Практиканты и стажёры в 1С ЗУП: как оформить и начислить

Форма зависит от того, что студент у вас делает. Выполняет конкретную работу за деньги — договор ГПХ, проводится в Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские). Проходит практику по направлению вуза без оплаты — в штат не принимаем и в ЗУП как сотрудника не заводим. Работает на штатной должности на период практики — срочный трудовой договор через Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.

Разберём каждый вариант: какой документ создать в 1С:ЗУП 3.1, что с НДФЛ и страховыми взносами, как платить стипендию по ученическому договору и какую отчётность сдать. Пути приводятся для интерфейса «Такси».

С чего начать: выбираем договор под ситуацию

Прежде чем что-то заводить в базе, определите правовую форму. От неё зависит и набор документов, и налоги, и попадёт ли студент в отчётность.

• 👨‍🎓 Практика по договору с учебным заведением, без оплаты — трудовых отношений нет. Табель не ведём, зарплату не начисляем, в штат не берём.
• 📝 Договор ГПХ — студент выполняет разовую или проектную работу (услугу). Оплата по акту, есть НДФЛ и взносы, но нет оклада, отпуска и больничного за счёт работодателя.
• 🧾 Срочный трудовой договор — студент занимает должность на время практики или подработки. Полный пакет: оклад, табель, отпуск, НДФЛ, взносы.
• 🎓 Ученический договор со стипендией — вы обучаете человека под свои задачи (ст. 198–208 ТК РФ) и платите стипендию. Отношения не трудовые и не ГПХ.

Договор ГПХ со студентом в 1С ЗУП

Это самый частый способ оформить оплачиваемую подработку студента без приёма в штат. Подходит, когда нужен результат, а не присутствие на рабочем месте по графику.

Сначала включите функциональность, если в базе ещё не велись такие договоры. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и установите флажок регистрации договоров ГПХ. После этого в разделе Зарплата появится пункт «Договоры (в т.ч. авторские)».

Порядок действий:

1. Заведите студента как физлицо. Отдельный документ приёма не нужен — карточка создаётся прямо из договора.
2. Откройте Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские) и создайте новый договор. Укажите исполнителя, дату начала и окончания, предмет и сумму.
3. Выберите порядок выплаты: разово по завершении, помесячно или по актам за этапы.
4. По факту выполнения работы создайте документ начисления (акт). Он и формирует сумму к выплате, НДФЛ и взносы.

Что с налогами по ГПХ:

• НДФЛ — удерживается при каждой выплате, включая аванс по договору. Ставка 13% (15% с суммы свыше порога прогрессии).
• Страховые взносы — с 2023 года вознаграждение по ГПХ облагается взносами на пенсионное, медицинское и социальное страхование (ВНиМ) по единому тарифу. До 2023 года ВНиМ по ГПХ не начислялся — это частая ошибка в старых инструкциях.
• Взносы на травматизм — только если это прямо прописано в договоре.

Дата получения дохода для НДФЛ по ГПХ — день выплаты, а не последний день месяца, как у зарплаты. Поэтому налог удерживается и с аванса по договору, и с окончательного расчёта. В ЗУП это учитывается автоматически, если выплату проводить документом на основании начисления, а не «руками» через кассу мимо расчётной ведомости.

Практика без приёма в штат: что оформлять

Классическая производственная или учебная практика по направлению вуза оформляется договором между вашей организацией и учебным заведением. Студент остаётся учащимся, трудового договора с ним нет.

Если практика неоплачиваемая и студент не выполняет трудовую функцию:

• в ЗУП сотрудника не заводим;
• табель на него не ведём (учитывать нечего — нет ни оклада, ни трудовых отношений);
• начислений, НДФЛ и взносов по нему нет;
• в зарплатную отчётность он не попадает.

Достаточно приказа о зачислении на практику и назначении руководителя — это кадровый документ организации, в ЗУП он не отражается. В договоре с учебным заведением обычно фиксируют сроки, вид практики (учебная, производственная, преддипломная), обязанности сторон по охране труда и назначение руководителя от организации. Финансовых обязательств перед студентом по такому договору у вас нет.

Отдельно стоит упомянуть практику, оплату по которой перечисляет сам вуз из своих средств: тогда ваша организация вообще не является источником выплаты студенту, и ни начислений, ни отчётности по нему у вас не возникает.

Если же по практике предусмотрена оплата от вашей организации, то формально это уже не «чистая» практика. Такую оплату проводят либо по срочному трудовому договору (см. ниже), либо по договору ГПХ. Безвозмездную практику нельзя «оплачивать» мимо договора — выплата без основания превратится в скрытую зарплату со всеми доначислениями.

Срочный трудовой договор на время практики

Когда студент занимает реальную должность — пусть на месяц-два, — оформляйте срочный трудовой договор. Основание для срочности — ст. 59 ТК РФ (в том числе работы, связанные со стажировкой и профобучением).

Шаги в 1С:ЗУП:

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ «Приём на работу».
2. Заполните сотрудника, подразделение и должность.
3. В виде договора выберите срочный и укажите дату окончания и причину срочности.
4. На вкладке оплаты задайте оклад или тариф. Для неполного дня учащегося укажите график неполного рабочего времени.
5. Проведите документ. Табель, расчёт зарплаты, НДФЛ и взносы дальше идут как по обычному сотруднику.

По налогам отличий от штатного работника нет:

Запись о приёме по срочному договору так же, как и по бессрочному, попадает в ЕФС-1 (подраздел 1.1) — сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Отдельно подавать что-то «из-за срочности» не нужно: срок договора указывается в самом кадровом документе, а в отчёт уходит мероприятие «приём».

Когда практика заканчивается, оформляйте увольнение в связи с истечением срока договора тем же разделом Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. По этой дате сформируется мероприятие «увольнение» для ЕФС-1 и финальный расчёт с компенсацией за неиспользованный отпуск, если он к моменту ухода накопился.

Стипендия и матпомощь студенту: начисление и налоги

Стипендию платят по ученическому договору (ст. 198 ТК РФ), когда организация обучает человека под свои будущие задачи. Это не зарплата и не вознаграждение по ГПХ.

Размер стипендии закон ограничивает снизу: по ст. 204 ТК РФ она не может быть ниже минимального размера оплаты труда. Работа, которую ученик выполняет на практических занятиях, оплачивается отдельно по установленным расценкам — это уже не стипендия, и облагается она в обычном порядке.

Налоговая картина у выплат студенту разная — её важно не перепутать:

• Стипендия по ученическому договору от работодателя — облагается НДФЛ. В перечень освобождаемых доходов (п. 11 ст. 217 НК РФ) попадают государственные и вузовские стипендии, а стипендия от работодателя туда не входит.
• Страховыми взносами стипендия по ученическому договору не облагается — она выплачивается не в рамках трудовых отношений и не по договору ГПХ на работы/услуги.
• Материальная помощь студенту-сотруднику освобождена от НДФЛ и взносов в пределах 4 000 ₽ в год (разовая, не по случаю рождения ребёнка и т. п.); сверх лимита облагается в общем порядке.

Как провести в ЗУП. Отдельного документа «стипендия» в типовой конфигурации нет, поэтому создают вид начисления:

1. Откройте Настройка → Начисления и добавьте новое начисление, например «Стипендия по ученическому договору».
2. В назначении укажите, что это не оплата труда; настройте обложение НДФЛ — облагается, код дохода подберите под иные доходы.
3. В настройке страховых взносов выберите вариант «не являющиеся объектом обложения».
4. Назначайте начисление сотруднику документом Зарплата → Разовые начисления (или плановым, если платите ежемесячно).

Отчётность и персучёт: куда попадёт студент

Набор отчётов зависит ровно от того, какой договор вы выбрали. Это и есть практический итог выбора формы.

Договор ГПХ:

• ЕФС-1, подраздел 1.1 — при заключении и при прекращении договора ГПХ, не позднее следующего рабочего дня после даты документа.
• Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячно, до 25 числа.
• РСВ — вознаграждение входит в базу по взносам.
• 6-НДФЛ — выплаты и удержанный налог.

Срочный трудовой договор:

• ЕФС-1, подраздел 1.1 — при приёме и увольнении (кадровое мероприятие).
• ЕФС-1, подраздел 1.2 — сведения о стаже по итогам года.
• Персонифицированные сведения, РСВ, 6-НДФЛ — как по любому сотруднику.

Ученический договор со стипендией:

• Стипендия попадает в 6-НДФЛ (НДФЛ есть).
• В РСВ и персонифицированные сведения по взносам она не включается, так как взносами не облагается.
• Кадрового мероприятия в ЕФС-1 ученический договор сам по себе не порождает.

Неоплачиваемая практика по договору с вузом в зарплатную отчётность не попадает вообще — выплат и начислений нет.

Частые вопросы