Сканирование накладной в 1С 8.3: от штрихкода товара до готового документа

Чтобы отсканировать накладную в 1С, подключите сканер штрихкода в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование (в УТ 11 — НСИ и администрирование → Администрирование → РМК и оборудование), заведите штрихкоды у номенклатуры и откройте документ поступления: каждый скан добавляет строку с товаром или увеличивает её количество. Для большого прихода удобнее терминал сбора данных (ТСД): товар считают на складе, а в 1С загружают готовый список.

Если под «отсканировать» вы имеете в виду бумажную накладную от поставщика, есть два других пути: распознать скан и получить документ автоматически или просто прикрепить изображение к уже введённому поступлению. Ниже все три варианта, с настройкой и разбором сбоев.

Что значит «отсканировать накладную» и что подготовить

В 1С под этой фразой скрываются три разные задачи. От выбора зависит оборудование.

Перед стартом проверьте:

• 🔌 есть ли права на настройку оборудования (обычно нужна роль администратора или отдельное право на подключаемое оборудование);
• 🏷️ на товарах есть штрихкоды производителя или вы готовы клеить свои этикетки;
• 💻 какую конфигурацию используете: БП 3.0, УТ 11, КА 2 или ERP. Принцип общий, отличаются разделы меню и набор режимов;
• 🖥️ работаете ли вы через тонкий клиент, веб-клиент или удалённый рабочий стол. От этого зависит, куда ставить драйвер.

Подключение сканера штрихкода к 1С

Режим клавиатуры или COM-порт

Почти любой USB-сканер умеет работать в двух режимах. Переключают их служебными штрихкодами из инструкции к модели.

Для приёмки товара с обычными EAN-13 хватит режима клавиатуры. Для маркированного товара (коды DataMatrix со служебными символами) надёжнее COM-режим: в режиме клавиатуры разделитель групп GS1 часто теряется, и код не распознаётся.

Настройка в 1С

1. Откройте раздел подключаемого оборудования:
   • БП 3.0: Администрирование → Подключаемое оборудование;
   • УТ 11, КА 2, ERP: НСИ и администрирование → Администрирование → РМК и оборудование.
2. Включите флажок использования подключаемого оборудования, если он выключен.
3. Перейдите в список оборудования и создайте новый элемент с типом «Сканеры штрихкода».
4. Выберите драйвер. Типовой вариант — «1С:Сканеры штрихкода» из библиотеки подключаемого оборудования.
5. Укажите рабочее место. Оно создаётся автоматически по имени компьютера; оборудование привязывается именно к нему.
6. Откройте настройку экземпляра: для COM-режима выберите номер порта и скорость, для режима клавиатуры задайте суффикс.
7. Нажмите «Тест устройства», затем отсканируйте любой штрихкод. Код должен появиться в окне проверки.

Суффикс должен совпадать в сканере и в 1С. Обычно это Enter (код 13). Если сканер шлёт Tab, а программа ждёт Enter, 1С не поймёт, где закончился штрихкод.

Штрихкоды номенклатуры: без них скан ничего не найдёт

Сканер передаёт в 1С только цифры. Программа ищет их в регистре штрихкодов и подставляет найденный товар. Если связи «штрихкод — номенклатура» нет, строка не добавится.

Как завести штрихкоды:

• 📦 вручную — в карточке номенклатуры откройте ссылку «Штрихкоды» и отсканируйте код с упаковки;
• 🔍 по ходу приёмки — в УТ 11 и ERP при скане неизвестного кода открывается форма регистрации, где код сразу привязывают к товару;
• 🏷️ своими этикетками — для весового или безымянного товара 1С генерирует внутренний код, а этикетку печатают на принтере этикеток;
• 📥 загрузкой — из прайса поставщика, если в нём есть колонка со штрихкодами.

Упаковки и характеристики

В УТ 11 и ERP штрихкод привязывается не только к товару, но и к упаковке и характеристике. Пример: у воды есть код бутылки и код блока на 6 штук.

• скан бутылки добавит 1 шт.;
• скан блока добавит 1 упаковку, то есть 6 шт.

Если на коробку и на единицу товара записан один и тот же код, количество поедет. Проверьте это до первой большой приёмки.

Сканируем товары в документ поступления: пошагово

Порядок для БП 3.0 и УТ 11 почти одинаковый.

1. Создайте документ поступления:
   • БП 3.0: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → «Поступление» → «Товары»;
   • УТ 11: Закупки → Документы закупки (все) → создать «Приобретение товаров и услуг».
2. Заполните шапку: контрагент, договор, склад, номер и дата входящего документа.
3. Перейдите на вкладку «Товары» и поставьте курсор в табличную часть.
4. Сканируйте товар. При COM-режиме форма сама ловит код. При режиме клавиатуры нажмите в командной панели табличной части кнопку со значком штрихкода и сканируйте в открывшееся поле.
5. Повторный скан того же товара увеличивает количество в существующей строке, новой строки не появляется.
6. Сверьте итог с бумажной накладной: число строк, количество, сумма.
7. Проставьте цены, если они не подтянулись из соглашения или прайса, проверьте ставку НДС и проведите документ.

Пример: накладная на 3 позиции, 24 банки кофе, 12 пачек чая и 40 пачек сахара. Вы делаете 76 сканов, если считаете поштучно, или 3 скана коробок, если у упаковок есть свои коды. На 100+ единиц ручной сканер уже утомляет, тут выручает ТСД.

Маркированный товар

Для маркированных позиций сканируют не только EAN-13, но и коды маркировки. В БП 3.0 и УТ 11 у поступления есть отдельная форма проверки и подбора маркированной продукции: туда сканируют DataMatrix с каждой единицы или агрегированные коды коробок. Эти коды потом сверяются с данными УПД, пришедшего по ЭДО.

Терминал сбора данных: накладная собирается на складе

ТСД — это мобильный компьютер со сканером. Кладовщик идёт по складу, сканирует товар, а в 1С потом получает готовый список.

Два способа работы с ТСД

Для офлайн-обмена ТСД подключают как оборудование типа «Терминалы сбора данных» в том же разделе, что и сканер. Драйвер даёт поставщик ПО для терминала: популярны решения Mobile SMARTS (Клеверенс), DataMobile, Scanport. Для УТ 11 и ERP фирма 1С предлагает мобильное приложение для кладовщика, работающее с базой онлайн.

Порядок приёмки через ТСД (офлайн)

1. Создайте документ поступления по данным поставщика или пустой.
2. Выгрузите табличную часть в ТСД командой выгрузки в терминал (в форме табличной части она находится в меню «Ещё» или на панели оборудования).
3. Кладовщик сканирует товар на складе. Терминал показывает, что ожидали и что пришло.
4. Поставьте ТСД в подставку или подключите к компьютеру.
5. В документе выполните загрузку из ТСД. Количество в строках заменится фактическим.
6. Разберите расхождения: недостача, пересорт, лишний товар.

Ордерная схема

В УТ 11 и ERP на складе с ордерной схемой товар сначала принимают приходным ордером, а приобретение оформляет бухгалтерия или закупщик. Сканирование ТСД в этом случае идёт в ордер, а не в приобретение. Включается ордерная схема в карточке склада, на дату.

Бумажная накладная: распознавание и прикреплённый скан

Автоматическое создание документа из скана

В БП 3.0, УТ 11 и КА 2 есть сервис «1С:Распознавание первичных документов». Вы загружаете скан или фото ТОРГ-12, УПД, акта или счёта, сервис распознаёт реквизиты и табличную часть, а 1С создаёт черновик поступления.

Что нужно:

• 🔑 подключённая интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы);
• 💳 доступ к сервису: он входит в часть тарифов ИТС, иначе оплачивается пакетами страниц;
• 🖨️ скан с разрешением от 300 dpi, без перекоса и обрезанных краёв.

После распознавания 1С сопоставляет поставщика и товары со справочниками. Новые позиции программа предлагает создать или связать с существующими, связи запоминаются для следующих накладных этого поставщика.

Распознанный документ всегда проверяйте глазами перед проведением. Цифра «1» и «7», «0» и «8» на плохом скане путаются, особенно в количестве и цене.

Прикрепить скан к документу

Если документ уже введён, а скан нужен для архива:

1. Откройте поступление.
2. Нажмите на значок скрепки (присоединённые файлы) на панели формы.
3. Добавьте файл с диска или выберите добавление со сканера. Для работы с офисным сканером из 1С система предложит установить компоненту сканирования.
4. Выберите формат: PDF удобнее для многостраничных накладных, JPG или PNG — для одной страницы.

Штрихкод на печатной форме

Типовые печатные формы 1С умеют выводить штрихкод самого документа. Если его отсканировать ручным сканером в списке документов, 1С откроет нужный документ. Это удобно, когда к вам возвращается подписанный экземпляр собственной накладной: один скан, и можно отмечать возврат оригинала. Вывод штрихкода включается в настройках печатных форм в разделе администрирования.

Если скан не срабатывает: ошибки и решения

Частые вопросы