Оформление и расчёт отпуска в 1С ЗУП: от документа до проводок

Ежегодный отпуск оформляют документом Зарплата → Отпуска (он же доступен из раздела Кадры). Документ сам считает число дней, средний заработок и сумму отпускных, формирует приказ по форме Т‑6 и записку‑расчёт Т‑60. Проводки появляются уже в бухгалтерской программе после синхронизации — в самом ЗУП бухучёта нет.

Ниже — порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 (интерфейс «Такси»): как завести документ , из чего складывается расчёт дней и отпускных, что исключается из среднего заработка, какие печатные формы распечатать и какими проводками отпускные лягут в учёт.

Документ «Отпуск»: где создать и какой вид выбрать

Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать. В шапке выберите организацию и сотрудника — программа подтянет его подразделение, должность и график работы.

Один документ закрывает несколько видов отсутствия. Переключают их флажками и переключателями в форме:

• 🏖️ Ежегодный оплачиваемый — основной отпуск (как правило, 28 календарных дней).
• ➕ Дополнительный — за вредность, ненормированный день, северный стаж и т. п. Ставится отдельным флажком и может идти вместе с основным одним документом.
• 🚫 Без сохранения оплаты — отпуск за свой счёт. Дни не оплачиваются, но в табель попадают.

Чтобы вид отпуска был доступен, он должен быть заведён в настройках. Если нужного вида нет в списке, проверьте Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и справочник видов отпусков в разделе Настройка.

Перед проведением убедитесь, что выбран правильный сотрудник и организация: исправлять проведённый отпуск задним числом сложнее, чем создать заново.

Период отпуска и расчёт количества дней

В блоке с датами укажите период отдыха: дату начала и окончания. ЗУП сам посчитает количество календарных дней и автоматически исключит из них приходящиеся на период нерабочие праздничные дни — по статье 120 ТК РФ они в число дней отпуска не входят и не оплачиваются.

Пример: сотрудник уходит с 1 по 14 июня включительно. Если на этот период попадает один праздничный день, к отпуску прибавится ещё один календарный — чтобы фактически отдохнуть 14 оплачиваемых дней.

Отдельно программа контролирует остаток дней отпуска. По кнопке с остатками (ссылка рядом с видом отпуска) открывается справка: сколько дней сотруднику положено, сколько уже использовано и сколько доступно на дату начала. Право на отпуск копится из расчёта 28 дней за рабочий год, то есть примерно 2,33 дня за каждый отработанный месяц.

Средний заработок и сумма отпускных

Отпускные считаются от среднего дневного заработка за расчётный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ст. 139 ТК РФ, Постановление № 922).

Формула для полностью отработанного периода:

Средний дневной = База за 12 мес / 12 / 29,3
Отпускные = Средний дневной × Календарные дни отпуска

В базу среднего входят все выплаты, связанные с оплатой труда: оклад, доплаты и надбавки, премии за результат, оплата по среднему в прошлых периодах учитывается по своим правилам. Не входят выплаты социального характера и всё, что не является оплатой за труд: материальная помощь, компенсация питания и проезда, больничные пособия. ЗУП относит начисление к базе среднего по настройке его вида — поэтому самодельные «разовые» начисления лучше не вводить обычной суммой, а заводить отдельным видом с правильным признаком.

Коэффициент 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Если какой‑то месяц отработан не полностью (были больничный, командировка, прошлый отпуск), 1С заменяет для него 29,3 на пропорциональную величину: 29,3 / дни месяца × отработанные дни.

Посмотреть, как получилась сумма, можно по ссылке Расчёт среднего заработка (или значку рядом с суммой отпускных). Откроется форма с базой по месяцам и отработанными днями — именно её стоит сверять, если итог кажется неверным.

Простой пример с числами:

• База за 12 месяцев — 480 000 ₽, все месяцы отработаны полностью.
• Средний дневной: 480 000 / 12 / 29,3 = 1 365,19 ₽.
• Отпуск 14 дней: 1 365,19 × 14 = 19 112,66 ₽.

На закладке с оплатой ЗУП покажет начисленные отпускные, а также пересчитает зарплату за месяц с учётом отработанных до отпуска дней.

Премии в расчёте. Месячные премии входят в базу среднего в полном размере (не больше одной за каждый показатель за месяц). Квартальные и другие премии за период до года учитываются по частям, приходящимся на расчётный период. Годовая премия за прошлый год включается полностью, даже если начислена после начала расчётного периода. ЗУП раскладывает это сам, если премии проведены своими видами начисления, а не разовой суммой «вручную».

Индексация. Когда оклады повысили всей организации, подразделению или сотруднику, заработок до повышения пересчитывается на коэффициент роста. 1С применяет индексацию автоматически при условии, что повышение оформлено плановым документом (изменение оплаты труда, кадровый перевод), а не правкой суммы в расчёте. Если коэффициент не применился — почти всегда причина в ручном вводе оклада.

Что исключается из расчёта и как сдвинуть период

Из расчётного периода и из базы среднего заработка исключаются суммы и дни, когда за сотрудником сохранялся средний заработок или он фактически не работал (п. 5 Постановления № 922). ЗУП делает это автоматически, если соответствующие документы проведены.

Что уходит из расчёта среднего:

• 🤒 больничные (пособие по нетрудоспособности);
• ✈️ командировки, где начислялся средний заработок;
• 🏖️ прошлые отпуска и дни без сохранения оплаты;
• ⏸️ простои и освобождения от работы с сохранением среднего.

Отдельно различайте два понятия, их часто путают:

1. Отпускной стаж — период работы, за который копится право на отпуск. Из него по статье 121 ТК РФ выпадают отпуск за свой счёт сверх 14 дней за год и отпуск по уходу за ребёнком. Это сдвигает «рабочий год» и дату, с которой положены новые дни.
2. Расчётный период — 12 месяцев для среднего заработка. Из него исключаются перечисленные выше дни.

Если в расчётном периоде вообще не было отработанных дней (например, сотрудник весь год был в отпуске по уходу), 1С берёт предшествующий период с заработком — это предусмотрено порядком расчёта среднего. Корректировать период работы вручную почти никогда не нужно: достаточно, чтобы все больничные, командировки и прошлые отпуска были заведены в базе до проведения нового документа.

Отпуск частями, график и перенос

Основной отпуск можно делить на части, но хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). В 1С каждая часть оформляется отдельным документом «Отпуск» на свой период — программа списывает дни из общего остатка.

Очерёдность отпусков закрепляет график отпусков (форма Т‑7). В ЗУП он ведётся документом Кадры → График отпусков. График сам по себе денег не начисляет: это план, по которому потом вводят документы «Отпуск». Сверять фактические даты с запланированными удобно именно через него.

Перенос и продление возникают в двух частых случаях:

• 🤒 Болезнь во время отпуска. Дни больничного, пришедшиеся на отпуск, продлевают или переносят отдыхающие дни. В 1С проводят больничный лист за этот период, после чего документ «Отпуск» корректируют или вводят на перенесённые дни.
• 📅 Перенос по заявлению или инициативе работодателя. Если отпуск сдвигается целиком, проще отменить проведение старого документа (или пометить на удаление, если он ещё не выплачен) и завести новый на фактические даты.

Приказ, записка‑расчёт и кадровое оформление

После проведения документа печатные формы доступны по кнопке Печать:

• 📄 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска — унифицированная форма Т‑6 (на одного сотрудника) или Т‑6а (на нескольких). Это основной кадровый документ, его подписывает руководитель, с ним под подпись знакомят сотрудника.
• 🧮 Записка‑расчёт о предоставлении отпуска — форма Т‑60, показывает расчёт среднего заработка и сумму к выплате.

Если организация утвердила собственные формы приказов, их можно подключить, но унифицированные Т‑6 и Т‑60 остаются рабочим вариантом по умолчанию.

Документ «Отпуск» одновременно является и кадровым (вносит запись в личную карточку и график), и расчётным (начисляет отпускные). Отдельный приказ в кадровой программе дублировать не нужно — в ЗУП это один документ.

Сама выплата отпускных — это межрасчётная выплата: её не ждут до зарплаты, а оформляют отдельной ведомостью. После проведения документа «Отпуск» создают ведомость (Выплаты → Ведомости в банк или в кассу) с видом выплаты «Отпуск» и выбором нужного документа‑основания. Так сумма уходит сотруднику в срок и корректно встаёт в учёт НДФЛ по дате выплаты.

НДФЛ, взносы и проводки по отпускным

ЗУП рассчитывает НДФЛ и страховые взносы с отпускных сразу в документе, а сами бухгалтерские проводки формируются в 1С:Бухгалтерии после синхронизации данных (или в ЗУП через документ Отражение зарплаты в бухучёте, который потом выгружается).

Типовая схема проводок по отпускным:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подставляется по способу отражения зарплаты, заданному для подразделения или начисления. НДФЛ с отпускных удерживается при фактической выплате; с 2023 года он уплачивается в составе единого налогового платежа в общие сроки, привязанные к дате выплаты дохода.

Страховые взносы с 2023 года администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС объединены) — на проводки по счёту 69 это не влияет, но отчётность сдаётся по единым формам.

Отдельная тема — резерв отпусков (оценочное обязательство). Если организация его создаёт, начисление отпускных списывается не на счёт затрат напрямую, а за счёт резерва: Дт 96 Кт 70. Малые предприятия, ведущие упрощённый учёт, резерв могут не формировать.

Частые вопросы