Как провести плату в системе «Платон» в 1С 8.3

Плату в системе «Платон» в 1С отражают в два приёма. Пополнение лицевого счёта проводят как аванс оператору — Дт 76.09 Кт 51. Саму плату за проезд списывают в расходы позже, по отчёту оператора — Дт 20 (26, 44) Кт 76.09. Счёт-фактуры здесь нет: плата НДС не облагается, к вычету принимать нечего.

Деньги уходят авансом, а расход возникает частями — по факту пробега. Если провести всю сумму пополнения сразу на затраты, вы завысите расходы текущего месяца и потеряете контроль над остатком лицевого счёта. Поэтому аванс и признание платы разделяют.

Дальше — на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0, интерфейс «Такси»). Принцип тот же в 1С:УНФ и 1С:ERP, отличаются только названия документов.

Что настроить в базе перед первым платежом

Система «Платон» касается машин с разрешённой максимальной массой свыше 12 тонн, которые ездят по федеральным трассам. Оператор — ООО «РТ-Инвест Транспортные Системы» (РТИТС). Перед первой оплатой подготовьте в 1С несколько справочников, иначе платёж будет некуда провести.

Договор с оператором заводите с видом «Прочее», а не «С поставщиком». Оператор не продаёт вам товары или услуги в привычном смысле — он собирает плату в счёт возмещения вреда дорогам. Вид договора влияет на то, какие счета 1С предложит по умолчанию в документах оплаты и списания.

Отдельная статья затрат нужна, чтобы плата за проезд не смешивалась с ГСМ, ремонтом и другими расходами на транспорт. Создайте её в Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат, вид расхода — «Прочие расходы». Так плата корректно попадёт в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, по налогу на прибыль.

Если учёт ведётся по каждой машине, заведите грузовики в Справочники → Основные средства и используйте их как аналитику (субконто) по статье затрат. Для небольшого автопарка достаточно одной статьи без разбивки.

Пополнение лицевого счёта: проводим аванс

Лицевой счёт в системе «Платон» всегда пополняется заранее — это предоплата. Отражаем перечисление как аванс оператору.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Загрузите выписку или добавьте документ Списание вручную.
3. Вид операции — Прочее списание (или Оплата поставщику, если удобнее вести расчёты через 60-й счёт).
4. Счёт дебета — 76.09, контрагент — оператор, договор — с видом «Прочее».
5. Проведите документ.

Проводка: Дт 76.09 Кт 51 на сумму пополнения. Ставку НДС не указывайте — плата за проезд налогом не облагается, оператор счёт-фактуру не выставляет.

Пополнить лицевой счёт можно разными способами: платёжным поручением с расчётного счёта, банковской картой в личном кабинете или через терминалы. В учёте это не принципиально — любой способ отражается списанием денег и проводкой аванса. Если платили картой сотрудника с последующим возмещением, пополнение проходит через авансовый отчёт, а аванс оператору всё равно формируется на счёте 76.09.

После пополнения на счёте 76.09 «висит» дебетовое сальдо — это ваш остаток в системе, который ещё не израсходован на проезд. Он должен совпадать с балансом лицевого счёта в личном кабинете «Платон».

Как списать плату за проезд в расходы

Расход признают не в момент пополнения, а по мере проезда. Основание — детализация и акт (отчёт) оператора, которые формируются в личном кабинете за месяц.

Проводите списание документом Операции → Операции, введённые вручную или документом поступления услуг в разделе Покупки. Сумму берите из отчёта оператора за период.

Счёт затрат выбирайте по роли транспорта: 20 — если машины заняты в основном производстве (перевозки как основная деятельность), 44 — если доставка товаров в торговле, 26 — для управленческих и прочих нужд.

Списание делают ежемесячно, последним днём месяца, вместе с остальными затратами на транспорт — так расход попадёт в тот период, когда был пробег. Если отчёт оператора приходит с задержкой, ориентируйтесь на детализацию поездок из личного кабинета: она доступна практически сразу и содержит суммы по дням. Акт при этом остаётся подтверждающим документом, но ждать его для признания расхода не обязательно — достаточно детализации и бухгалтерской справки.

Пример. За месяц пробег по федеральным трассам составил 5 000 км при тарифе ориентировочно 3,00 руб. за километр. Плата: 5 000 × 3,00 = 15 000 руб. Эту сумму и списываем проводкой Дт 44 Кт 76.09. Остаток на 76.09 уменьшается на 15 000 руб.

Бортовое устройство и маршрутная карта: в чём разница для учёта

У системы два способа оплаты проезда, и от выбранного зависит момент признания расхода.

В обоих случаях деньги сначала попадают на лицевой счёт (проводка аванса одна и та же), а затем расходуются. Бортовое устройство удобнее для постоянных перевозок: не нужно оформлять каждую поездку. Маршрутная карта подходит для разовых рейсов.

На учёт способ оплаты влияет только датой и частотой списания в затраты. Схема счетов неизменна: 76.09 в корреспонденции со счётом затрат.

При маршрутной карте расход привязан к конкретной дате поездки, поэтому его удобно признавать по мере оформления карт, а не одной суммой в конце месяца. При бортовом устройстве плата накапливается непрерывно, и признавать её поездку за поездкой нет смысла — достаточно месячного отчёта. В обоих случаях следите, чтобы остаток на лицевом счёте не ушёл в минус: при нулевом балансе система может заблокировать проезд, и грузовик рискует получить штраф. Планируйте пополнения заранее, с запасом на предстоящий пробег.

Аренда и лизинг: кто платит, тот и учитывает

Плату за «Платон» в расходы ставит та сторона, которая фактически эксплуатирует грузовик и по договору обязана вносить эту плату.

• Аренда транспорта. Если по договору плату за проезд несёт арендатор, он и отражает её в своих расходах проводкой Дт 20 (44) Кт 76.09. Если плату вносит арендодатель, а затем перевыставляет её арендатору, то у арендодателя это возмещаемый расход (Дт 76 Кт 76.09 при перевыставлении), а у арендатора — обычные затраты на проезд на основании документов арендодателя.
• Лизинг. Грузовик эксплуатирует лизингополучатель, значит, плату за проезд вносит и учитывает он. Важный момент: плата «Платон» не входит в состав лизингового платежа. Это самостоятельный текущий расход, его не включают ни в первоначальную стоимость предмета лизинга, ни в право пользования активом по ФСБУ 25/2018.

Не включайте плату «Платон» в стоимость лизингового или арендованного автомобиля. Это расход периода, а не капитальные вложения.

НДС, налог на прибыль и транспортный налог

Три налоговых вопроса, в которых чаще всего путаются.

НДС. Плата в системе «Платон» — это возмещение вреда федеральным дорогам, а не оплата услуги. НДС она не облагается, оператор счёт-фактуру не выставляет. Счёт 19 в проводках не задействуется, к вычету принимать нечего.

Налог на прибыль. Вся плата учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (глава 25 НК РФ). С 1 января 2019 года сумма включается в расходы полностью, без каких-либо ограничений. Для признания расхода нужна документальная связь проезда с деятельностью: путевые листы, детализация поездок и отчёт оператора вместе подтверждают, что грузовик ездил по рабочим маршрутам.

Транспортный налог. До 2019 года плату «Платон» можно было вычитать из транспортного налога по большегрузам. С 1 января 2019 года этот вычет отменён: транспортный налог платится в полном объёме, а плата «Платон» целиком идёт в расходы по прибыли. Старую схему с уменьшением налога применять нельзя.

Штраф за проезд без оплаты: учёт отдельно от платы

Если большегруз проехал по федеральной трассе без внесения платы, владельцу транспорта выписывают административный штраф по статье 12.21.3 КоАП РФ. Размер фиксированный — ориентировочно 5 000 рублей, точную сумму смотрите в действующей редакции кодекса.

Штраф в учёте идёт отдельно от самой платы «Платон». Это прочий расход и расчёт с бюджетом:

• Дт 91.02 Кт 76 — начислен административный штраф;
• Дт 76 Кт 51 — штраф уплачен.

Штраф за проезд без оплаты НЕ уменьшает налог на прибыль. Административные санкции, взыскиваемые в бюджет, в расходах не учитываются (пункт 2 статьи 270 НК РФ). Из-за этого возникает постоянная разница, которую в 1С формирует закрытие месяца при включённом учёте по ПБУ 18/02. Не путайте штраф с платой за проезд: плата расход уменьшает, штраф — нет.

Как свериться с системой и не накопить ошибок

Раз в месяц сверяйте данные 1С с личным кабинетом «Платон». Нужен один отчёт.

Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счёта 76.09 в разрезе оператора. Дебетовое сальдо на конец периода — это остаток на лицевом счёте по данным учёта. Он должен совпадать с балансом в кабинете «Платон». Расхождение означает, что какое-то пополнение или списание проведено не полностью либо задвоено.

Раз в год, перед составлением отчётности, запросите у оператора акт сверки взаиморасчётов и сверьте его с оборотами по 76.09. Это снимает вопросы аудиторов и налоговой: подтверждает, что все перечисления учтены как авансы, а расход признан ровно на сумму фактического проезда. Хранить детализацию поездок тоже стоит — это первичный документ, обосновывающий размер расхода.

Типичные ошибки:

• 🔴 Всю сумму пополнения сразу на затраты. Пополнение — это аванс (76.09), а не расход. На затраты сумма уходит по отчёту оператора по мере пробега.
• 🔴 Попытка выделить НДС. Плата НДС не облагается, счёта-фактуры нет. Выделенный НДС завысит вычеты и даст ошибку при сверке.
• 🔴 Уменьшение транспортного налога на «Платон». Вычет действовал до 2019 года и давно отменён.
• 🔴 Включение платы в стоимость лизингового автомобиля. Это расход периода, а не капитальные вложения.
• 🔴 Нет аналитики по машинам. При большом автопарке без разбивки по технике не понять, какой грузовик «съедает» бюджет на проезд.

Частые вопросы