Как отразить суточные по командировке в 1С:Бухгалтерии

Суточные в 1С:Бухгалтерии 3.0 проходят через два документа: выдачу аванса под отчёт (Дт 71.01 Кт 50.01 или 51) и авансовый отчёт, которым суточные списываются на затраты (Дт 26/44/20 Кт 71.01). Сам расчёт суммы и контроль необлагаемого лимита — за бухгалтером: программа проводки сформирует, а НДФЛ и взносы со сверхнормативной части нужно отразить отдельно.

Размер суточных организация устанавливает сама — в положении о командировках или коллективном договоре (ст. 168 ТК РФ). Налоговый кодекс лишь задаёт планку, выше которой с суточных удерживают НДФЛ и начисляют взносы: 700 ₽ за день командировки по России и 2500 ₽ за день загранкомандировки.

Ниже — порядок от выдачи денег до строк в 6-НДФЛ и РСВ, с проводками и числовым примером.

Что нужно подготовить до проводок

Суточные начисляют за каждый календарный день командировки, включая дни в пути, выходные и праздники, которые пришлись на поездку. День выезда — дата отправления транспорта, день возвращения — дата прибытия.

Пример подсчёта дней: поезд уходит 18 марта в 23:50 и возвращается 22 марта в 06:10. День отправления — 18-е, день прибытия — 22-е, итого 5 суток. Время отправления до полуночи оставляет этот день за уезжающим днём; если бы поезд уходил после полуночи 19-го — первым днём было бы 19-е.

Прежде чем вносить что-либо в 1С, под рукой должны быть:

• 📄 приказ о направлении в командировку — в нём цель, срок и обычно размер суточных;
• 🧮 размер суточных из вашего положения о командировках (например, 1000 ₽/день по РФ);
• 🎫 билеты и отметки о датах, чтобы посчитать число дней;
• 💳 способ выдачи аванса: касса или перечисление на карту.

Унифицированные формы (командировочное удостоверение, служебное задание) с 2015 года необязательны. Достаточно приказа и документов, подтверждающих срок поездки.

Выдача аванса на командировку

Аванс выдают до поездки — наличными из кассы или переводом на карту сотрудника.

Наличными. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача. Вид операции — «Выдача подотчётному лицу», выберите работника. Документ формирует проводку:

Дт 71.01 Кт 50.01 — выдан аванс на командировку.

На карту. Платёжку проводите как обычно, а поступление списания оформляете документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание с видом операции «Перечисление подотчётному лицу»:

Дт 71.01 Кт 51 — перечислен аванс подотчётному лицу.

Сумму аванса определяете сами: суточные за все дни плюс примерные расходы на проезд и проживание. Остаток работник вернёт, перерасход вы доплатите по авансовому отчёту.

Срок отчёта по подотчётным средствам организация устанавливает своим приказом — раньше действовало общее правило о трёх рабочих днях после возвращения. Пока авансовый отчёт не сдан и не утверждён, сумма висит на 71.01 как задолженность работника, и затраты по командировке в учёте ещё не признаны.

Как провести авансовый отчёт с суточными

После возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт. В 1С он находится в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты. Создайте новый, выберите подотчётное лицо.

1. На вкладке «Авансы» подберите документ выдачи аванса — программа подтянет выданную сумму.
2. Проезд, проживание и прочие траты с документами разнесите по вкладкам «Товары» и «Оплата».
3. Суточные вносят на вкладке «Прочее». В строке укажите:
   • содержание — «Суточные за N дней командировки»;
   • сумму суточных;
   • счёт затрат — 26, 44, 20 или 08 в зависимости от того, к какой деятельности относится поездка;
   • статью затрат с видом расхода «Командировочные расходы».

Суточные не требуют подтверждающих документов (чеков) — основанием служит сам факт командировки и ваш приказ. Поэтому на вкладке «Прочее» в колонке документа расхода можно оставить ссылку на приказ или не заполнять её.

При проведении авансовый отчёт сформирует списание суточных на затраты:

Дт 26 (44, 20, 08) Кт 71.01 — суточные отнесены на расходы.

Остаток или перерасход. 1С сравнивает выданный аванс с суммой утверждённых расходов и показывает разницу в подвале документа. Дальше двумя отдельными операциями:

• работник вернул неизрасходованные деньги — проведите приход в кассу (Дт 50.01 Кт 71.01) или поступление на счёт;
• вы доплачиваете перерасход — расходный кассовый ордер или перечисление с видом «Выдача подотчётному лицу» (Дт 71.01 Кт 50.01).

Сам авансовый отчёт разницу не закрывает — он только фиксирует расходы. Движение денег оформляют кассовым или банковским документом.

== Проверьте счёт затрат: торговая фирма ставит суточные на 44, производство — на 20 или 26. Ошибка в счёте исказит себестоимость и расходы по налогу на прибыль. ==

Расчёт суточных и необлагаемая норма

Для налога на прибыль суточные принимаются полностью в размере, установленном вашим ЛНА, — нормирования нет с 2009 года. А вот для НДФЛ и страховых взносов действует лимит:

С суммы сверх лимита удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. Посчитать облагаемую часть можно так:

Пример. Командировка по России на 5 дней, суточные по положению — 1000 ₽/день.

• Всего суточных: 1000 × 5 = 5000 ₽.
• Не облагается: 700 × 5 = 3500 ₽.
• Сверх нормы: 5000 − 3500 = 1500 ₽.
• НДФЛ: 1500 × 13 % = 195 ₽.
• Взносы по единому тарифу: 1500 × 30 % = 450 ₽.

В расходы по прибыли уйдут все 5000 ₽, а 1500 ₽ станут облагаемым доходом работника.

Загранкомандировка. Здесь лимит выше — 2500 ₽ за день за рубежом. Но за день возвращения в Россию применяется уже российская норма 700 ₽. Например, поездка на 4 дня с суточными 3000 ₽/день: три дня за границей по 2500 ₽ необлагаемы (7500 ₽), а в день прилёта необлагаемы только 700 ₽. Сверх нормы: (3000 − 2500) × 3 + (3000 − 700) = 1500 + 2300 = 3800 ₽, с них считают НДФЛ и взносы.

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

1С:Бухгалтерия не считает НДФЛ и взносы в самом авансовом отчёте — это нужно отразить отдельно.

Дата получения дохода в виде сверхнормативных суточных — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. На эту дату и начисляют налог. Удерживают НДФЛ из ближайшей зарплаты.

Как это провести, зависит от того, где у вас зарплата:

• 💼 Зарплата ведётся в этой же базе 1С:Бухгалтерии. Доход и НДФЛ со сверхнормативных суточных отражают при расчёте зарплаты за месяц — в начислениях работника появляется соответствующий доход, с него считается налог.
• 🔗 Зарплата в 1С:ЗУП. Сумму сверхнормативных суточных передают в ЗУП, где она попадает в расчёт НДФЛ и взносов, а итоги возвращаются в бухгалтерию документом отражения зарплаты.

Проводки по сверхнормативной части:

Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных; Дт 26 (44, 20) Кт 69 — начислены страховые взносы.

Разнесение по месяцам имеет значение. Если авансовый отчёт утверждён, например, в конце марта, доход в виде сверхнормативных суточных считается полученным 31 марта, попадает в расчёт зарплаты за март и в отчётность за первый квартал. Даже если саму поездку сотрудник совершил в феврале, а деньги получил авансом ещё раньше, — ориентир именно дата утверждения отчёта.

Если суточные укладываются в лимит 700/2500 ₽, ни НДФЛ, ни взносов нет — ограничиваетесь списанием на затраты.

Проводки по суточным в одном месте

Соберём полную цепочку движений — от выдачи денег до налогов. Разверните операцию, чтобы увидеть дебет и кредит:

Счёт затрат (26, 44, 20, 08) один и тот же во всех строках по конкретной командировке — тот, что вы выбрали в авансовом отчёте.

Отражение суточных в отчётности

Суточные в пределах нормы в налоговую отчётность по доходам работника не попадают. А сверхнормативную часть показывают сразу в нескольких отчётах.

• 📊 6-НДФЛ. Облагаемая часть суточных и исчисленный с неё НДФЛ входят в доход работника за соответствующий период.
• 📋 РСВ и персонифицированные сведения. Сверхнормативные суточные включают в базу по страховым взносам.
• 💰 Декларация по налогу на прибыль. Суточные целиком идут в косвенные (или прямые) расходы — в размере по вашему ЛНА, без ограничения.

Чтобы свериться перед сдачей отчётности, посмотрите оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71.01 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту): по закрытым командировкам сальдо быть не должно. Остаток по дебету — работник не отчитался или не вернул аванс; по кредиту — вы не возместили перерасход.

Разверните ОСВ по субконто «Работники» — так видно задолженность по каждому командированному отдельно. Если зарплата и НДФЛ ведутся в 1С:ЗУП, перед сдачей 6-НДФЛ и РСВ дополнительно сверьте, что сверхнормативные суточные выгрузились в зарплатную базу и попали в документ начисления за нужный месяц: при расхождении отчёт по доходам и база по взносам разойдутся с бухгалтерским учётом.

Частые ошибки

• ❌ Удержали НДФЛ со всей суммы суточных. Налог берут только со сверхнормативной части. Суточные в пределах 700/2500 ₽ не облагаются вовсе.
• ❌ Посчитали суточные без дней в пути. День выезда и день возвращения — тоже командировочные дни, суточные за них положены.
• ❌ Нормировали суточные для налога на прибыль. В расходы идёт вся сумма по вашему положению, лимит 700 ₽ относится только к НДФЛ и взносам.
• ❌ Не начислили взносы со сверхнормативных суточных. Лимит для взносов тот же, что для НДФЛ, — про них забывают чаще.
• ❌ Оставили сальдо на 71.01. Незакрытый счёт означает, что работник не отчитался или не вернул остаток — это претензия и к учёту, и к НДФЛ с невозвращённого аванса.

Частые вопросы