Начисление отпускных в 1С:ЗУП — от документа до проводок

Отпускные в 1С:ЗУП 3.1 начисляет документ «Отпуск» из раздела Зарплата: он сам определяет расчётный период, вычисляет средний дневной заработок и сумму к выплате. Проводки (Дт 20, 26, 44 Кт 70, НДФЛ, взносы) формируются в бухгалтерской базе после синхронизации или документом «Отражение зарплаты в бухучёте».

Главная сложность — не ввод документа, а два момента вокруг него: корректный средний заработок (от этого зависит сумма) и срок выплаты. Отпускные нужно выдать не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), поэтому документ вводят заранее, а не в день начала отдыха.

Разберём весь путь: что проверить в базе, как заполнить документ , откуда берётся сумма, какие проводки получаются, как выплатить и как исправить ошибку, если сотрудник отозван или период посчитан неверно.

Что проверить в базе перед расчётом отпуска

Перед вводом документа убедитесь, что данные для среднего заработка полны. Если за расчётный период в базе нет части начислений, программа посчитает средний заработок заниженным — и потом придётся пересчитывать.

• 📅 Отработанный период. Сотрудник должен быть принят на работу раньше — иначе расчётного периода нет, и база возьмёт оклад текущего месяца.
• 💰 Начисления за 12 месяцев. Все месяцы расчётного периода должны быть начислены (документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены). Пропуск месяца занижает базу.
• 🏖 График отпусков. Если ведёте планирование в разделе Кадры, остаток дней отпуска подтянется автоматически. Это не обязательно, но удобно для контроля.
• ⚙️ Вид начисления «Отпуск». В типовой ЗУП он есть по умолчанию. Если его отключали — включите в Настройка → Расчёт зарплаты.

Как создать и заполнить документ «Отпуск»

Основной документ — «Отпуск». Открыть его можно так:

1. Зайдите в раздел Зарплата → Отпуска (или Зарплата → Создать → Отпуск).
2. Нажмите «Создать» и выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите месяц начисления — это месяц, в котором отпускные попадут в расчёт и выплату, обычно месяц начала отпуска.
4. В блоке с датами задайте период отпуска: дату начала и дату окончания. Число календарных дней программа посчитает сама.
5. Проверьте вид отпуска. Для обычного ежегодного — «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск». Для дополнительного или учебного выбирается свой вид.

После указания дат вкладка с расчётом заполняется автоматически: средний заработок, сумма отпускных, НДФЛ. Ниже — срок и способ выплаты.

Отдельно укажите, как выплачиваются отпускные. Варианты в документе:

Проведите документ. Он зафиксирует начисление, но ещё не выплату — её оформляет отдельная ведомость.

Как программа считает средний заработок

Сумму отпускных ЗУП считает по формуле из Постановления Правительства РФ № 922. Понимать её нужно, чтобы проверить расчёт и объяснить сотруднику цифру.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если отпуск с 1 ноября, берутся ноябрь прошлого года по октябрь текущего.

Средний дневной заработок = база за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Сумма отпускных = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска.

Разберём на числах. Оклад 50 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью, отпуск 14 календарных дней:

• База за год: 50 000 × 12 = 600 000 ₽
• Средний дневной: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽
• Отпускные: 1 706,48 × 14 = 23 890,78 ₽
• НДФЛ 13 %: 23 890,78 × 13 % = 3 106 ₽
• На руки: ≈ 20 785 ₽

Если в расчётном периоде был неполный месяц (болезнь, прошлый отпуск, прогул), число дней по этому месяцу считается отдельно: 29,3 ÷ число календарных дней месяца × отработанные календарные дни. Программа делает это автоматически, но из-за этого средний заработок при болезнях в периоде будет ниже.

Что исключается из базы и дней: больничные, прошлые отпуска, командировки с сохранением среднего и другие периоды, когда за сотрудником сохранялся средний заработок. ЗУП исключает их сам, если соответствующие документы проведены.

Премии в расчёте. Это частый источник расхождений. Ежемесячные премии входят в базу по фактическим суммам за расчётный период. Квартальные и годовые премии учитываются по особым правилам: годовая премия за предыдущий год берётся полностью, если год отработан полностью; при неполностью отработанном периоде премии пересчитываются пропорционально отработанному времени. Настройка «входит ли начисление в средний заработок» задаётся в карточке вида начисления — если собственная премия в базу не попала, проверьте этот флажок.

Индексация. Если в организации повышали оклады всем сотрудникам подразделения, средний заработок за месяцы до повышения индексируется на коэффициент роста. ЗУП применяет индексацию автоматически, когда повышение оформлено документом «Изменение плановых начислений» по подразделению целиком, а не одному сотруднику.

Что в базу не входит вообще: материальная помощь, компенсация расходов (питание, проезд, если это не оплата труда), разовые выплаты, не связанные с трудом. Эти суммы средний заработок не увеличивают, и их наличие в начислениях на отпускные не влияет.

Проводки: как отпускные попадают в бухучёт

Сам документ «Отпуск» в ЗУП движений по счетам не делает — он считает начисления. Бухгалтерские проводки формируются либо в 1С:Бухгалтерии после синхронизации, либо документом «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел Зарплата).

Счёт затрат (20, 26, 44) подтягивается из способа отражения, заданного для подразделения или начисления в Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте.

Важный нюанс — резерв на оплату отпусков (счёт 96). По ПБУ 8/2010 организации формируют оценочное обязательство на отпуска, и тогда начисление идёт Дт 96 Кт 70, а не на счёт затрат. Малые предприятия, которые вправе не создавать резерв, начисляют напрямую Дт 20 (26, 44) Кт 70. Как настроено в вашей базе — смотрите в учётной политике и в настройках отражения.

Если отпуск переходит на следующий месяц, типовая ЗУП относит всю сумму к месяцу начисления документа — разносить отпускные вручную по месяцам в налоговом учёте не требуется, расходы признаются в периоде начисления.

Выплата отпускных и сроки по НДФЛ

Начисление и выплата — разные операции. После проведения документа «Отпуск» оформите выплату.

1. Перейдите в Выплаты → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу).
2. Создайте ведомость, в поле «Выплачивать» выберите «Отпуск» и укажите сам документ-основание.
3. Сумма и удержанный НДФЛ подтянутся из документа. Проведите и выгрузите ведомость в банк.

Срок выплаты сотруднику — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если три дня приходятся на выходные, выдавайте раньше.

НДФЛ с отпускных удерживается в момент фактической выплаты. С 2023 года налог перечисляется в бюджет в единые сроки уплаты НДФЛ (единый налоговый платёж), а не «в последний день месяца», как было раньше. Дата удержания при этом — день выплаты отпускных, и именно она попадает в уведомление по НДФЛ.

Взносы на отпускные. Отпускные облагаются страховыми взносами на общих основаниях — по тарифам организации (с 2023 года — единый тариф в СФР плюс взносы на травматизм). Начисляются взносы документом «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором начислен отпуск, и попадают в расходы на тот же счёт, что и сами отпускные (или на счёт 96, если формируется резерв). Отдельно вводить взносы по отпуску не нужно.

НДФЛ при переходящем отпуске. Даже если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем, доход в виде отпускных считается полученным в день выплаты. Делить НДФЛ по месяцам не требуется — вся сумма налога привязана к дате перечисления денег сотруднику.

Как исправить или сторнировать начисление

Если документ проведён с ошибкой или изменились данные, есть три сценария — без ручных сторно-проводок.

Ошибка в самом документе «Отпуск». Откройте документ и нажмите «Исправить» (или «Сторнировать» в зависимости от релиза). Программа создаст исправляющий документ: старое начисление сторнируется, новое считается заново. Выплаченную разницу потом либо доплачивают, либо удерживают.

Сотрудника отозвали из отпуска. Введите документ «Отзыв из отпуска» (раздел Зарплата). Он сторнирует отпускные за неиспользованные дни и вернёт сотруднику дни отпуска. Выплаченные вперёд отпускные за эти дни удерживаются из будущей зарплаты.

Изменились начисления в расчётном периоде задним числом. Например, задним числом провели премию за прошлый месяц. Тогда средний заработок устарел. ЗУП сам поставит отпуск на перерасчёт — его видно в списке Зарплата → Перерасчёты. Создайте по подсказке программы перерасчёт, и разница доначислится в текущем месяце.

Проверка расчёта и начисление зарплаты за месяц

В ЗУП нет единой кнопки «Закрытие месяца», как в 1С:Бухгалтерии, — месяц закрывается последовательностью документов. Отпуск учитывается в общем расчёте за месяц.

Порядок проверки в конце месяца:

1. Проведите «Начисление зарплаты и взносов» — оно подхватит отпускные и доначислит взносы.
2. Откройте отчёт «Расчётный листок» по сотруднику — в нём видно строку отпуска, НДФЛ и сумму к выплате.
3. Для контроля по организации используйте «Анализ зарплаты по сотрудникам» или «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате).
4. Сверьте, что отпускные выплачены и НДФЛ по ним попал в учёт по датам — проверяется по отчётам раздела Налоги и взносы.

После этого выполните синхронизацию с 1С:Бухгалтерией (или сформируйте «Отражение зарплаты в бухучёте»), чтобы проводки по отпускным попали в бухгалтерскую базу. Уже там, в БП, запускается обработка «Закрытие месяца» со списанием резерва и расчётом налога на прибыль.