Проведение самоинкассации выручки в 1С: документы и проводки

Самоинкассацию в 1С проводят расходным кассовым ордером с видом операции «Инкассация денежных средств»: он списывает наличные из кассы на счёт 57.01 «Переводы в пути». Когда банк зачислит деньги на расчётный счёт, вторым документом — банковской выпиской — счёт 57.01 закрывается на 51. В учёте самоинкассация через автоматическое устройство ничем не отличается от обычной инкассации инкассаторами: меняется только способ передачи денег, а не проводки.

Разница с прямым взносом наличных через операциониста банка одна — счёт-«транзит» 57.01. Пока купюроприёмник не пересчитал пачку и банк не прислал подтверждение, деньги числятся «в пути», а не на расчётном счёте. Поэтому два документа, а не один, — даже если устройство зачисляет выручку онлайн.

Ниже разберём полный цикл для 1С:Бухгалтерии 3.0, отдельно покажем, как попадает в кассу розничная выручка в 1С:Розница и 1С:Управление торговлей, и как потом свести остаток по счёту переводов в пути к нулю.

Чем самоинкассация отличается от обычной сдачи наличных

Самоинкассация — это внесение наличной выручки через автоматическое депозитное устройство (сейф-терминал, купюроприёмник банка), без участия кассира-операциониста и без выездных инкассаторов. Сотрудник вносит деньги по карте или коду договора, устройство печатает квитанцию, банк пересчитывает купюры и зачисляет сумму на расчётный счёт.

Для бухгалтерии это по-прежнему выбытие наличных из кассы организации с последующим зачислением на счёт. Поэтому в 1С работают те же механизмы, что и для инкассации:

• 💵 деньги выдаются из кассы — расходный кассовый ордер ;
• 🏦 проходят через счёт 57.01 «Переводы в пути»;
• 📄 зачисляются на расчётный счёт — строка банковской выписки.

Наличную выручку сдают в банк тремя способами, и в учёте все три отражаются одинаково — через счёт переводов в пути:

Разница — только в удобстве и комиссии. Самоинкассацию выбирают, когда выручку нужно сдавать в любое время, а не по расписанию приезда бригады.

Часто у устройства самоинкассации есть комиссия банка за операцию. Её учитывают отдельно, как обычные услуги банка, — об этом в разделе про проводки.

Ориентировочно комиссия за самоинкассацию в банках составляет примерно 0,1–0,3% от вносимой суммы, иногда с минимальным платежом за операцию (порядка 50–150 ₽). Точные тарифы прописаны в договоре на самоинкассацию и зависят от банка и оборота — это те же расходы на услуги банка, что и при обычной инкассации, а нередко и дешевле выездной бригады.

Что настроить перед первым проведением

Специальных настроек самоинкассация не требует, но два момента стоит проверить заранее, чтобы документ провёлся без ошибок.

Субсчёт 57.01 в плане счетов. В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 он есть по умолчанию (Главное → План счетов). Если учёт вёлся упрощённо и счёт 57 скрывали, его нужно вернуть в план счетов — без него РКО с инкассацией не проведётся.

Права сотрудника. Кассир, который оформляет сдачу, должен иметь право на расходные кассовые ордера. Права назначаются в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи: роль профиля должна включать работу с кассовыми документами.

Если самоинкассацией занимается не штатный бухгалтер, а продавец или администратор точки, убедитесь, что его профиль прав позволяет создавать РКО, — иначе кнопка создания документа будет недоступна.

Шаг 1. Расходный кассовый ордер на сдачу выручки

Первый документ списывает наличные из кассы организации в банк.

1. Откройте Банк и касса → Касса → Расходные кассовые ордера.
2. Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Инкассация денежных средств».
3. В поле «Сумма» укажите вносимую выручку.
4. В поле «Банковский счёт» выберите расчётный счёт, на который устройство зачислит деньги.
5. На закладке «Печать» заполните основание («Сдача выручки через устройство самоинкассации, договор № …») и приложение (номер квитанции устройства).
6. Проведите документ.

После проведения РКО сформирует проводку Дт 57.01 Кт 50.01 — наличные ушли из кассы и числятся в пути.

Квитанция, которую печатает устройство самоинкассации, — это оправдательный документ по операции. Её номер и дату указывают в приложении к РКО, а саму квитанцию подшивают к кассовым документам дня наравне с обычной препроводительной ведомостью к сумке.

Наличные, сданные в банк, нельзя списывать сразу на счёт 51 задним числом «чтобы не висел остаток» — пока нет выписки, деньги корректно показывать на счёте переводов в пути.

Шаг 2. Зачисление денег на расчётный счёт

Второй документ закрывает счёт переводов в пути, когда банк подтвердил зачисление.

1. Загрузите выписку банка в Банк и касса → Банк → Банковские выписки (через «1С:ДиректБанк» или из файла обмена с банком).
2. Найдите строку поступления на сумму внесённой выручки.
3. Проверьте вид операции — должно стоять «Инкассация денежных средств».
4. В поле счёта расчётов подставится 57.01 — именно с него закрывается транзит.
5. Проведите документ.

Проводка зачисления: Дт 51 Кт 57.01. На этом цикл самоинкассации завершён — деньги полностью перешли из кассы на расчётный счёт.

Если выписка подтягивается автоматически и вид операции определился как «Прочее поступление» или «Оплата от покупателя», исправьте его вручную на «Инкассация денежных средств». Иначе программа подставит не тот счёт и 57.01 останется незакрытым.

Самоинкассация розничной выручки в 1С:Розница и УТ

В рознице деньги сначала накапливаются в кассе ККМ по мере продаж, а в банк сдаётся уже наличная выручка из кассы предприятия. Поэтому путь чуть длиннее, чем в бухгалтерии.

Из кассы ККМ в кассу предприятия. Выручку из операционной кассы изымают документом выемки денежных средств. В 1С:Розница он находится в разделе Финансы, в 1С:Управление торговлей 11 — в разделе Казначейство. После выемки сумма числится в наличной кассе организации. Выемку делают при закрытии смены или по мере накопления выручки — порядок зависит от того, как у вас организована сдача денег в банк.

Если торговых точек несколько, каждую выемку привязывайте к своей кассе ККМ и своей организации. Иначе выручка одной точки «перетечёт» в кассу другой, и остатки не сойдутся при сверке.

Сдача в банк. Дальше оформляется расходный кассовый ордер с операцией инкассации — так же, как описано выше. В УТ 11 и Рознице для этого используется расходный кассовый ордер в том же разделе, где лежит выемка.

Таблица — где искать документы по конфигурациям:

Важно: при сдаче выручки в банк чек ККТ не пробивается — это не расчёт в понимании закона о ККТ, а внутреннее перемещение собственных денег. Пробивают чек только при продаже.

Проводки и проверка остатка по счёту 57

Весь цикл самоинкассации — это две-три проводки. Третья появляется, если банк удержал комиссию за операцию.

Комиссию банк обычно списывает отдельной суммой — она придёт отдельной строкой в той же выписке. Её проводят как услуги банка (вид операции «Прочее списание» или «Комиссия банка»), счёт затрат — 91.02.

Как проверить, что всё сошлось. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 57.01 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). После того как по каждой сдаче прошли и РКО, и выписка, конечное сальдо по счёту должно быть нулевым. Ненулевой остаток означает, что по какой-то сдаче не загружена выписка либо зачисление провели не через счёт 57.01.

Для розницы дополнительно сверяйте остаток наличных в кассе: сумма выемок из ККМ за период должна совпадать с суммой, сданной в банк, минус остаток в кассе на конец дня.

Удобный порядок проверки в конце месяца:

1. Сформируйте ОСВ по счёту 57.01 — сальдо должно быть нулевым.
2. Сформируйте ОСВ по счёту 50 — остаток должен совпадать с фактическими наличными в кассе.
3. Сверьте сумму всех РКО на инкассацию с суммой поступлений по инкассации в выписках.
4. Отдельно проверьте, что комиссии банка ушли на 91.02, а не уменьшили выручку.

Если на каком-то шаге суммы расходятся, ищите сдачу, по которой провели только один документ из пары, либо выписку с неверным видом операции.

Типичные ошибки при отражении самоинкассации

Ошибки по этой теме почти всегда сводятся к неверному счёту или рассинхрону дат. Разберём, что именно ломается.

• Выручку списали сразу на 51, минуя 57. Тогда в день сдачи на расчётном счёте появляются деньги, которых по факту ещё нет, — отчётность искажается. Используйте счёт переводов в пути всегда, даже при онлайн-зачислении.
• В выписке остался чужой вид операции. Автозагрузка подставила «Оплата от покупателя», счёт расчётов — 62, и 57.01 не закрылся. Исправьте вид операции на «Инкассация денежных средств» вручную.
• Комиссию банка отнесли на счёт учёта выручки. Комиссия за самоинкассацию — это расход на услуги банка (91.02), а не уменьшение выручки. Не сворачивайте её с суммой зачисления.
• Пробили чек ККТ на сдачу выручки. Сдача денег в банк не требует кассового чека. Лишний чек завысит выручку по данным ОФД.
• РКО провели датой зачисления. Касса «уходит в минус» в день, когда деньги уже внесли, но РКО ещё нет. Проводите РКО датой физической сдачи в устройство.

Частые вопросы