Прогул сотрудника в 1С:ЗУП: документы, расчёт и табель

Прогул в 1С:ЗУП 3.1 отражают документом «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» — он лежит в журнале Зарплата → Невыходы. Выбираете причину «Прогул», указываете период отсутствия, проводите — и эти дни автоматически выпадают из оплаты и попадают в табель кодом ПР.

Частое заблуждение: за прогул работника можно оштрафовать и удержать деньги из зарплаты. Нет. Трудовой кодекс штрафов не предусматривает. За неотработанный день работнику просто не начисляют оплату, а удерживать уже начисленное запрещено. Поэтому «отразить прогул в 1С» — это не про удержание, а про корректный ввод невыхода.

Есть и вторая развилка. Пока причина отсутствия не выяснена, ставить сразу «Прогул» нельзя — сначала это «Неявка по невыясненным причинам». Прогулом невыход становится только после того, как доказано: уважительной причины не было.

Какие бумаги оформить до ввода в программу

1С отражает факт и его последствия для зарплаты. Само дисциплинарное основание готовится кадровиком вне программы — и до проведения документа невыхода.

Минимальный комплект:

• 📄 Акт об отсутствии на рабочем месте — составляется в день невыхода, подписывают двое-трое свидетелей, фиксируется время отсутствия.
• ✉️ Уведомление работнику с требованием письменно объяснить причину. На объяснение по ст. 193 ТК РФ даётся два рабочих дня.
• 📝 Объяснительная работника либо акт об отказе её предоставить (если за два дня объяснения нет).
• 📌 Приказ — о дисциплинарном взыскании (ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение) либо об увольнении за прогул по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Сроки тоже из ст. 193 ТК РФ: взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. Пропустили срок — наказать уже нельзя, а поспешное увольнение суд развернёт.

Порядок действий важен не меньше состава бумаг: сначала акт в день невыхода, затем требование объяснений, и только после двух рабочих дней (или акта об отказе) — приказ. Перепутаете последовательность — взыскание тоже можно оспорить.

Невыход, неявка или прогул: что выбрать в документе

Это ключевой момент, на котором ошибаются чаще всего. В день, когда человек не пришёл, вы ещё не знаете, прогул это или уважительная причина. Значит, и ставить «Прогул» рано.

Коротко, какой вид отсутствия чему соответствует:

Как переоформить неявку в прогул. Когда причина выяснилась, откройте ранее проведённый документ с причиной «Неявка по невыясненным причинам», смените причину на «Прогул» и перепроведите. Создавать второй документ на те же дни не нужно — иначе период задвоится, а оплата снимется дважды.

Не ставьте «Прогул», пока не собраны акт, объяснение (или отказ) и приказ. Если позже выяснится уважительная причина, а в базе уже стоит прогул и не начислена зарплата, придётся всё пересчитывать и восстанавливать оплату.

Пошагово: документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»

Отдельную настройку видов начислений для прогула делать не нужно — вид времени «Прогул» в ЗУП 3.1 уже есть, он предопределён. Достаточно корректно заполнить документ .

1. Откройте Зарплата → Невыходы и нажмите Создать → Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Тот же документ доступен из раздела Кадры.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. В поле причины отсутствия выберите Прогул (или Неявка по невыясненным причинам, если причина ещё не установлена).
4. Укажите период отсутствия — с какой по какую дату. Несколько дней подряд вводятся одним документом; разрозненные дни — отдельными.
5. Проверьте, что дни попали как неоплачиваемые — за прогул начисление не формируется.
6. Проведите документ (Провести и закрыть).

Если сотрудник работает по сменному или суммированному графику, период прогула всё равно задаётся датами — программа сама определит, какие смены выпали из графика, и снимет оплату именно за них.

После проведения дни невыхода автоматически отражаются в табеле и исключаются из оплачиваемого времени. Отдельно «удерживать» ничего не нужно.

Как прогул влияет на зарплату

За день прогула оклад не начисляется пропорционально неотработанному времени. Механика простая: месячный оклад делится на норму рабочих дней месяца, и дни прогула из оплаты выпадают.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 20 рабочих дней, один день прогула.

• Стоимость рабочего дня: 60 000 / 20 = 3 000 ₽.
• К начислению: 3 000 × 19 = 57 000 ₽.

Это не штраф и не удержание, а неначисление за неотработанное время. Разница именно в этом: штрафовать за прогул, удерживая часть уже начисленной зарплаты, незаконно. Дисциплинарных взысканий всего три — замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ). Денежного штрафа среди них нет.

В расчётном листке сотрудника дни прогула отдельной строкой удержания не показываются. Там просто уменьшится сумма начисленного оклада — пропорционально отработанным дням. Это ещё раз подтверждает: механизма «удержать за прогул» в программе нет и быть не должно.

На НДФЛ и взносы прогул влияет косвенно: начислено меньше — меньше и база. Никаких ручных корректировок налогов делать не надо, 1С пересчитает сама после проведения начисления зарплаты.

Можно ли лишить премии за прогул

Можно — но это не удержание, а невыплата стимулирующей части, и работает только при одном условии.

Лишение (снижение) премии законно, если в положении о премировании прямо сказано, что премия зависит от соблюдения трудовой дисциплины и при нарушении не выплачивается или уменьшается. Нет такого условия в локальном акте — лишить премии нельзя.

В 1С:ЗУП это делается не через «удержание», а через саму премию:

• если премия ещё не начислена — просто не начисляйте её этому сотруднику за период либо начислите в меньшем размере;
• если премия считается по показателям — занизьте показатель (например, коэффициент выполнения) в документе ввода данных для расчёта.

Пример. Оклад 60 000 ₽ и ежемесячная премия 20 000 ₽, привязанная в положении к дисциплине. За месяц с прогулом премию можно не начислять — к выплате останется только оклад за отработанные дни. А вот удержать из оклада «штраф» дополнительно нельзя.

Прогул и расчёт среднего заработка

Вопрос, который легко упустить: как прогул отразится позже — в отпускных и командировочных.

Время прогула не входит в перечень исключаемых периодов по п. 5 Положения № 922. Там перечислены случаи, когда работник освобождался от работы по закону (отпуск, болезнь, простой, сохранение среднего заработка). Прогул к ним не относится — это неоплаченное и неотработанное время.

Что из этого следует:

• дни прогула остаются в расчётном периоде как неотработанные, заработка за них нет;
• месяц с прогулом становится не полностью отработанным, и при расчёте отпускных 1С пересчитывает коэффициент среднемесячного числа дней (29,3) пропорционально отработанным дням;
• для среднего заработка по фактически отработанным дням (командировки) уменьшается знаменатель.

Пример для отпускных. Не полностью отработанный месяц входит в расчёт с коэффициентом 29,3 / Дк × Дотр, где Дк — календарных дней в месяце, Дотр — календарных дней, приходящихся на отработанное время. Если из 30 календарных дней на прогул пришлось 4, коэффициент за этот месяц будет 29,3 / 30 × 26 = 25,39 вместо полных 29,3. База делится на меньшее число дней, но и сама база за счёт неоплаченных дней меньше — в сумме средний дневной заработок снижается.

Итог: прогул уменьшает средний заработок, который будет считаться после него. Делать для этого ничего не надо — 1С учитывает невыход автоматически, если документ проведён до расчёта среднего.

Прогул в табеле учёта рабочего времени

После проведения документа дни невыхода автоматически попадают в табель — вручную проставлять коды не нужно.

Коды такие:

• ПР (24) — прогул;
• НН (30) — неявка по невыясненным причинам.

Проверить результат удобно отчётом «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате. Откройте отчёт за нужный месяц и убедитесь, что по сотруднику в дни невыхода стоит ПР (или НН), а не рабочие часы.

Если в табеле всё ещё видны отработанные часы, значит документ невыхода не проведён или проведён на другой период — вернитесь к нему и проверьте даты.

Типичные ошибки при оформлении прогула

Ошибки здесь дорогие: неверно оформленный прогул — это проигранный суд и восстановление работника.

• 🔴 Сразу ставят «Прогул» вместо «Неявки». Пока причина не выяснена, корректно только НН. Прогул — после сбора документов.
• 🔴 Увольняют за прогул без объяснительной. Не запросили объяснение и не выждали два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ) — увольнение незаконно.
• 🔴 Штрафуют деньгами. Удержание из оклада «за прогул» — прямое нарушение ТК РФ.
• 🔴 Лишают премии без основания в локальном акте. Нет пункта в положении о премировании — лишение оспорят.
• 🔴 Забывают пересчитать зарплату. Ввели прогул после расчёта месяца, но не перепровели начисление — оплата за невыход осталась.
• 🔴 Оформляют прогулом короткое отсутствие. Менее четырёх часов подряд прогулом не считается.

Частые вопросы