Учёт премий сотрудникам в 1С: от настройки вида расчёта до отчётности

Премию в 1С начисляют не «суммой в зарплатной ведомости», а отдельным видом расчёта с назначением «Премия». От настройки этого вида зависит всё остальное: какие будут проводки, какой код дохода встанет в учёте НДФЛ, попадёт ли сумма в базу по взносам и в средний заработок. Если премию добавить «на глаз», отчёты потом не сойдутся.

Дальше — как завести вид расчёта, начислить премию документом, какие при этом формируются проводки, как она облагается НДФЛ и страховыми взносами и в каком периоде попадёт в 6‑НДФЛ и РСВ. Пути даю для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 — это две разные механики, их легко перепутать.

С чего начать: приказ и вид начисления

Основание для премии — приказ руководителя. 1С сам по себе ничего не считает, пока премия не описана в двух местах: как вид начисления в настройках и как документ-начисление за конкретный месяц.

Премии бывают разные, и от вида зависит настройка:

• разовая (к событию, за проект) — начисляется отдельным документом в месяце выплаты;
• ежемесячная или квартальная производственная — за результаты труда, обычно процентом от оклада;
• годовая (по итогам года) — крупная сумма, важно корректно отразить период, за который начислена;
• непроизводственная (к юбилею, празднику) — за счёт прибыли, с особым кодом дохода.

Для каждого вида удобно завести свой элемент справочника начислений — тогда коды дохода и счета учёта подставятся автоматически и не придётся править их вручную при каждом начислении.

Проверьте перед первым начислением:

• 📄 есть приказ (форма Т‑11 или Т‑11а либо свободная форма организации) с суммой или процентом и периодом;
• ⚙️ в программе заведён вид начисления с назначением «Премия»;
• 🧾 у вида начисления выбран правильный код дохода НДФЛ и указано, облагается ли он взносами.

Создаём вид расчёта для премии

В ЗУП 3.1 откройте Настройка → Начисления и создайте новый элемент. Ключевые поля на вкладке «Основное»:

• Назначение начисления — «Премия». Это поле включает нужную логику: премия попадёт в документ начисления премий и в расчёт среднего заработка по правилам премий.
• Начисление выполняется — «По отдельному документу» (для разовой премии) или «Ежемесячно» (для постоянной надбавки-премии).
• Формула — для фиксированной суммы задают показатель Размер премии, для процента — формулу вида ОплатаПоОкладу * ПроцентПремии / 100.

На вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» задают три вещи, которые определяют отчётность:

В Бухгалтерии 3.0 отдельного документа «Премия» нет. Вид начисления заводят в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, раздел «Расчёт зарплаты» → ссылка Начисления. Там же выбирают назначение «Премия», код дохода и счёт учёта. Начисляют премию строкой в документе «Начисление зарплаты».

Отдельно обратите внимание на флаг учёта премии в среднем заработке. У назначения «Премия» в ЗУП есть настройка, как сумма входит в расчёт отпускных и больничных: учитывается полностью, частично (пропорционально отработанному времени) или по особым правилам для годовых премий. Если её не задать, отпускные посчитаются неверно, а ошибка всплывёт только при ближайшем отпуске сотрудника.

Начисляем премию: порядок действий

В ЗУП 3.1 для разовой премии используют отдельный документ.

1. Откройте Зарплата → Премии и создайте новый документ.
2. Выберите месяц начисления и вид премии (тот, что завели на прошлом шаге).
3. Подберите сотрудников кнопкой заполнения по подразделению или списком.
4. Укажите сумму или процент для каждого — если формула через показатель, значение вводится прямо в табличной части.
5. На вкладке с датами проверьте дату выплаты — от неё зависит период НДФЛ.
6. Проведите документ.

Если премия входит в состав месячной зарплаты, отдельный документ не нужен — она автоматически попадёт в Начисление зарплаты и взносов строкой с видом «Премия».

В Бухгалтерии 3.0 премию добавляют в документе Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты: откройте начисление за месяц, по сотруднику нажмите на сумму начисленного и добавьте строку с видом «Премия».

Какие проводки формирует премия

Проводки зависят от того, производственная премия или нет. Производственная уменьшает налог на прибыль и идёт на счета затрат. Непроизводственную безопаснее относить за счёт собственных средств (счёт 91.02).

Счёт затрат (20, 26, 44) подставляется из способа отражения, заданного у вида начисления или у подразделения. Если премия должна лечь на конкретный счёт или аналитику, проверьте способ отражения именно у этого вида начисления — он важнее общей настройки по сотруднику.

Пример расчёта. Оклад 50 000 ₽, премия 20 000 ₽.

• НДФЛ с премии: 20 000 × 13 % = 2 600 ₽.
• На руки по премии: 20 000 − 2 600 = 17 400 ₽.
• Страховые взносы по единому тарифу 30 %: 20 000 × 30 % = 6 000 ₽ (пока база не превысила предел).

НДФЛ и страховые взносы с премии

НДФЛ. Премия облагается налогом полностью, необлагаемого лимита у неё нет (в отличие от материальной помощи или подарков). Ставка — 13 % (15 % с суммы годового дохода сверх порога прогрессии).

Дата получения дохода для премии — день её выплаты, а не последнее число месяца. С 2023 года это правило действует и для обычной зарплаты: НДФЛ удерживается в момент фактической выплаты денег. Поэтому если премию выдали отдельно от зарплаты, НДФЛ по ней удерживается именно в этот день.

Страховые взносы. Производственная премия — часть оплаты труда, облагается взносами по единому тарифу (объект по ст. 420 НК РФ). До предельной базы применяется основной тариф, сверх — пониженный; у субъектов МСП часть выплаты сверх МРОТ облагается по сниженной ставке.

Взносы на травматизм (в СФР — бывший ФСС, переименован с 2023 года) начисляются по тарифу организации на ту же базу.

Премии по KPI: настройка формулы

Когда размер премии зависит от выполнения показателей, сумму не вводят руками — её считает формула через показатели расчёта.

Порядок в ЗУП 3.1:

1. В Настройка → Показатели расчёта зарплаты заведите показатель, например ПроцентВыполненияKPI или КоэффициентПремирования. Укажите, что он вводится единовременно документом и действует в месяце ввода.
2. В виде начисления «Премия (KPI)» задайте формулу. Простой вариант — ОплатаПоОкладу * ПроцентПремии / 100. Для ступенчатой премии используют условие в формуле через несколько показателей.
3. Значения показателей вносят документом Данные для расчёта зарплаты перед начислением — отдельно по каждому сотруднику или списком.

Пример формулы для премии, зависящей от двух условий (база и коэффициент выполнения):

БазаПремии * КоэффициентВыполнения / 100

Где БазаПремии — фиксированный показатель суммы, а КоэффициентВыполнения — процент достижения плана, введённый документом. Если план выполнен на 80 %, при базе 25 000 ₽ премия составит 25 000 × 80 / 100 = 20 000 ₽.

Для шкалы (например, до 50 % выполнения — без премии, от 50 до 100 % — пропорционально, свыше 100 % — с повышающим коэффициентом) в формуле применяют условные конструкции с несколькими показателями. Но чем сложнее формула, тем труднее её проверить: ошибку в скобках или приоритете операций 1С не подсветит, а неверно начисленную премию придётся пересчитывать вручную. Поэтому сложную шкалу проще разбить на два-три вида начислений с простыми формулами, чем собирать всё в одну строку.

Отражение премии в 6‑НДФЛ и РСВ

Премия попадает в два отчёта в разные периоды — на этом чаще всего ошибаются.

6‑НДФЛ. Премия отражается в периоде, когда её выплатили (дата получения дохода = дата выплаты). Если премию за декабрь выдали в январе, в 6‑НДФЛ она попадёт в отчёт за I квартал нового года, а не в годовой за прошлый.

НДФЛ перечисляется в бюджет в составе ЕНП в единые сроки: по налогу, удержанному с 1 по 22 число месяца, — до 28 числа этого месяца; с 23 по последнее число — до 5 числа следующего. В разделе 1 отчёта сумма налога распределяется по этим срокам.

РСВ и персонифицированные сведения. Для страховых взносов дата — это дата начисления премии (последнее число месяца начисления). Поэтому в РСВ премия попадает в месяц, за который начислена, даже если выплатят её позже.

Проверить, как премия отразилась, помогают отчёты Зарплата → Отчёты по зарплате в ЗУП: «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Начисленные налоги и взносы». Суммы в них должны совпадать с проводками по счёту 70 и 69.

Частые ошибки при начислении премии

Ошибки в премии всплывают не сразу — обычно при сдаче отчётности или расчёте отпускных.

• ❌ Премию ввели обычным начислением, а не с назначением «Премия». Тогда она неправильно учтётся в среднем заработке для отпускных и больничных.
• ❌ Перепутали код дохода НДФЛ (2002 и 2003). Это искажает 6‑НДФЛ и может повлечь претензии по налогу на прибыль, если непроизводственную премию списали в расходы.
• ❌ Непроизводственную премию не обложили взносами без оценки риска — частая причина доначислений.
• ❌ Приняли премию к празднику в расходы по налогу на прибыль. Выплаты, не связанные с результатами труда, в расходах не учитываются (ст. 270 НК РФ).
• ❌ Не проверили дату выплаты в документе — НДФЛ попал в 6‑НДФЛ не тем периодом.