Отражение зарплаты в 1С: от начисления до проводок на счетах

Отразить зарплату в 1С — значит провести по счетам четыре вещи: начисление, удержанный НДФЛ, страховые взносы и саму выплату. В 1С:Бухгалтерии это делает документ Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры, в 1С:ЗУП — документ Начисление зарплаты и взносов в разделе Зарплата, а проводки из ЗУП попадают в бухгалтерию отдельным документом переноса.

Частое заблуждение — что отражение зарплаты в 1С начинается с проводок и их нужно «забивать» руками. На деле проводки программа строит сама; ваша работа — внести исходные данные и провести документы в правильном порядке. Напутаете с последовательностью — разойдутся сальдо по счетам 70, 68.01 и 69, а в отчётности вылезут расхождения.

Где считать зарплату , зависит от масштаба. Небольшая организация ведёт учёт целиком в 1С:Бухгалтерии — там есть встроенный зарплатный блок. Если сотрудников много или есть сложные начисления (сменные графики, северные надбавки, сдельщина), расчёт переносят в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию передают только готовые проводки. Разберём оба варианта.

Что проверить перед начислением зарплаты

Расчёт опирается на данные, которые уже лежат в базе. Прежде чем нажимать «Заполнить», пройдитесь по списку — иначе программа посчитает оклад «как обычно» и промолчит про недоработки.

• 👤 Кадры. Проведены приёмы, увольнения, переводы и изменения оплаты труда за месяц.
• 🗓 Отклонения. Внесены больничные, отпуска, командировки, прогулы. Без этих документов за дни отсутствия начислится полный оклад.
• ⏱ Графики работы. У каждого сотрудника указан актуальный график — он задаёт норму времени. При сменном или суммированном учёте график должен быть заполнен до конца месяца.
• 💰 Переменные выплаты. Премии, доплаты, материальная помощь оформлены отдельными документами.
• 📄 Удержания. Активны исполнительные листы, займы, добровольные удержания, если они есть.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Основной документ в ЗУП — Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата). В 1С:Бухгалтерии аналог называется Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры). Порядок одинаковый: «Создать» → проверить месяц начисления и организацию → «Заполнить».

Программа подтянет оклады, отработанное по графикам время, ранее введённые отклонения и рассчитает налоги. Результат раскладывается по вкладкам (в ЗУП их больше, в Бухгалтерии — только начисления и налоги):

• Начисления — строки по каждому сотруднику: вид начисления, время, сумма.
• НДФЛ — исчисленный налог с учётом вычетов.
• Взносы — единый тариф и взносы на травматизм, считаются автоматически.
• Удержания — алименты, займы; сумма берётся от начисленного за вычетом НДФЛ.

Если у кого-то сумма нулевая или явно не та — не правьте её прямо в документе. Причина почти всегда в исходных данных: не проведён приказ, пустой график, не внесено отклонение. Поправьте первичный документ и перезаполните начисление. Ручная правка строки разорвёт связь с данными и аукнется при перерасчёте.

После проверки проведите документ. Колонка «К выплате» в подвале — это сумма, которую сотрудники получат на руки, с учётом уже выплаченного в середине месяца (аванс, отпускные).

Аванс за первую половину месяца

По закону зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц, поэтому месяц делится на аванс (за первую половину) и окончательный расчёт. Это два отдельных действия, а не одно начисление, разбитое пополам.

Способ расчёта аванса задаётся в кадровых документах или в карточке сотрудника и бывает трёх видов:

• Фиксированной суммой — одинаковая величина каждый месяц.
• Процентом от оклада — обычно 40–50% от тарифа.
• Расчётом за первую половину месяца — программа считает фактически отработанное с 1-го по 15-е число отдельным документом начисления за первую половину месяца.

Порядок за месяц такой: до условленной даты (обычно до 15-го) — расчёт и выплата аванса ведомостью с видом «Аванс»; после закрытия месяца — документ начисления, который доначисляет остаток и учитывает уже выданный аванс. В окончательную ведомость попадёт разница.

Выплата зарплаты: ведомость и перечисление НДФЛ

После проведения начисления формируется ведомость — по тому способу выплаты, который настроен у сотрудников.

1. Откройте нужный журнал в разделе Выплаты (в ЗУП) или Зарплата и кадры (в Бухгалтерии): ведомость в банк по зарплатному проекту, на счета сотрудников, в кассу или через раздатчика.
2. Нажмите «Создать», укажите месяц и вид выплаты — «Зарплата за месяц», «Аванс», «Отпуск» или «Больничный».
3. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате и покажет удерживаемый НДФЛ.
4. Проведите ведомость. По зарплатному проекту файл для банка выгружается прямо из ведомости.

НДФЛ удерживается именно при проведении ведомости, датой выплаты, а не при начислении. Пока ведомость не проведена, налог числится исчисленным, но не удержанным — и в отчётность как удержанный не попадёт.

Удержанный НДФЛ и страховые взносы перечисляются на единый налоговый счёт (ЕНС) одной платёжкой в составе единого налогового платежа. Дополнительно в налоговую подаётся уведомление об исчисленных суммах: по НДФЛ с 2024 года его подают дважды в месяц — отдельно по налогу, удержанному в первой и во второй половине месяца. 1С готовит данные для уведомления автоматически.

Как 1С считает НДФЛ и страховые взносы

Налоги считаются сами, но логику полезно понимать — тогда ясно, где искать расхождение.

НДФЛ. Исчисляется в документе начисления по планируемой дате выплаты, а удерживается при проведении ведомости. Стандартные вычеты (на детей) программа применяет сама, если они введены в карточке сотрудника и есть заявление. Вычет действует, пока доход с начала года не превысил установленный лимит.

Страховые взносы. Считаются по единому тарифу нарастающим итогом с начала года: до предельной базы — основной тариф, сверх неё — пониженный. Для малого и среднего бизнеса действует льгота — с части выплат сверх полутора МРОТ в месяц взносы начисляются по сниженной ставке. Тариф программа берёт из учётной политики организации.

Отдельно идут взносы на травматизм — по ставке, которую Социальный фонд России (СФР, бывший ФСС) присваивает организации по основному виду деятельности. В единый тариф они не входят.

Проводки: отражение зарплаты на счетах

Начисление, удержание и выплата ложатся на бухгалтерские счета четырьмя типовыми проводками.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник и как настроен способ отражения зарплаты в учётной политике. Если учёт ведётся целиком в 1С:Бухгалтерии, проводки формирует сам документ начисления при проведении. Если расчёт в ЗУП — проводок там нет, их строит бухгалтерия после переноса (см. ниже).

Проверить проводки можно по кнопке показа движений документа (значок со столбиком записей в командной панели) или отчётом Отчёты → Анализ счёта по счёту 70.

Зарплата в 1С:Бухгалтерии или в ЗУП

Выбор, где отражать зарплату, определяет весь порядок работы.

Во втором случае ЗУП формирует документ Отражение зарплаты в бухучёте и передаёт его в 1С:Бухгалтерию по синхронизации. На стороне бухгалтерии суммы раскладываются по счетам согласно справочнику способов отражения, который тоже настраивается в ЗУП.

При любом варианте для проверки пригодятся штатные отчёты по зарплате: расчётный листок, свод начислений и удержаний, анализ зарплаты по сотрудникам. Из них же к сроку заполняются 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения — они собираются по тем данным, что вы провели документами начисления и ведомостями.

Частые ошибки при отражении зарплаты

Ошибки почти всегда идут от данных и порядка действий, а не от самого расчёта.

• 🔸 Начислили до ввода отклонений. Больничный или отпуск внесли после расчёта — оклад посчитался за полный месяц. Внесите документ и перезаполните начисление.
• 🔸 Не совпала сумма к выплате. Забыли про удержание (заём, алименты) или про уже выданный межрасчётом аванс. Проверьте вкладку «Удержания» и ранее проведённые ведомости.
• 🔸 НДФЛ не удержался. Начисление провели, а ведомость — нет. Без проведённой ведомости налог остаётся только исчисленным.
• 🔸 Правка суммы руками в документе. Строку поправили вручную — при перерасчёте значения «поедут». Исправлять нужно первичный документ.
• 🔸 Взносы по чужому тарифу. В учётной политике не указана льгота МСП или задан не тот вид тарифа — суммы на счёте 69 будут завышены или занижены.
• 🔸 Проводки не перенеслись из ЗУП. Нет синхронизации или месяц документа отражения не совпал с месяцем начисления.

Все эти ситуации видны в расчётном листке и анализе зарплаты по сотрудникам — сверяйте начисленное, удержанное и выплаченное, прежде чем закрывать месяц.

Частые вопросы