Недостача одного сорта и излишек другого: зачёт пересортицы в 1С по шагам

Пересортицу в 1С оформляют после инвентаризации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа нет: недостачу проводят «Списанием товаров», излишек — «Оприходованием товаров», а зачёт делают ручной операцией через счёт 94. В 1С:Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP есть готовый документ «Пересортица товаров»: он списывает один товар и приходует другой одной записью.

Какой путь выбрать, зависит от программы, а не от вкуса бухгалтера. В обоих случаях сначала проверьте, разрешён ли зачёт: пересортицей можно закрыть далеко не любую пару «недостача плюс излишек». Ошибка здесь стоит дороже, чем лишний документ в базе.

Когда недостачу и излишек можно зачесть

Пересортица — это когда по учёту на складе лежит один товар, а фактически другой. Классика: отгрузили сахар в мешках по 50 кг, а в накладной выбрали позицию «по 25 кг». По итогам пересчёта одной позиции не хватает, другой столько же лишнего.

Зачёт регулирует пункт 5.1 Методических указаний по инвентаризации. Он допустим только в виде исключения и при четырёх условиях одновременно:

• 📅 один и тот же проверяемый период;
• 👤 одно и то же материально ответственное лицо;
• 📦 ценности одного наименования (похожие позиции, которые легко перепутать);
• ⚖️ тождественные количества.

Если хотя бы одно условие не выполняется, это не пересортица. Тогда недостачу и излишек оформляют раздельно: излишек — в прочие доходы, недостачу — через счёт 94 на виновника или в расходы.

Причину пересортицы стоит записать в объяснительной МОЛ или в решении комиссии. В 1С это пригодится в поле «Комментарий» документов: через год никто не вспомнит, почему сахар «превратился» в другой сахар.

Что делать с разницей в цене

Количества совпадают, а цены почти никогда. Методические указания говорят прямо:

Решение по разнице оформляет инвентаризационная комиссия. Программа сама ничего не решит: она только проведёт то, что вы выберете.

Шаг 1. Инвентаризация: без неё оформлять нечего

Пересортица всегда опирается на результаты пересчёта. Без инвентаризационной описи и сличительной ведомости зачёт не подтверждён документально.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и создайте документ.
2. Укажите склад и ответственное лицо. Заполните табличную часть по остаткам на складе (кнопка «Заполнить»).
3. В колонке фактического количества введите результат пересчёта. Программа сама посчитает отклонения по каждой позиции.
4. Запишите документ. Он не делает проводок, только фиксирует расхождения.
5. Распечатайте инвентаризационную опись ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19 через кнопку «Печать».

В сличительной ведомости пересортица видна сразу: две соседние позиции с одинаковым отклонением, у одной со знаком минус, у другой с плюсом.

В УТ 11, КА и ERP

Здесь пересчёт оформляют документом «Пересчёт товаров» в разделе Склад и доставка. При ордерной схеме склада он входит в складские задания, без неё — обычный документ с фактическим количеством. Результат пересчёта затем отражают оформлением излишков, недостач и пересортицы.

💡 Перед пересчётом проведите все приходы, отгрузки и перемещения за день. Непроведённая накладная даёт ложную «пересортицу», которая исчезает сама после её проведения.

Шаг 2. Отражение пересортицы в 1С:Бухгалтерии 3.0

Возьмём пример. По учёту на складе:

• сахар «мешок 50 кг» — 10 шт. по 900 ₽ = 9 000 ₽;
• сахар «фасованный 50 кг» от другого поставщика — учтён по 800 ₽ за мешок.

Фактически первой позиции на два мешка меньше, а второй — на два мешка больше. Недостача: 2 × 900 = 1 800 ₽. Излишек: 2 × 800 = 1 600 ₽. Разница 200 ₽, виновник — кладовщик.

Вариант А: списание, оприходование и корректировка

1. Недостача. На основании «Инвентаризации товаров» создайте «Списание товаров» (Создать на основании). В табличную часть попадут позиции с недостачей. Оставьте только сахар 50 кг, 2 шт. Проводка: Дт 94 Кт 41.01 — 1 800 ₽.
2. Излишек. Так же создайте «Оприходование товаров» на основании инвентаризации. Оставьте позицию-излишек, 2 шт., и поставьте цену 800 ₽. Проводка: Дт 41.01 Кт 91.01 — 1 600 ₽.
3. Зачёт. Откройте Операции → Бухгалтерский учёт → Операции, введённые вручную и введите проводку Дт 91.01 Кт 94 — 1 600 ₽. Она снимает доход от излишка и закрывает часть недостачи.
4. Разница. В той же операции добавьте Дт 73.02 Кт 94 — 200 ₽ на кладовщика. Если виновник не установлен — Дт 91.02 Кт 94.

Проверка: на счёте 94 оборот по дебету 1 800, по кредиту 1 600 + 200. Сальдо ноль. На 91.01 доход 1 600 сторнирован. Всё сходится.

Вариант Б: одна ручная операция

Можно обойтись без «Списания» и «Оприходования» и сразу ввести в ручной операции:

Так короче, но риск ошибки выше. На счёте 41.01 надо руками заполнить все субконто: номенклатуру, склад и партию, если ведёте партионный учёт. При применении ПБУ 18 заполните и суммы налогового учёта, иначе появятся разницы.

Ручную операцию со счётом 41 без заполненных субконто программа примет, но остатки по складу поедут. Потом их придётся искать по оборотно-сальдовой ведомости с разворотом.

Шаг 3. Документ «Пересортица товаров» в УТ 11, КА и ERP

В этих программах пересортица — штатная операция. Документ находится в разделе Склад и доставка, в списке документов по излишкам и недостачам. Если не видите его в меню, наберите «пересортица» в поиске по разделу.

Порядок работы:

1. Создайте документ на основании пересчёта или вручную.
2. Укажите склад и организацию.
3. В строке табличной части выберите товар, который списывается, и товар, который приходуется вместо него. Если ведёте характеристики или серии — заполните их для обоих.
4. Укажите количество. Оно одно на строку, поэтому условие «тождественных количеств» соблюдается само.
5. Проведите документ.

Главное отличие от ручного зачёта: себестоимость списанного товара переходит на оприходованный. В примере с сахаром позиция «фасованный» получит себестоимость 1 800 ₽ за два мешка, а не 1 600 ₽. Расчёт себестоимости при закрытии месяца это учтёт.

В УТ 11 бухгалтерских проводок нет: регламентированный учёт ведут в БП, куда данные уходят обменом. В КА и ERP проводки формируются при отражении документов в регламентированном учёте.

Проводки и движения: что проверить после проведения

После оформления в БП 3.0 откройте каждый документ и нажмите кнопку Дт/Кт. Сверьте с таблицей:

Для контроля сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 94 за месяц инвентаризации (Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Сальдо на конец должно быть нулевым. Остаток на 94 — признак, что недостача повисла без решения.

В УТ 11 и КА сверку делают отчётом по остаткам товаров на складе: списанная позиция уменьшилась, оприходованная выросла на то же количество.

НДС по недостаче

При зачёте пересортицы товар фактически не пропал, поэтому вопрос о восстановлении НДС обычно не встаёт. Сложнее с разницей, которую списали на 91.02 без виновника.

Пункт 3 статьи 170 НК РФ недостачу в перечне случаев восстановления не называет. Позиция контролирующих органов по этому вопросу менялась. Закрепите решение в учётной политике и придерживайтесь его единообразно.

Излишки, выявленные инвентаризацией, по пункту 20 статьи 250 НК РФ входят во внереализационные доходы. Как налоговый учёт относится к зачёту пересортицы, НК прямо не говорит. Это ещё один пункт для учётной политики.

Сложные случаи и типичные промахи

Пересортица в маркированных товарах

Обувь, одежда, молочка и другие маркированные товары — отдельная история. Если в 1С код маркировки привязан к одной позиции, а фактически на полке другая, учётный зачёт не решает проблему в «Честном знаке». Нужно сначала разобраться, какие коды реально на складе, и только потом трогать учёт.

Пересортица прошлого периода

Если ошибку нашли после закрытия года, документы оформляют датой обнаружения, а не задним числом. Перепроведение закрытого периода сломает отчётность и себестоимость.

Как не допускать пересортицу

Пересортица почти всегда рождается при вводе документов, а не на складе. Несколько настроек снижают её частоту:

• 🏷️ Давайте позициям различимые наименования: «Сахар мешок 50 кг (Поставщик 1)», а не два «Сахар 50».
• 🔍 Включите штрихкоды и подбор через сканер в приходных и расходных документах.
• 📋 Используйте характеристики номенклатуры (в УТ 11, КА и ERP) вместо десятка почти одинаковых карточек.
• 🔁 Делайте выборочные пересчёты проблемных групп раз в месяц, а не только годовую инвентаризацию.
• 🚫 Запретите кладовщикам создавать номенклатуру — дубли карточек частая причина путаницы.

Частые вопросы