбытие основных средств → Списание ОС с причиной, связанной с недостачей.

Документ сформирует цепочку проводок:

На счёт 94 попадает именно остаточная стоимость (первоначальная минус амортизация). Дальше — та же развилка: на виновного (Дт 73.02 Кт 94) или в прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94).

Налог на прибыль и НДС при недостаче

Налоговые последствия зависят от той же классификации, что и проводки.

Налог на прибыль:

Главная сложность — сверхнормативная недостача без виновника. Включить её в расходы можно только при наличии официального документа о том, что виновные лица не установлены. Без такого документа налоговики расход снимут.

На УСН всё жёстче: перечень расходов закрытый, и недостачи сверх норм естественной убыли в нём нет. Учесть в расходах такую недостачу на упрощёнке нельзя, а вот сумму, возмещённую виновным работником, придётся отразить в доходах на дату поступления денег. Это частая причина споров при переходе с ОСНО на УСН — порядок учёта недостач различается принципиально.

НДС. Долгое время Минфин требовал восстанавливать НДС со стоимости недостающих товаров. Сейчас преобладает позиция судов: выбытие имущества не по воле организации объектом НДС не является, и восстанавливать налог не нужно. Но безопасный вариант зависит от готовности спорить, поэтому решение по восстановлению НДС согласуйте с налоговой политикой компании. В 1С восстановление НДС, если вы на нём остановились, отражают через Операции → Регламентные операции НДС или ручной операцией по счёту 19/68.02.

Частые ошибки при отражении недостачи

Частые вопросы