Принтер в бухгалтерии 1С: от поступления до списания

Принтер в 1С отражают одним из двух способов. Если он дешевле лимита, закреплённого в учетной политике, его приходуют на счёт 10.09 и сразу списывают в расходы документом передачи в эксплуатацию. Если дороже — приходуют на 08.04.1, затем документом «Принятие к учету ОС» переводят на 01.01 и амортизируют.

Частое заблуждение: «срок службы принтера больше года, значит, это всегда основное средство». Нет. Срок больше 12 месяцев — лишь одно из условий. ФСБУ 6/2020 разрешает не применять стандарт к активам дешевле лимита, который организация устанавливает сама. Поэтому офисный принтер за 25 000 ₽ почти всегда учитывают как запас, а печатный центр за 180 000 ₽ — как основное средство.

Основное средство или запас: как решить до ввода документов

Решение принимают до того, как завести карточку номенклатуры. От него зависит вид номенклатуры, вид операции в поступлении и все дальнейшие документы.

Сравните стоимость принтера с двумя лимитами:

• 📘 Бухгалтерский лимит — его организация пишет в учетной политике сама. Часто это 40 000 ₽ или 100 000 ₽, но закон конкретную сумму не задаёт.
• 📗 Налоговый лимит — 100 000 ₽ по статье 256 НК РФ. Дешевле — расход сразу, дороже — амортизируемое имущество.

Стоимость считают без НДС, если вы его принимаете к вычету. Доставку и настройку, оплаченные поставщику, включают в стоимость.

Средний вариант даёт разницу между учётами. В 1С:Бухгалтерии её видно в декларации по прибыли и в регистрах, поэтому многие ставят бухгалтерский лимит равным налоговому — 100 000 ₽.

Карточка принтера в справочниках 1С

Начните со справочника Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Создайте элемент, например «Принтер лазерный HP LaserJet Pro M404dn».

Ключевое поле — Вид номенклатуры:

1. Для принтера-запаса выберите вид, который у вас используется для инвентаря и хозяйственных принадлежностей. В типовом справочнике подходит «Материалы».
2. Для принтера-ОС выберите «Оборудование (объекты основных средств)». С этим видом программа подставит в поступление счёт 08.04.1.
3. Укажите единицу измерения «шт» и ставку НДС из договора.

Для пути через основные средства понадобится ещё одна карточка — в справочнике ОС и НМА → Основные средства. Обычно её создают прямо из документа «Принятие к учету ОС», но можно и заранее. В ней заполняют:

• наименование и инвентарный номер;
• группу учета ОС — «Машины и оборудование (кроме офисного)» не подходит, выбирайте «Офисное оборудование»;
• код ОКОФ и амортизационную группу на вкладке классификации.

Принтеры и МФУ по Классификации основных средств относятся ко второй амортизационной группе: срок полезного использования свыше 2 до 3 лет включительно, то есть от 25 до 36 месяцев. Код ОКОФ подберите в классификаторе через поиск по слову «печат», а не по памяти.

Поступление принтера от поставщика

Документ для обоих вариантов один: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Меняется только вид операции.

Принтер как запас

1. Нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. Укажите контрагента, договор и склад.
3. Добавьте строку с принтером, количество и цену.
4. Проверьте счёт учета в строке — должен стоять 10.09. Если стоит 41.01, вы выбрали не тот вид номенклатуры.
5. Внизу формы введите номер и дату счета-фактуры поставщика и проведите документ.

Принтер как основное средство

1. Нажмите Поступление → Оборудование.
2. Заполните шапку и добавьте принтер на вкладке «Оборудование».
3. Счёт учета — 08.04.1.
4. Зарегистрируйте счёт-фактуру и проведите.

Доставку от другой транспортной компании отражают отдельным поступлением услуг. Для ОС стоимость доставки затем распределяют документом «Поступление доп. расходов» на тот же принтер, чтобы она попала в первоначальную стоимость, а не в текущие расходы.

Передача в эксплуатацию и учёт за сотрудником

Здесь пути расходятся сильнее всего.

Дешёвый принтер: передача материалов в эксплуатацию

Документ находится в разделе Склад, в группе «Спецодежда и инвентарь» — «Передача материалов в эксплуатацию».

1. Выберите склад, с которого выдаёте принтер.
2. На вкладке инвентаря добавьте принтер и укажите сотрудника, за которым он закреплён.
3. Укажите счёт затрат: 26 для офиса управленческого персонала, 44 для торговой организации, 20 или 25 для производства.
4. Проведите.

Стоимость уходит в расходы, а принтер остаётся на забалансовом счёте МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации». Так вы видите, у кого числится техника, хотя на балансе её уже нет.

Дорогой принтер: принятие к учету ОС

Документ: ОС и НМА → Принятие к учету ОС.

1. На вкладке «Основные сведения» выберите вид операции «Оборудование», склад и номенклатуру принтера.
2. Укажите МОЛ и местонахождение — подразделение, где принтер будет работать.
3. На вкладке «Основные средства» создайте или выберите карточку ОС.
4. На вкладке «Бухгалтерский учет» отметьте «Начислять амортизацию», выберите линейный способ, задайте срок полезного использования в месяцах и счёт затрат.
5. На вкладке «Налоговый учет» включите амортизацию и задайте срок, если стоимость выше 100 000 ₽. Если ниже — выберите порядок включения стоимости в расходы сразу.

После проведения появится проводка Дт 01.01 Кт 08.04.1 на первоначальную стоимость.

Перемещение между кабинетами и сотрудниками

• Для принтера-ОС используйте ОС и НМА → Перемещение ОС. Документ меняет подразделение и МОЛ. Если подразделения относят затраты на разные счета, со следующего месяца амортизация пойдёт по новым настройкам.
• Для принтера на МЦ.04 смену ответственного оформляют документом «Перемещение материалов в эксплуатации» — он находится в той же группе «Спецодежда и инвентарь» раздела Склад.

Амортизация принтера и проверка начисления

Начисление идёт автоматически при закрытии месяца: Операции → Закрытие месяца, регламентная операция «Амортизация и износ основных средств». Отдельный документ создавать не нужно.

Первое начисление — в месяце, следующем за принятием к учету. Последнее — в месяце, когда стоимость полностью погашена.

Пример. Принтер принят к учету 14 марта за 144 000 ₽ без НДС, срок — 36 месяцев, способ линейный.

• Ежемесячная сумма: 144 000 / 36 = 4 000 ₽.
• Первое начисление — 30 апреля: Дт 26 Кт 02.01 4 000 ₽.
• За апрель–декабрь (9 месяцев) накопится 36 000 ₽.

Посчитать свой вариант можно калькулятором:

Чтобы сверить итог, откройте ОС и НМА → Ведомость амортизации ОС или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 02.01. Если амортизация не начислилась, почти всегда виноват не установленный флажок «Начислять амортизацию» или пропущенный месяц в закрытии.

Ремонт, продажа, утилизация: как убрать принтер с учета

Ремонт и картриджи

Ремонт не меняет стоимость принтера. Услуги сервиса отражают документом Поступление → Услуги (акт, УПД) со счётом затрат 26 или 44.

Картриджи и тонер — отдельная номенклатура на счёте 10.09 или 10.06. Их списывают документом «Требование-накладная» по мере установки. Заправку картриджа подрядчиком учитывают как услугу.

Продажа

Принтер-ОС продают документом ОС и НМА → Передача ОС. Программа сама спишет остаточную стоимость на 91.02, отразит выручку на 91.01 и начислит НДС с продажи.

Принтер, учтённый как запас и уже списанный в расходы, продаётся как обычная номенклатура, но сначала его нужно вернуть на баланс. Оприходуйте его документом «Оприходование товаров», затем оформляйте реализацию, иначе программа покажет отрицательный остаток. Одновременно спишите принтер с МЦ.04 документом «Списание материалов из эксплуатации».

Утилизация

Перед списанием оформите акт осмотра или заключение сервиса о том, что принтер не подлежит ремонту. Если от разбора остаются годные детали, их приходуют документом «Оприходование товаров» с отнесением на 91.01.

Где учёт принтера чаще всего ломается

• 🔴 Вид номенклатуры «Товар». Принтер встаёт на 41.01, и его потом можно случайно продать. Исправление: сторнировать поступление и провести заново с нужным видом.
• 🔴 Поступление ОС «Товарами». Дорогой принтер оказывается на 10.09, документ «Принятие к учету ОС» его не видит. Перепроведите поступление с видом операции «Оборудование».
• 🔴 Картриджи в стоимости принтера. Запасные картриджи из той же накладной включили в стоимость ОС и амортизируют три года. Выделите их отдельной строкой номенклатуры на 10.09 и списывайте по мере установки.
• 🔴 Разные сроки в БУ и НУ без причины. Программа создаст временные разницы, которые потом приходится объяснять при проверке декларации.
• 🔴 Забыли про МЦ.04 при продаже. Принтер числится за уволенным сотрудником годами.

Принтер при УСН и в других программах 1С

На ОСНО порядок описан выше. На УСН «доходы минус расходы» правила для дорогого принтера иные: стоимость ОС признаётся в расходах не амортизацией, а равными долями по отчётным периодам года, в котором он введён в эксплуатацию. Условие — принтер оплачен и принят к учету. В 1С:Бухгалтерии это настраивается на вкладке «Налоговый учет (УСН)» документа «Принятие к учету ОС» и отражается в КУДиР автоматически.

На УСН «доходы» расходы не учитывают, поэтому налоговую часть карточки заполнять не нужно. Бухгалтерский учёт ведите так же, как на ОСНО.

Порядок документов одинаков в 1С:Бухгалтерии 3.0 базовой, ПРОФ и КОРП. В 1С:Комплексной автоматизации и ERP документы принятия к учету и амортизации называются похоже, но находятся в разделе «Внеоборотные активы». Логика та же: поступление, принятие к учету, амортизация при закрытии месяца.

Частые вопросы