Как собрать все непроведённые документы в 1С 8.3 и быстро их отсортировать

Чтобы быстро отсортировать непроведённые документы в 1С 8.3, откройте нужный список документов, нажмите Ещё → Настроить список и на вкладке Отбор добавьте условие Проведён = Нет, а на вкладке Сортировка — поле Дата. Список сразу покажет только записанные, но не проведённые документы по возрастанию даты.

Непроведённый документ — это тот, что сохранён в базе, но не сформировал движения по регистрам (проводки, остатки, взаиморасчёты). В учёте его как бы нет: суммы не попадут в отчёты, сальдо не сойдётся, декларация заполнится неверно. Поэтому перед закрытием месяца их находят и разбирают — почему не провелись и что с ними делать.

Способов несколько: от простого отбора в списке до универсального отчёта и запроса в консоли. Ниже — каждый, с точными путями и примерами.

Как отличить непроведённый документ прямо в списке

В любом журнале или списке документов 1С рисует состояние в первой служебной колонке — маленькой иконкой слева от даты:

• 🟢 зелёная галочка с заливкой — документ проведён, движения сформированы;
• ⚪ бледная, «пустая» галочка — документ записан, но не проведён;
• ⚫ перечёркнутая иконка — документ помечен на удаление.

Наведите курсор на иконку — всплывёт подсказка с состоянием. Это самый быстрый визуальный способ: открыли список, пробежали глазами по колонке.

Чтобы собрать все бледные иконки вместе, кликните по заголовку этой служебной колонки — список отсортируется по состоянию проведения, и непроведённые встанут подряд. Повторный клик меняет направление сортировки.

Отбор непроведённых документов в журнале

Когда документов в списке сотни, сортировка по колонке неудобна — проще отфильтровать. Непроведённые остаются, остальные скрываются.

Порядок действий:

1. Откройте нужный список — например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) или Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Ещё → Настроить список (в некоторых формах — Ещё → Настроить).
3. Перейдите на вкладку Отбор.
4. В левой части найдите поле Проведён, перетащите его в правую часть.
5. Задайте условие: вид сравнения Равно, значение Нет.
6. Нажмите Завершить редактирование.

Теперь в списке — только непроведённые документы выбранного вида. Чтобы заодно упорядочить их, на вкладке Сортировка добавьте поле Дата (по возрастанию). Отбор действует только для открытого списка — закроете форму, настройка слетит, если её не сохранить.

Чтобы отбор пригодился не раз, нажмите Ещё → Сохранить настройки и дайте им имя, например «Непроведённые». В следующий раз откроете список и выберете сохранённый вариант через Ещё → Выбрать настройки.

Как упорядочить непроведённые документы под свою задачу

Найти непроведённые — половина дела. Чтобы разбирать их системно, список сортируют. На вкладке Сортировка того же окна Настроить список доступны разные поля — выбирайте по ситуации:

• 📅 По дате (по возрастанию) — основной вариант. Проводить документы нужно хронологически, поэтому ранние должны идти первыми.
• 💰 По сумме (по убыванию) — когда времени мало и важнее закрыть крупные операции: большие суммы сильнее искажают отчёты.
• 👤 По контрагенту — удобно, если разбираете взаиморасчёты по конкретному поставщику или покупателю.
• 🔢 По номеру — чтобы свериться с бумажным реестром или нумерацией.

Сортировку можно сделать многоуровневой: сначала по контрагенту, внутри — по дате. Для этого на вкладке Сортировка добавьте два поля по порядку, 1С применит их сверху вниз.

Если непроведённых много и они разбросаны по периодам, добавьте к сортировке отбор по дате (интервал месяца или квартала) — список станет обозримым, и вы не упустите документы на стыке периодов.

Универсальный отчёт: собрать непроведённые по виду документа

Отбор в списке хорош для одного журнала. Когда нужен печатный свод или выгрузка в таблицу — стройте универсальный отчёт. Он работает на системе компоновки данных (СКД), поэтому отбор, группировку и сортировку настраиваете гибко.

Путь: Отчёты → Стандартные отчёты → Универсальный отчёт (в типовых конфигурациях он же доступен из раздела Отчёты).

Настройка:

1. В шапке отчёта в поле типа объекта выберите Документ.
2. Рядом укажите конкретный вид — например, Реализация товаров и услуг или Поступление товаров и услуг.
3. В поле таблицы оставьте Основные данные.
4. Нажмите Настройки → Отборы, добавьте поле Проведён со значением Нет.
5. При необходимости добавьте отбор по периоду через поле Дата.
6. На вкладке Сортировка задайте Дата по возрастанию.
7. Нажмите Сформировать.

Отчёт покажет список непроведённых документов выбранного вида: номер, дату, контрагента, сумму. Результат выгружается в Excel кнопкой Сохранить или копируется в буфер.

Главный плюс подхода — отчёт сохраняется как вариант. Один раз настроили «Непроведённые реализации», и дальше он открывается в два клика, всегда с актуальными данными.

Массовое проведение: что делать с найденными документами

Нашли десяток непроведённых — провести их можно пачкой, не открывая каждый.

Выделить и провести в списке. В отфильтрованном списке выделите нужные строки мышью с зажатым Ctrl или Shift (либо Ctrl+A — все). Затем Ещё → Провести или контекстное меню правой кнопкой → Провести. 1С проведёт каждый по очереди и покажет, какие не прошли.

Групповое перепроведение за период. Если движения «поплыли» из-за задним числом внесённых документов, помогает Операции → Групповое перепроведение документов. Эта обработка заново проводит ранее проведённые документы за период, восстанавливая последовательность. Непроведённые с нуля она не трогает — её задача именно перепровести то, что уже было проведено.

Проверка при закрытии месяца. Помощник Операции → Закрытие месяца перед расчётом сам сигнализирует, если в периоде остались непроведённые документы, и не даст закрыть месяц , пока вы их не разберёте.

Порядок разбора удобно держать перед глазами:

Проводите документы в хронологическом порядке — от ранних к поздним. Иначе поздний документ спишет остаток, которого на его дату ещё не было, и выдаст ошибку, хотя причина — в непроведённом раннем.

Запрос в консоли запросов для продвинутых пользователей

Когда непроведённые нужно собрать разом по всем видам документов или по хитрому условию, быстрее всего — запрос. Запускают его через внешнюю обработку «Консоль запросов» (входит в комплект ИТС): Файл → Открыть, выбрать файл обработки, затем ввести текст запроса. Нужны права на открытие внешних обработок.

Простейший запрос по одному виду документа:

ВЫБРАТЬ
    Док.Ссылка,
    Док.Дата,
    Док.Номер,
    Док.Контрагент
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
ГДЕ
    Док.Проведён = ЛОЖЬ
    И Док.ПометкаУдаления = ЛОЖЬ
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Док.Дата

Проведён и ПометкаУдаления — стандартные реквизиты любого документа, поэтому условие работает одинаково для всех видов. Чтобы проверить другой вид, замените имя в строке ИЗ Документ.… на нужное (ПоступлениеТоваровУслуг, ПлатежноеПоручение и так далее).

Собрать все непроведённые разными видами одним запросом нельзя: каждый документ — отдельная таблица. На практике пишут несколько запросов и объединяют результаты оператором ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ, выводя общими полями ссылку, дату и номер. Чтобы потом различать типы, добавляют текстовую колонку-метку, например "Реализация" КАК ВидДокумента, — в объединённом списке сразу видно, какой документ откуда и к кому идти с вопросом.

Консоль запросов только показывает документы — провести их отсюда нельзя. Нашли список, вернулись в журнал, выделили, провели.

Почему документ не проводится и как это исправить

Непроведённый документ — почти всегда следствие ошибки при попытке проведения или того, что документ просто забыли провести (создали, записали кнопкой Записать, но не нажали Провести). Разберём частые причины.

Главное правило: не закрывайте месяц, пока в периоде есть непроведённые документы. Регламентные операции (расчёт себестоимости, закрытие счетов, НДС) опираются на движения документов. Один непроведённый документ искажает и себестоимость, и финансовый результат, и налоговую базу.

Профилактика простая: приучите себя закрывать документ кнопкой Провести и закрыть, а не Записать и закрыть. Второй вариант только сохраняет документ, не формируя проводок, — и он незаметно копит непроведённые.

Раз в неделю или перед каждым отчётным периодом стоит пройтись по ключевым журналам с отбором Проведён = Нет: реализации, поступления, платёжные документы, авансовые отчёты. Пять минут проверки экономят часы поиска расхождений при закрытии месяца, когда непроведённый документ приходится искать по косвенным признакам — не сошедшемуся сальдо или ошибке регламентной операции.

Частые вопросы