Учёт расходов будущих периодов в 1С: от справочника до списания

Купили неисключительную лицензию на год, оплатили страховку ОСАГО или внесли разовый платёж по договору, который работает несколько месяцев, — всю сумму сразу в расход списывать нельзя. Она распределяется по периодам через счёт 97 «Расходы будущих периодов» (РБП).

В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть отдельный справочник и своя операция в закрытии месяца, которая каждый месяц сама относит нужную часть на затраты. Ниже — как завести РБП, какие проводки получаются, как настроить равномерное списание и чем бухгалтерский учёт отличается от налогового.

Что сейчас относят на счёт 97

РБП — это затраты, которые организация уже понесла, но которые относятся к будущим отчётным периодам. В балансе они висят активом и постепенно превращаются в расход.

После перехода на ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 6/2020 перечень того, что попадает на счёт 97, заметно сузился. Материалы, спецодежда, подготовка производства теперь учитываются иначе. На счёте 97 сегодня чаще всего остаются:

• 💻 неисключительные права на программы и базы данных (лицензии 1С, антивирусы, сервисы по подписке с разовым платежом);
• 🛡️ добровольное страхование — ДМС сотрудников, страхование имущества, КАСКО/ОСАГО при единовременной оплате полиса;
• 📄 разовые платежи по лицензионным и долгосрочным договорам, относящиеся к нескольким периодам;
• 🔧 расходы на сертификацию, разовые взносы и аналогичные траты с чётким сроком использования.

Прежде чем заводить РБП, стоит убедиться, что это действительно расход будущих периодов, а не выданный аванс или текущий расход.

Готовим справочник «Расходы будущих периодов»

Весь учёт держится на одном элементе справочника — именно он задаёт, как и сколько месяцев сумма будет списываться.

Откройте Справочники → Доходы и расходы → Расходы будущих периодов. Если раздел не выведен в интерфейс, найдите справочник через меню Главное → Все функции или строку поиска по разделам. Нажмите Создать и заполните карточку:

1. Наименование — понятное название, например «Лицензия 1С:Бухгалтерия, 2026».
2. Вид для НУ — выбирается из списка. Для лицензий и подписок это «Прочие», для страхования — «Расходы на добровольное страхование». От вида зависит, как расход ляжет в декларацию.
3. Сумма — полная стоимость, которая распределяется (без НДС, если налог принимается к вычету).
4. Признание расходов — способ расчёта ежемесячной части: По месяцам, По календарным дням или В особом порядке.
5. Период списания с … по … — даты начала и окончания. Именно по этому интервалу программа делит сумму.
6. Счёт затрат и Статья затрат — куда уходит ежемесячная часть: 26, 20, 44 или 91.02, а статью выбираете из справочника затрат.

Разница между способами признания:

Как отразить поступление РБП: документ и проводки

Чтобы сумма встала на счёт 97, оформите поступление и укажите в нём счёт учёта 97.21 «Прочие расходы будущих периодов».

Зайдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), создайте документ с видом операции Услуги (акт, УПД). В табличной части:

• в колонке Счета учёта разверните настройку и поставьте счёт 97.21;
• в появившемся поле Расходы будущих периодов выберите элемент справочника, который завели на прошлом шаге;
• проверьте счёт и ставку НДС.

После проведения документ сформирует проводки:

Пример. Купили лицензию 1С за 36 000 руб., в том числе НДС 6 000 руб. На счёт 97.21 встанет 30 000 руб. (стоимость без налога), НДС 6 000 руб. пойдёт на 19.04 и дальше к вычету. Срок действия — 12 месяцев, способ «По месяцам», значит каждый месяц в расход уйдёт 30 000 / 12 = 2 500 руб.

Для страхования логика та же, но счёт учёта выбирают 97.02, а документ поступления обычно оформляют через Покупки → Поступление или ручную операцию, если полис оплачен без закрывающих документов от страховой.

Автоматическое списание РБП при закрытии месяца

Вручную считать доли по месяцам не нужно — списание выполняет регламентная операция в закрытии месяца.

Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите нужный месяц и запустите обработку. Среди операций появится «Списание расходов будущих периодов». Программа возьмёт каждый элемент справочника, сверит период списания с текущим месяцем и рассчитает часть по заданному способу признания.

Проводка списания:

Счёт затрат (26, 20, 44, 91.02) и статья берутся из карточки элемента, поэтому важно заполнить их при создании.

Как считается доля в типовых случаях:

• По месяцам. Остаток суммы на счёте 97 делится на число оставшихся месяцев периода. Для суммы 30 000 руб. на 12 месяцев — по 2 500 руб. ежемесячно.
• По календарным дням. Берётся дневная стоимость и умножается на число дней месяца. Полис на 18 250 руб. со сроком ровно год (365 дней) даёт 50 руб. в день; за январь спишется 50 × 31 = 1 550 руб.

Если документ поступления оформлен не первым числом, за первый месяц спишется только часть — программа учитывает фактический остаток и оставшийся срок. Поэтому перепроводить документы поступления РБП задним числом нужно осторожно: это меняет базу для последующих списаний.

РБП в налоговом учёте: равномерное признание и отличия от БУ

В бухгалтерском и налоговом учёте суммы и даты признания могут не совпадать — 1С ведёт оба учёта параллельно, но правила разные.

В бухучёте расход распределяется по правилам ПБУ 10/99 и учётной политики — тем способом, что задан в карточке РБП. В налоговом учёте действует статья 272 НК РФ: расход по договору, который относится к нескольким периодам, признаётся равномерно в течение срока действия договора.

Ключевые моменты для НУ:

• для неисключительных прав на ПО расход списывается равномерно в течение срока лицензии; если срок в договоре не указан, организация устанавливает его сама и закрепляет в учётной политике;
• страховые взносы по добровольному страхованию в НУ нормируются (например, ДМС — в пределах доли от расходов на оплату труда), поэтому «Вид для НУ» в карточке влияет на то, как сумма попадёт в расчёт;
• если способ и срок признания в БУ и НУ совпадают, разниц по ПБУ 18/02 не возникает; если различаются — программа сама посчитает временные разницы.

На практике для обычной годовой лицензии БУ и НУ идут синхронно: и там, и там равные доли по месяцам. Расхождения чаще возникают по страхованию из-за нормирования в налоговом учёте.

Проверка: отчёты по счёту 97

После поступления и первых списаний учёт стоит сверить — хватит трёх стандартных отчётов.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 97. Путь: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 97. Сальдо на конец — это несписанный остаток, который ещё перейдёт в расходы. Разверните по субконто (элементам справочника), чтобы видеть каждую позицию.
• Анализ счёта 97 покажет обороты: сколько поступило (Дт) и сколько списано (Кт) за период.
• Карточка счёта 97 по конкретному элементу раскроет всю историю: поступление и помесячные списания одной лентой — удобно, когда сумма за месяц вызывает вопросы.

Контрольная логика простая: начальное сальдо минус сумма всех ежемесячных списаний должно сойтись с конечным остатком, а к концу периода списания сальдо по элементу обнулится.

РБП в 1С:ERP, Комплексной автоматизации и УНФ

Механика РБП отличается по конфигурациям, хотя смысл один — завести объект учёта и списывать его при закрытии периода.

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации 2.5 учёт устроен похоже, поскольку у них общий бухгалтерский движок. Здесь РБП ведут через документ «Расходы будущих периодов» (раздел казначейства/финансового результата) или через статью расходов с вариантом распределения «На расходы будущих периодов». Параметры — срок, способ распределения, счёт и аналитика списания — задаются в самом объекте, а признание выполняется регламентной операцией закрытия месяца, как и в Бухгалтерии.

Таблица ориентиров по конфигурациям:

1С:УНФ ориентирована на управленческий и упрощённый учёт малого бизнеса, развёрнутого счёта 97 с регламентным списанием, как в Бухгалтерии, там нет. Если нужен полноценный бухгалтерский учёт РБП с проводками по 97, его ведут в 1С:Бухгалтерии или ERP, а УНФ используют для оперативного контура. Поэтому для РБП в учётных целях ориентируйтесь в первую очередь на БП 3.0 и ERP/КА.

Типичные ошибки при учёте РБП

Большинство проблем с РБП всплывает при закрытии месяца или при сверке баланса. Вот что встречается чаще всего и как это поймать.

• 🔴 Сумма на 97 есть, а списания нет. Причина — пустой или уже закончившийся «Период списания» в карточке. Проверьте даты и способ признания.
• 🔴 Расход списался сразу всей суммой. В документе поступления выбран счёт затрат (26, 44), а не 97.21. Исправьте счёт учёта и перепроведите.
• 🔴 Неверная сумма за первый месяц. Документ проведён не первым числом — программа делит остаток на оставшиеся дни/месяцы. Это не ошибка, а корректное поведение; просто учитывайте это.
• 🔴 Расхождение БУ и НУ по страхованию. Забыли, что в НУ добровольное страхование нормируется. Проверьте «Вид для НУ» и расчёт нормы.
• 🔴 Повесили на 97 то, что им не является. Аванс за ещё не полученные услуги — это 60.02, а не РБП. На счёт 97 идут уже понесённые расходы, относящиеся к будущему.

Частые вопросы