Учёт работ самозанятого в 1С: договор, акт, выплата и чек

Самозанятого в 1С проводят как обычного контрагента-поставщика: заводят карточку в справочнике, оформляют договор, отражают поступление услуг проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 60 и проводят выплату Дт 60 Кт 51. НДФЛ при этом не удерживают и страховые взносы не начисляют — плательщик НПД платит налог сам.

Главная ошибка — относиться к расходам на самозанятого как к зарплате или обычному договору ГПХ. Тут другое основание расхода: не акт и не ведомость, а чек из приложения «Мой налог». Нет чека — расход не примут, а выплату налоговая может переквалифицировать в доход физлица со всеми доначислениями.

Весь учёт идёт в 1С:Бухгалтерии 3.0 стандартными документами: отдельного «режима самозанятого» в типовой конфигурации нет, и в этом удобство — не нужны ни кадровые документы, ни начисление зарплаты, ни расчёт взносов. Достаточно справочника контрагентов, документа поступления услуг и банковской выписки. Разберём каждый шаг — от проверки статуса исполнителя до сверки расчётов и типичных ошибок, из-за которых налоговая снимает расход.

Что проверить до заключения договора

Самозанятый — это плательщик налога на профессиональный доход (НПД) по Федеральному закону № 422-ФЗ. Для вас он поставщик услуг или работ, а не работник. Но прежде чем завести его в базу и платить, проверьте три вещи.

🔹 Статус плательщика НПД. Проверяйте его на дату каждой выплаты через бесплатный сервис ФНС npd.nalog.ru → «Проверить статус налогоплательщика». Нужен только ИНН исполнителя. Если на день оплаты статуса нет, льготный режим не действует.

🔹 Бывший работник. С человеком, который был вашим сотрудником в течение последних двух лет, работать как с самозанятым нельзя — доход от бывшего работодателя под НПД не подпадает (п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422). Это защита от перевода штата на НПД.

🔹 Лимит дохода. Годовой доход самозанятого ограничен 2,4 млн руб. При превышении он теряет статус, и с этого момента ваши выплаты облагаются уже как обычному физлицу.

🔹 Характер услуги. Не каждый доход самозанятый вправе проводить через НПД. Нельзя перепродажу чужих товаров, работу по агентским и комиссионным договорам, добычу полезных ископаемых, а также доставку с приёмом платежей за других без применения ККТ продавца. Самозанятый продаёт только собственные услуги, работы или продукцию своего изготовления. Если вы покупаете у него перепроданный товар — это уже не НПД.

Как завести самозанятого в справочнике контрагентов

Откройте Справочники → Контрагенты (то же доступно из раздела Покупки). Создайте нового контрагента.

1. Вид контрагента — «Физическое лицо». Если самозанятый зарегистрирован ещё и как ИП на НПД, выбирайте «Индивидуальный предприниматель» — тогда в карточке появится поле ОГРНИП.
2. ИНН и ФИО заполните по данным исполнителя. ИНН обязателен: по нему вы проверяете статус и указываете его в платёжке.
3. Банковский счёт. На вкладке с банковскими счётами внесите реквизиты для перечисления. Самозанятые часто получают оплату на карту — тогда указывайте номер карты через реквизиты счёта физлица.

После контрагента создайте договор. В карточке контрагента перейдите к списку договоров и добавьте новый:

• Вид договора — «С поставщиком».
• Ставка НДС — «Без НДС». Самозанятый не плательщик НДС, счёт-фактуру он не выставляет.
• В наименование удобно вынести номер и предмет, например «№ 14 от 01.03, услуги по разработке макета».

Как отразить поступление услуг или работ

Факт оказания услуги отражают документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги (акт, УПД)».

В шапке укажите контрагента-самозанятого и договор. В табличной части:

• Номенклатура — название услуги (или строкой в поле «Содержание»).
• Сумма — вся стоимость по договору. НДС нет.
• Счета учёта — счёт затрат по характеру услуги и счёт расчётов 60.01.

Счёт затрат выбирайте по тому, для чего услуга:

При проведении документ сформирует проводку на стоимость услуг. Счёт 19 «НДС» не задействуется — входного НДС у самозанятого нет.

Как провести выплату вознаграждения

Безналичный перевод оформляют документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание с видом операции «Оплата поставщику».

• Счёт дебета подставится автоматически — 60.01, контрагент и договор те же.
• Статья расходов ДДС — выберите подходящую (например, «Оплата поставщикам»).
• Проводка: Дт 60.01 Кт 51.

Если платите наличными, используйте Банк и касса → Кассовые документы → Расход, проводка Дт 60.01 Кт 50.

Порядок «услуга → оплата» может идти и в обратную сторону — с авансом. Тогда сначала проведите списание (аванс отразится на 60.02), а затем документ поступления закроет его зачётом. На результат по затратам это не влияет.

Для самозанятого особенность аванса в том, что чек он обязан выдать и на предоплату. То есть при авансе чеков будет два — на аванс и на итоговую сумму, если она больше, — либо один на всю сумму, если услуга оказана сразу. Храните все чеки: именно их сумма должна сойтись с оборотами по счёту 60 в разрезе этого контрагента.

Назначение платежа в платёжном поручении формулируйте по договору: «Оплата по договору № … за услуги. НДС не облагается». Ссылка на НПД или на статус самозанятого в платёжке не обязательна, но и не мешает.

Чек из «Мой налог»: главный документ в этой схеме

Чек — единственное обязательное основание, по которому организация принимает расход на самозанятого. Это прямо следует из порядка применения НПД: без чека затраты не учитываются ни в налоге на прибыль, ни при УСН.

Как это работает:

1. После получения денег самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» (или в веб-кабинете на сайте ФНС).
2. Он передаёт чек вам — электронно (ссылка, PDF, QR) или на бумаге.
3. В чеке должны быть ваши ИНН и наименование как покупателя-организации — иначе расход к вам не привязать.

Проверьте, что в чеке есть обязательные реквизиты: наименование и ИНН самозанятого, дата и время расчёта, наименование услуги, сумма, ваш ИНН как покупателя и QR-код с идентификатором. По закону чек нужно сформировать в момент расчёта при наличных и до 9-го числа следующего месяца — при безналичном переводе. Если исполнитель тянет с чеком, это сигнал, что со статусом что-то не так.

В 1С сам чек отдельным документом не проводят — его хранят как присоединённый файл к документу поступления или к списанию. Откройте документ, нажмите Присоединённые файлы и загрузите PDF или изображение чека. Так он всегда под рукой при проверке.

Проверка расчётов и контроль задолженности

После нескольких операций сверьте расчёты, чтобы не осталось «висящих» сумм.

🔹 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 в разрезе контрагентов и договоров покажет, по какому самозанятому есть долг или переплата. Путь: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 60.

🔹 Карточка счёта 60 по конкретному контрагенту разворачивает все поступления и оплаты построчно — удобно искать, где поступление не закрыто оплатой.

🔹 Акт сверки взаиморасчётов (Покупки → Акты сверки расчётов) формализует сверку, если самозанятый готов её подписать. Для разовых исполнителей чаще хватает ОСВ.

Нулевое сальдо по счёту 60 по этому контрагенту означает, что услуга отражена и полностью оплачена. Остаток по дебету 60.02 — есть незакрытый аванс; по кредиту 60.01 — есть неоплаченная услуга.

Если самозанятых много и выплаты регулярные, удобно раз в месяц сверять три величины: сумму по оборотам счёта 60, сумму полученных чеков и сумму платёжных поручений. Все три должны совпасть. Расхождение почти всегда означает либо недополученный чек, либо не проведённый в базе документ.

Нюансы, из-за которых возникают проблемы

Самозанятый потерял статус. Если он превысил лимит 2,4 млн руб. или снялся с учёта, с даты утраты статуса ваши выплаты облагаются как доход обычного физлица: вы становитесь налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. Поэтому и проверяется статус на каждую выплату.

Отчётность. За самозанятого не сдаются персонифицированные сведения в СФР (бывший ФСС/ПФР), его выплаты не попадают в 6-НДФЛ и РСВ. Если же статус утрачен и выплата пошла обычному физлицу — она уже отражается в этих отчётах.

Переквалификация в трудовые отношения. Регулярные одинаковые выплаты, работа на вашей территории по графику, формулировки про должность — всё это признаки трудовых отношений. Налоговая вправе доначислить НДФЛ и взносы за весь период. Договор и первичка должны описывать конкретный результат, а не процесс работы. Снижает риск и то, что самозанятый работает на нескольких заказчиков, а не только на вас.

Выплаты физлицу без статуса НПД. Если вы ошиблись и перечислили деньги человеку, который на дату расчёта статус не подтвердил, выплата превращается в обычный доход физлица по договору ГПХ. С неё удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы, а сумма попадает в 6-НДФЛ и РСВ. Поэтому проверка статуса на npd.nalog.ru — не формальность: это и есть граница между двумя совершенно разными режимами учёта.

Корректировка после аннулирования чека. Если чек аннулирован уже после того, как вы учли расход, сторнируйте поступление документом «Операция, введённая вручную» или исправьте первичный документ — в зависимости от того, в каком периоде это обнаружено. Оставлять расход без действующего чека нельзя.

Частые вопросы