Оформляем увольнение в 1С ЗУП и Бухгалтерии: от приказа до отчётности

Весь процесс увольнения в 1С держится на одном кадровом документе — так он называется и в ЗУП, и в Бухгалтерии: Увольнение. Он фиксирует дату и основание, автоматически считает зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и НДФЛ, а затем даёт печатные формы приказа и записки-расчёта.

Дальше нужно вовремя выплатить расчёт (в день увольнения — статья 140 ТК РФ), а на следующий рабочий день сдать подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1. Ниже — как провести всё это без штрафов и расхождений.

С чего начать: проверка данных перед проведением расчёта

Прежде чем создавать документ, сверьте исходные данные. Ошибка в них тянет за собой неверный расчёт и пересдачу отчётов.

• 📅 Дата увольнения — это последний рабочий день. Именно по неё начисляется зарплата и считается стаж для отпуска.
• 🏖 Остаток отпуска — сколько дней сотрудник не отгулял или, наоборот, отгулял авансом. В ЗУП смотрите отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Остатки отпусков.
• 💸 Незакрытые авансы и подотчёт — если за сотрудником числится долг, его удерживают из расчёта (с ограничением по статье 138 ТК РФ — не более 20% после НДФЛ).
• 📄 Основание увольнения — статья ТК РФ. От неё зависит состав выплат: при сокращении и ликвидации положено выходное пособие, при «по собственному» — нет.

Отдельно проверьте, не подал ли сотрудник заявление на отзыв отпуска или перенос — это меняет остаток дней к компенсации.

Основание увольнения влияет на состав выплат

В документе Увольнение основание — не формальность. От выбранной статьи ТК РФ зависит, что именно начислит программа.

При увольнении за дисциплинарный проступок (например, прогул, п. 6 ч. 1 ст. 81) выходного пособия нет, но зарплата за отработанное и компенсация отпуска выплачиваются в любом случае — это не зависит от основания.

Документ «Увольнение» в 1С:ЗУП

В ЗУП 3.1 откройте раздел Кадры и найдите журнал Увольнения (в части релизов это общий журнал Приёмы, переводы, увольнения). Создайте документ Увольнение.

Заполните основные поля:

1. Сотрудник и дата увольнения — последний рабочий день.
2. Основание — выберите статью ТК РФ из списка. Для увольнения по собственному желанию это пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
3. На закладке «Условия увольнения» программа покажет остаток отпуска. Укажите, что делать: компенсировать неотгулянные дни или удержать за использованные авансом.
4. На закладке «Начисления и удержания» (в некоторых релизах — «Начислено (подробно)») проверьте состав расчёта: оклад за отработанные дни месяца, компенсацию отпуска, удержания.

После заполнения проведите документ. ЗУП рассчитает НДФЛ и суммы к выплате автоматически.

Если у сотрудника несколько мест работы в организации (например, основное и внутреннее совместительство), каждое оформляется своим документом Увольнение — по каждой занимаемой должности отдельно. Иначе компенсация отпуска посчитается не по всем ставкам.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом

Тогда вместо компенсации возникает удержание. 1С рассчитает излишне выплаченные отпускные и уменьшит на них расчёт. Помните про лимит удержания — 20% от суммы к выплате после НДФЛ. Если долг больше, оставшуюся часть сотрудник может вернуть добровольно; взыскать принудительно работодатель не вправе.

Окончательный расчёт и компенсация за отпуск

Окончательный расчёт — это всё, что компания должна выплатить в последний день: зарплата за отработанную часть месяца, компенсация за неиспользованный отпуск и, если положено, выходное пособие.

Зарплата за отработанные дни. Если сотрудник уходит в середине месяца, оклад пересчитывается по фактически отработанным дням. ЗУП делит месячный оклад на норму рабочих дней месяца и умножает на отработанные — считать вручную не нужно, но сверить по производственному календарю стоит.

Премии и доплаты. Если по положению о премировании сотруднику положена премия за отработанный период, добавьте её до проведения расчёта. После увольнения доначислить премию сложнее — потребуется отдельный документ и перерасчёт НДФЛ.

Компенсация за неиспользованный отпуск (статья 127 ТК РФ) считается так:

• число неотгулянных дней = положенные дни отпуска за год ÷ 12 × отработанные месяцы − уже использованные дни;
• средний дневной заработок = база за расчётный период ÷ (полные месяцы × 29,3 + дни неполных месяцев);
• компенсация = средний дневной заработок × число дней.

Пример. Сотрудник отработал ровно 6 полных месяцев, отпуск — 28 дней в год, ничего не отгулял. Заработано: 28 ÷ 12 × 6 = 14 дней. База за период — 360 000 ₽. Средний дневной: 360 000 ÷ (6 × 29,3) = 360 000 ÷ 175,8 = 2047,78 ₽. Компенсация: 2047,78 × 14 = 28 668,92 ₽ (до удержания НДФЛ).

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в полном объёме — это не тот случай, когда действует льгота.

Про налоговые вычеты. В месяце увольнения стандартные вычеты (на детей и прочие) предоставляются в обычном порядке — за этот месяц сотрудник ещё числится в штате. ЗУП учтёт их при расчёте НДФЛ автоматически, если вычеты заведены в карточке сотрудника.

Выходное пособие при сокращении штата и ликвидации не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Сумма сверх лимита облагается на общих основаниях.

Проводки и отражение в 1С:Бухгалтерии

Если численность небольшая и зарплата считается прямо в Бухгалтерии предприятия, документ Увольнение находится в разделе Зарплата и кадры → Увольнения. Он формирует движения сам.

Если же расчёт идёт в ЗУП, проводки попадают в Бухгалтерию через документ Отражение зарплаты в бухучёте после синхронизации. Проверяйте, что способы отражения назначены всем начислениям, иначе суммы «зависнут» без счёта затрат.

Типовой набор проводок по увольнению:

Счёт затрат (20, 26, 44) зависит от того, к какому подразделению и виду деятельности относится сотрудник. Для производственных рабочих — 20, для административного персонала — 26, для торговли — 44.

Печатные формы: приказ, записка-расчёт, кадровые документы

Все нужные бумаги печатаются прямо из проведённого документа Увольнение по кнопке «Печать».

С 2013 года унифицированные формы Т-8 и Т-61 необязательны — организация вправе утвердить свои бланки. Но типовые формы из 1С принимают без вопросов, поэтому их обычно и используют.

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись (статья 84.1 ТК РФ). Если ознакомить невозможно, на приказе делается соответствующая запись.

Что выдать и сдать после увольнения

Здесь чаще всего возникают штрафы — из-за срыва сроков по отчётности. Разберём по датам.

В день увольнения выдайте сотруднику на руки:

• 📘 трудовую книжку или форму СТД-Р (если сотрудник отказался от бумажной трудовой);
• 🧾 расчётный листок;
• 📑 выписки из отчётности за период работы: подраздел 1.2 ЕФС-1 (сведения о стаже), раздел 3 РСВ, персонифицированные сведения о физлице, при наличии — подраздел 3 ЕФС-1.

На следующий рабочий день после приказа сдайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 (раньше это была форма СЗВ-ТД). Это самый жёсткий срок во всей процедуре — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. В ЗУП и Бухгалтерии отчёт формируется в разделе Отчётность, справки.

Если сотрудник не явился за расчётом и получает деньги не на карту, невыплаченную сумму депонируют, а выдают по первому требованию. Сроки по статье 140 ТК РФ при этом считаются соблюдёнными, если деньги были готовы к выдаче в день увольнения.

В составе квартальной и месячной отчётности увольнение отразится автоматически:

• 6-НДФЛ — удержанный налог попадёт в отчёт за квартал;
• РСВ и персонифицированные сведения — начисленные взносы и выплаты;
• ЕФС-1 раздел 2 (бывшая 4-ФСС) — взносы на травматизм.

Как проверить, что всё прошло без ошибок

После проведения и выплаты сверьте расчёт.

1. Отчёт Расчётный листок по уволенному — все начисления и удержания видны одной картинкой.
2. Отчёт Анализ зарплаты по сотрудникам — нет ли остатка невыплаченной суммы.
3. В Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника: после выплаты сальдо должно быть нулевым.

Если по 70 счёту остался остаток, значит расчёт выплачен не полностью либо ведомость не проведена. Разберитесь до закрытия месяца — иначе сумма уедет в отчётность искажённой.

Ещё одна точка контроля — остаток отпуска после увольнения. Откройте отчёт Остатки отпусков: у уволенного он должен обнулиться. Если осталось значение, компенсация посчитана не на все дни, и расчёт придётся править.

Частые вопросы